Виды документов при приеме на работников

Содержание

 

 

 

1.Введение…………………………………………………………………….….3

2.Виды документов при приеме на работников…………………………….…4

3.Порядок оформления документов при приеме, перемещение и увольнение работников……………………………………………………………………….5

4.Практическое задание:  Составить проект контракта по найму, оплате и увольнению……………………………………………………………………..12

5. Заключение…………………………………………………………………..17

6. Список используемой  литературы…………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документационное обеспечение  управления или делопроизводство - одно из наиболее специфических направлений деятельности человека, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. Одной из важнейших черт делопроизводства является умение правильно составить и оформить документ, организовать работу с ним, что в свою очередь зависит от своевременности и правильности принятия управленческих решений.

Ведение многих документов предписывается законом, так как  в них отражается и учитывается  деятельность многих крупных предприятий, организаций и организация и ведение делом требует от работников профессиональных знаний и навыков.

Одной из важнейших функций  отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью целесообразно разработать  инструкции, которые определяли бы порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, увольнении, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления гражданского права на труд, образование и т.д.

Целью реферата является систематизация, накопление и закрепление  знаний о порядке оформления документов при приеме на работу.

Основные задачи реферата:

- изучение порядка  заключения трудового договора;

- изучение ведения  трудовой книжки.

Цель и задачи реферата обусловили выбор его структуры. Реферат состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной при написании реферата литературы и приложений к работе.

В первой части реферата рассматривается порядок заключения трудового договора, порядок оформления документов при приеме на работу.

Во второй части реферата рассмотрено ведение трудовой книжки: сведения о работнике, работе, поощрениях, об увольнениях, учете и хранении трудовых книжек и т.д.

В заключении подведены  основные итоги реферата, рассказано о перспективах документоведения и  делопроизводства в кадровых структурах.

 

 

Виды документов при приеме работников.

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов в следующей последовательности: резюме, лично заявление , трудовой договор, приказ о приеме на работу (ф.№ Т-1 или Т-1а), запись в трудовой книжке , оформление личной книжки (Ф.№ Т-2 или Т-2ГС), бухгалтерия (открытие лицевого счета).

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы:

- заявление о приеме на работу;

- паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за  исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки;

- медицинскую справку;

 

Порядок оформления документов при приеме, перемещение  и увольнение работников.

 

На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника с которым он знакомится под роспись. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата  России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы  Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие  документы работника:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании; 

-страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- идентификационный налоговый номер;

- приказ о приеме  на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться  рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования  будут внесены неправильные записи  или не относящиеся к данному  заполнению сведения, форма Т-2 считается  испорченной и подлежит переписыванию.  Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей  или при отрицательных ответах  («не имеют», «не состою») кодируемая  часть данного реквизита остается  пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами: например, 14 сентября 2008 г.

4. Кодируются даты  арабскими цифрами в следующем  порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации  и др.) рассчитывается на основании  записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется  в обязательном порядке на всех работников организации . Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой договор, заключенный  в письменной форме – это акт  индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия  труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями.

Согласно Трудового  кодекса Российской Федерации трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником . В соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются:

– фамилия, имя, отчество работника;

– наименование работодателя, наименование организации;

– место работы;

– дата начала работы;

– наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;

– права и обязанности  работника;

– характеристика условий  труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и  опасных условиях;

– режим труда и отдыха;

– условия оплаты труда;

– виды и условия социального  страхования.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых  оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в организации, а второй – у работника.

Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор  аннулируется, если работник не приступил  к работе в установленный договором  срок без уважительной причины в течение недели.

После составления отчета о приеме, работник знакомится с  правилами внутреннего трудового  распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

При приеме на работу и  в процессе трудовой деятельности работника  у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на

работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.

Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой  сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, посредством которых возможно идентифицировать его личность.

Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику материальный ущерб и моральный вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.

Оформление документов при переводе работника

Условия и порядок  перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

Согласно законодательству допускается  три вида перевода:

перевод на работу на том же предприятии;

перевод на другое предприятие;

перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).

Все изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

Перевод в другое структурное подразделение оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании приказа менеджером по персоналу делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

Оформление перевода работника  на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке.

работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство  о переводе, подает письменное заявление  на имя своего непосредственного  руководителя с изложением мотивов  перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

его непосредственный руководитель рассматривает  заявление, и при согласии на перевод  отдел кадров оформляет соответствующие  документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление  работника, характеристику;

руководитель принимающего предприятия  после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

при получении согласия на перевод  прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Заявление об увольнение работник пишет  за две недели до предполагаемого  срока увольнения с работы. В заявлении  указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем . На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора . В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа  делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

На основании этого же приказа  делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового  договора) в трудовой книжке работника  производится в следующем порядке:

в графе 1 раздела «Сведения о  работе» ставится порядковый номер  записи;