Виды документов, их классификация

 

 

ИВЭСЭП

ФИЛИАЛ  НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ИНСТИТУТ

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

                      В г. НАРО-ФОМИНСКЕ  МОСКОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

 

 

 

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ФАКУЛЬТЕТ

           Кафедра экономики и менеджмента

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

 

По дисциплине                      

 

 

На тему:  

 

 

 

 

Специальность  _____________________________________________________

 

Группа    _______________           

 

 

    

Студент__________________                                                 ______________________________             

                               (подпись)                                                                             (ФИО)

Преподаватель_____________                                ________________________                

                               (подпись)                                                        (ФИО)                

НАРО-ФОМИНСК

2013г.

 

Содержание

Ответ на вопрос №1…………………………………………………………….3

Ответ на вопрос №2…………………………………………………………….4

Ответ на вопрос №3…………………………………………………………….9

Ответ на вопрос №4…………………………………………………………....10

Ответ на вопрос №5……………………………………………………………13

Практическое задание  №6……………………………………………………..16

    Список использованной  литературы…………………………………………..18

Приложение № 1

Приложение №2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Виды документов, их классификация.  

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый  поиск  нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая - это  документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства  предприятием и его деятельностью. К ней относятся следующие виды документов:

-организационные документы (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

-распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указы, постановления);

-информационно-справочные и справочно-аналитические документы (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и объяснительные записки и др.).

Вторая группа - документы  по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений. Данные документы изучаются в соответствующих учебных курсах.

Документы могут классифицироваться:

по месту составления, по происхождению, по виду оформления и по форме.

По форме документы делятся на индивидуальные и типовые. Индивидуальными называют документы, текст которых характерен для каждого создаваемого заново документа и не повторяется в других (заявление, протокол собрания, докладная записка.). Типовые документы отражают однотипные управленческие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца (личный листок по учету кадров, личная карточка, приемная записка и др.). Постоянная часть таких документов печатается на бланке, а переменная оформляется работником кадровой службы от руки или заполняется в отдельных случаях на пишущей машинке или ЭВМ (например, оформление наградного листа).

2. Оформление реквизитов и документов.  

Юридическая сила документа  обеспечивается установленным для  каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов  оформления документа (подпись, дата, текст, печать, наименование автора документа  и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 1998 года и Изменения №1 этого стандарта, принятого Постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-СТ и введенного в действие с 1 апреля 2000 г.

ГОСТ Р 6.30-97 установил максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов - 29. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 - государственный герб Российской Федерации,

02 - герб субъекта Российской  Федерации,

03 - эмблема организации  или товарный знак,

04 - код организации,

05 - код формы документа,

06 - наименование организации,

07 - справочные данные  об организации,

08 - наименование вида  документа,

09 - дата документа,

10 - регистрационный номер  документа,

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа,

12 - место составления  или издания документа,

13 - гриф ограничения  доступа к документу,

14 - адресат,

15 - гриф утверждения документа,

16 - резолюция,

17 - заголовок к тексту,

18 - отметка о контроле,

19 - текст документа,

20 - отметка о наличии  приложения,

21 - подпись,

22 - гриф согласования  документа,

23 - визы согласования  документа,

24 - печать,

25 - отметка о заверении копии,

26 - отметка об исполнителе,

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело,

28 - отметка о поступлении  документа,

29 - идентификатор электронной  копии документа. 

02 Герб субъекта  Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Гост Р 6.30-97 содержит специальный раздел «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ». Данный раздел предусматривает, что «бланки документов с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти или иных государственных органов и учреждений. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров...» [4.С.9].

05 Код формы  документа

Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных  к применению в народном хозяйстве.

Код унифицированной  формы документа в ОКУД состоит  из семи цифровых десятичных знаков и  контрольного числа (КЧ). Первые две цифры обозначают класс форм (принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации). Следующие две цифры - подкласс форм (общность содержания множества форм документов и направленность их использования).Последующие три цифры - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса. Последняя цифра - контрольное число.

Например, код Расчетной  ведомости по страховым взносам  в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким  образом:

09 - Унифицированная система  документации Пенсионного фонда,

01 - Документация по  учету и распределению средств,

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд,

6 - контрольное число. 

Код по ОКУД впечатывается  при составлении конкретного  вида документа.

11 Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа - запроса, на который дается ответ. Оформляется следующим образом: на № 02-13/36 от 04.09.2000.

При получении ответного  документа по этому реквизиту  подбирается копия инициативного  документа, на который пришел ответ, подкладывается к полученному ответу и только вместе эти документы идут в работу.

18 Отметка о  контроле

Данный реквизит проставляется  должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется  на левом поле документа на уровне заголовка в виде буквы «К» (цветным карандашом или фломастером) или специальным штампом «Контроль».

19 Текст документа

Этот реквизит – основной элемент любого документа.

Текст составляют на русском  или национальном языке в соответствии с законодательством Российской федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут  только на русском языке при направлении  их:

- в федеральные органы  государственной власти, органы  государственной власти субъектов  российской Федерации;

- на предприятия, в  организации и их объединения,  не находящиеся в ведении данного  субъекта Российской федерации  или расположенные на территории  других субъектов Российской  Федерации.

Тексты документов могут  быть оформлены также в виде анкеты или таблицы.

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков  характеризуемого субъекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблиц должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например текста справки о  зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее созданных документов, указывают их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, наименование организации- автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его следует разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

3. Требования  к документам, изготавливаемым с  помощью печатных устройств.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. 
       Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами.

       Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. 
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. 
      Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. 
При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора: 
0 – от границы левого поля для печатания реквизитов;