Ведомственное хранение архивных документов и порядок передачи дел в архив

Возникают новые формы хранения архивных документов:

• депозитарное хранение-хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

История создания ведомственных  архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Многолетняя практика показала возможность существования целого ряда промежуточных архивохранилищ в российских условиях.

2. Порядок передачи дел  в архив.

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное  подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

историческую справку  организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

справку о неполной сохранности  документов (если какие - либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация - сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи  и один экземпляр акта остаются в  государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Заключение

Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в условиях демонтажа учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето – осень 1991 г.). Вопросы создания ведомственных архивов и их деятельность в условиях постоянных реорганизаций госаппарата и государственных архивных учреждений РФ. Архивная реформа в России и поиск путей преодоления кризиса в ведомственном хранении как важнейшей составляющей отечественного архивного дела. Вопросы ведомственного хранения архивных документов государственной части АФ РФ в «Основах законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.), Указе Президента РФ «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (1994 г. и в ред. 1998 г.). Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) о ведомственном хранении документов. Функции Федерального архивного агентства (Росархива) в обеспечении связи и преемственности в работе ведомственных и государственных архивов (ведение государственного учета, реестра уникальных документов АФ РФ, согласование списка источников комплектования федеральных государственных архивов, согласование перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов власти, примерных номенклатур и т.д. по Положению о ФАА 2004 г.).

Классификация архивов  организаций, их виды, задачи, функции, ответственность. Методическое обеспечение современных ведомственных архивов. Задача изучения и оптимального учета зарубежного опыта при сохранении традиций в отечественном ведомственном хранении архивных документов.

Список литературы

1. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева,  Е.М. Бурова – Архивоведение: Учебник для нач. проф. Образования- М.: «Академия»№, 2004. – 276 с.

2. Указ Президента  РСФСР «Об архивах Комитета  государственной безопасности ССР»  от 24.08.91 //Отечественные архивы. –  1992. – № 1. – С.3.

3. Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон: Утвержден Указом Президента РФ от 22.10.2004. //Российская газета. – 2004. – 27 октября.