Ведение учетных журналов в кадровой службе

2.  Документация по переводу на другую работу:

―  Заявление о переводе на другую работу;

―  Представление о переводе на другую работу;

―  Приказ о переводе на другую работу.

3.  Документация по увольнению с работы:

―  Заявление об увольнении;

―  Приказ об увольнении;

―  Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению  отпусков:

―  График отпусков;

―  Заявление о предоставлении отпуска;

―  Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению  поощрений:

―  Представление о поощрении;

―  Приказ о поощрении;

―  Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению  дисциплинарных взысканий:

―  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

―  Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

―  Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

―  Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт – например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота» «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации».

При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации – это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

―  трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

―  прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

―  на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

―  по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

―  обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

―  прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1.  Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2.  Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Порядок ведения учетных журналов в кадровой службе организации

Порядок ведения регистрационных форм в кадровой работе определяется руководителем предприятия (кроме книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное и его кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и многочисленными документами, то ведение регистрационных форм может очень существенно помочь в работе. Для этого необходимо вести журналы или учетные книги и регулярно их заполнять.

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные  документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело – совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса – на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

―  внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

―  анкета или личный листок по учету кадров;

―  автобиография или резюме;

―  копии документов об образовании;

―  копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

―  характеристики или рекомендательные письма;

―  заявление о приеме на работу;

―  трудовой договор;

―  дополнение к личному листку по учету кадров;

―  копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

―  справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

―  паспорт;

―  трудовая книжка;

―  военный билет;

―  документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

―  документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию» или «Резюме».

При формировании личного дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании – аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы, копия протокола общего собрания акционеров).