Автор работы: Пользователь скрыл имя, 08 Декабря 2012 в 17:34, реферат
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.
Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный
в виде таблицы, обладает большой
информационной емкостью, позволяет
строго классифицировать и кодировать
информацию и легко суммировать
аналогичные данные. В табличной
форме оформляются штатное
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.
Все виды документов
оформляются на бумаге определенных
размеров — форматов, соответствующего
качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских
форматов: А, В, С.
Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые
цифрами от 0 до 13;
Исходным форматом является формат А0,
площадь которого равна 1 м2, с габаритными
размерами 842´1189 мм. Последующие форматы
получаются путем деления предшествующего
формата на две равные части параллельно
меньшей его стороне. Для оформления деловых
документов используются следующие форматы:
Применение
стандартных форматов в делопроизводстве
обеспечивает экономию бумаги, дает возможность
использовать средства механизации и автоматизации при составлении
и обработке документов.
Для организации эффективного кадрового
делопроизводства, организации работы
с документами именно в вашей компании
желательно разработать Инструкцию по
кадровому делопроизводству и график
документооборота. Ценность этих документов
в том, что при их разработке учитывается
специфика организации. Эта специфика
определяется не только сферой деятельности,
организационной структурой и численностью
сотрудников фирмы, но и особенностями
кадрового делопроизводства.
Наличие Инструкции по кадровому делопроизводству
и графика документооборота решает много
практических задач:
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Примеры документов
Докладная записка - это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
Докладная Записка включает следующие реквизиты:
Докладные записки бывают внешние и внутренние.
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1гр. – это документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.
Факсы - относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.
Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.
Телеграмма - это док-т, передаваемый по каналам связи.
Справка - это документ содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).
Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки является справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:
При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.
Договор – это юридический документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.
Договор считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.
Реквизиты договора:
наименование сторон
должности и
фамилии лиц подписывающих
предмет договора
изложение порядка рассмотрения вопросов
общая сумма договора
Договор составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2)
Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-консультом.
Контракт представляет собой особую форму срочного трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта.
По сравнению
с трудовым договором контракт
позволяет более чётко и
Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок или продлеваться.