Ведение личного дела

Содержание

Тема 15.Ведение личного дела

ПЛАН:

а) состав документов входящих в личное дело руководителя, специалиста, рядового сотрудника.

б) хранение и порядок оформления выдачи документов, входящих в состав личного дела

Практическое  задание:

Составить приказы: 1.о принятие на работу . 2.Об увольнений с работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение личного дела

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель. 

Личные   дела  могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, — на руководящий  состав  и ведущих  специалистов . Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

На  работников, в отношении которых  при приеме на работу не предъявляются  требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или  специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как  правило, не оформляются.

а)В  состав   личного   дела руководителя, специалиста, рядового сотрудника  входят следующие  документы :

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о  зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя.

При положительном решении  вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Прием на работу, перемещение  по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям  дисциплины, установление должностных  окладов, командировки, смена фамилии  и т.п. оформляются приказами по личному составу.

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного  письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных  или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл. 12).

Законодательство допускает  три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод  в другую местность, в том числе  и вместе с предприятием. Все эти  изменения трудового договора допускаются  только с письменного согласия работника  за исключением случаев, предусмотренных  ст. 74 Трудового кодекса. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца.

Не считается переводом  на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее  место, в другое структурное подразделение  в той же местности, поручение  работы на другом механизме или агрегате в предела специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника следует  считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленных при заключении трудового договора.

Наиболее часто встречающимся  вариантом перевода являете) перевод  в другое подразделение организации  на другую должность

Перевод на другую должность  может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форм> № Т-5. Форма заполняется работником отдела кадров.

 
В приказе о переводе указывают:

—  фамилию, имя, отчество работника;

—  вид перевода (постоянно, временно);

—  данные по прежнему месту работы;

—  причину перевода (в соответствии с ТК РФ);

—  данные по новому месту работы;

—  изменения в оплате труда.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в личное дело и в бухгалтерию.

Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых  зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда  и другим вопросам, называют документацией  по личному составу (персоналу, кадрам).

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих  законодательных и других нормативных  актов.

Документы, создаваемые при  оформлении приема, увольнения и перемещения  сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

Документы по личному составу  предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения  по службе, ложатся в основу характеристик  при определении возможностей и  перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка  при начислении пенсии и пр.

 

 

 

 

б) Хранение и порядок   выдачи документов, входящих в состав    личного дела

Оформление  личного дела сотрудника 

Личные   дела  сотрудников относятся к  документам  строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров.

Поскольку содержание  личного   дела  работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к  личным   делам  должен быть ограничен. Все документы для формирования  личного   дела  должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение  личных   дел  работников. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность  личных   дел . Хранить  личные   дела  при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту. 

Оформление   порядка  ведения  личного   дела 

Руководитель предприятия  также должен издать отдельный  документ , в котором устанавливается ознакомление с  личными   делами   и   порядок   выдачи  их, сотрудники, которые получают допуск к пользованию  личными   делами , а также лицо, ответственное за  оформление   личного   дела  работника. 

Следует помнить, что сотрудникам  на руки их  личные   дела  не выдаются. Работник может ознакомиться непосредственно со своим  личным   делом  только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с  личным   делом .

Сотрудники, которые имеют  допуск к работе с  личными   делами , не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо  документы   и  тому подобное.

Любое изменение документации  личного   дела  сотрудника может совершать только тот работник, который отвечает за ведение  и   хранение   личного   дела  в целом.

После возвращения  личного   дела  ответственному работнику, он обязан проверить, все ли  документы  на месте  и  в первозданном виде.  

 

Хранение   личных   дел  сотрудников 

Личное   дело  сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника его  личное   дело  передается на  хранение  в архив. В архиве  документы  также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок  хранения  для  личных   дел  сотрудников установлен семьдесят пять лет, личные дела руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).  
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре.

Систематизация личных дел  производится одним из следующих способов:

- по порядку номеров; 
- в прямом алфавитном порядке; 
- по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке. 
В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

 

Практическое задание: о приема работника на работу                                                                                                                                                       Унифицированная форма N Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

0301001

Общество  с ограниченной ответственностью "Серпантин"  ООО "Серпантин"

по ОКПО

наименование организации

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ

24-п

22.02.2013

(распоряжение)

о приеме работника  на работу

Дата

Принять на работу

с

22.02.2013

по

-

Табельный номер

Сергеева  Антона Викторовича

0003

фамилия, имя, отчество

в

отдел продаж

структурное подразделение

менеджер  по продажам

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

основная  работа, постоянно

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)

30000

руб

коп

цифрами

надбавкой

-

руб

коп

цифрами

с испытанием на срок

3 (три)

месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от

"

22

"

февраля

20

13

г.

N

43-Т

Руководитель организации

директор

Павлов

И.В. Павлов

должность

личная подпись

расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

Сергеев

"

22

"

февраля

20

13

г.

работник ознакомлен

личная подпись