Виды бланков и правила их оформления

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................................3

        1. Понятие бланка документа............................................................................6

        2. Классификация бланков документов...........................................................8

        3. Требования к оформлению бланков документов......................................10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ........................................................................................................17

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.......................................................19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность исследования. В самом простом случае – это бланк письма организации и бланк распорядительного документа (например, приказа). В других случаях это могут быть бланки иных видов документов (распоряжений, постановлений, решений, актов, протоколов и др.).

     Решение об использовании конкретных видов бланков принимает руководство и служба делопроизводства.

    Все виды бланков или отдельные виды бланков организации могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии. Организация может принять решение об использовании электронных шаблонов бланков. Какое бы решение ни было принято, служба делопроизводства должна принимать самое непосредственное участие в проектировании бланков. Если проектирование бланков поручается по договору специализированной фирме, служба делопроизводства должна сформулировать требования к бланкам. Требования к бланкам, составу реквизитов бланка, их расположению, так же как и правила оформления реквизитов документов, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»¹.

     Бланки документов могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или как отдельный комплект (альбом).

     Утверждение образцов бланков осуществляется приказом (распоряжением) руководителя, приказ доводится до сведения всех структурных подразделений организации.

     Если в организации принимается решение об учете бланков, этим же приказом устанавливается работник и структурное подразделение, ответственные за ведение учета бланков.

     Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

     Нормативно-правовой базой регулирующей порядок оформления бланков документов являются нормативные и правовые документы, к которым можно отнести: Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ (ред. от 28.12.2010) «О Государственном гербе Российской Федерации²», Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 (ред. от 14.12.2006) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации³», Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 222 (ред. от 10.03.2009) «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи⁴», ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения⁵, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов⁶.

     В учебнике А.В. Непогоды, П.А.Семченко «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации⁷» разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, анализируются особенности работы с бланками документов, а также правила оформления реквизитов бланков документов.

     В учебном пособии «Деловые документы в примерах и образцах⁸» М.Ю. Рогожина рассматриваются вопросы оформления, составления документов, в том числе и бланкам документов.

     В статьях В.Ф. Янковой «Бланк документа⁹» речь идет о том, современные технологии позволяют использовать для изготовления документов не только бумагу и бланки документов, изготовленные типографским или иным способом, но и так называемые электронные шаблоны бланков документов. Также в статьях автор говорит о том, что независимо от того, какими бланками пользуется организация, в любом случае бланк должен быть построен правильно. В статьях анализируется состав реквизитов бланка, а также правила оформления реквизитов бланка документа.

     Целью данной работы является  анализ видов бланков и требований  к их оформлению. В соответствии с поставленной целью в работе рассматриваются и решаются следующие взаимосвязанные задачи:

- рассмотреть  понятие бланка документа;

- изучить  классификацию бланков документов;

- исследовать  требования к оформлению бланков документов.

     Работа состоит из введения, двух пунктов, заключения и списка использованных источников и литературы. 
 
 
 
 

                                  1. Понятие бланка документа

     Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа¹⁰.

     Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию¹¹.

     Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

    Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.  
Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

     Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.

     Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

     Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»¹² должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

     При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»¹³. Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

     Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона¹⁴.

    Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

     Таким образом, в процессе работы учреждения, организации, предприятия создается большое количество организационно-распорядительных документов как по основным вопросам деятельности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Данные документы должны оформляться на бланках. Бланк - это стандартный лист бумаги, на который нанесены данные об авторе документа. 

                             2. Классификация бланков документов

     ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам¹⁵:

- расположению реквизитов;

- по автору документа;

- виду документа.

     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков¹⁶:

- угловой;

- продольный.

     В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на¹⁷:

- бланк организации;

- бланк структурного подразделения;

- бланк должностного лица.

     В зависимости от вида документа бланки подразделяются на¹⁸:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Рис. 1. Классификация бланков документов

     Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов.

      При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить¹⁹:

- какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

- кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;

- как будут располагаться реквизиты на бланке.

     Таким образом, бланки можно  классифицировать по расположению реквизитов; по автору документа; по виду документа. 
 

               3. Требования к оформлению бланков документов

     Государственный стандарт установил два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу, например в бланке письма. При продольном расположении реквизитов они размещаются центрованным способом вдоль верхнего поля бланка.

     Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

     Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее²⁰: