Виды документов и их классификация

Виды документов и их классификация

 

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

 

Документы классифицируются по наименованиям: научные  отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические  и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

 

По способу  фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

 

По месту  составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

 

По  степени  сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

 

По  степени  гласности различают документы  открытые (несекретные) и документы  с ограниченным доступом. Документы  с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

 

По  юридической  силе документы подразделяют на подлинные  и подложные. Подлинные документы  бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

 

По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

 

По стадиям  подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или  машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

 

С оригинала могут быть изготовлены  копии, выписки из документа и дубликат.

 

Копия — идентичное, заверенное должностным  лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

 

По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

 

По  срокам хранения документы делятся  на документы постоянного и документы  временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

 

По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

 

По степени  унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

 

 Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

 

Типовыми  являются документы, рассчитанные на изложение  однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего  распорядка и т. п.

 

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении в  зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию  с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

 

Анкета  — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

 

Таблица —  постоянная информация, размещенная  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

 

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.