Виды служебных писем

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАЧЕТНАЯ РАБОТА

 

Дисциплина Документационное обеспечение управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2014г.

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………...3

1. Виды служебных писем: приглашения, просьбы, циркулярные, извещения……....4

2.Виды служебных писем: гарантийные, подтверждения, сообщения, информационные, рекламные………………………………………………………..….7

Заключение…………………………………………………………………………….….9

Список используемой литературы………………………………………………..…..10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деятельность  любой организации не обходится  без документации. Деловая переписка  – неотъемлемое средство документирования связей с различными организациями  и предприятиями, так как именно письма служат средством сотрудничества между организацией-автором и  организацией-адресатом. Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Служебное письмо – это  обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу, по электронной почте или с помощью курьера.

Тема  контрольной работы является достаточно актуальной. Актуальность объясняется, во-первых, появлением большого количества организаций и предприятий различных форм собственности, что соответственно приводит к необходимости официального, письменного закрепления внешних, деловых связей; во-вторых, развитие и закрепление современных требований к оформлению документов, в данном случае служебных писем.

Цель написания зачетной работы –  грамотное составление и оформление различных видов служебных писем.

Зачетная работа состоит из введения, заключения и основной части, состоящей из двух частей. Первая часть рассматривает понятие «служебное письмо» и виды служебных писем (приглашения, просьбы, циркулярные, извещения) и его функции. Во второй части рассматриваются наиболее распространенных виды служебных писем (гарантийные, подтверждения, сообщения, информационные, рекламные).

 

 

 

 

 

1. Виды служебных писем: приглашения, просьбы, циркулярные, извещения.

Служебное письмо – это краткий (как правило, не более 1–2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты. Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными организациями.

Прежде чем приступить к изучению особенностей подготовки служебных писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации служебных писем существует немалое количество оценочных критериев. В частности, известно, что они отличаются друг от друга:

1) по степени доступности содержащейся  в них информации (по грифу ограничения доступа) – обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

2) по срокам исполнения –  исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

3) по объему – короткие, средние  и длинные;

4) по виду содержащейся в них  информации – текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

5) по стилю изложения – официальные  и частные;

6) по комплектности – с приложениями  и без приложений;

7) по композиции – простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

8) по способу адресования –  направляемые в один (целевого  назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

9) по информационному поводу  для подготовки – инициативные  и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием по-прежнему остается их функциональное назначение. Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем:

1) письмо – приглашение;

2) письмо – просьба;

3) письмо – циркулярные;

4) письмо – извещение.

Письмо-приглашение – деловое письмо. Предлагает адресату принять участие в каком – либо проводимом мероприятии. Такие письма могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю) или «Просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб, где излагается какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу.

Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас сообщить, просим Вас предоставить, просим Вас предоставить данные, обращаемся к Вам с просьбой. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: надеемся на положительное решение вопроса, надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести), Одновременно просим Вас. Письмо-просьба требует письма-ответа.

Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер.

Письмо-извещение – письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас». Письмо - извещение, информирует о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды служебных писем: гарантийные, подтверждения, сообщения, информационные, рекламные.

Приведем краткую характеристику наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку:

1) гарантийное письмо;

2) письмо – подтверждение;

3) письмо – сообщение;

4) информационное письмо;

5) рекламное письмо.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийное письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг, продукции, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе – юридический и фактический адрес, банковские реквизиты – а также присутствие в тексте слова «Гарантирую».

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Письмо-подтверждение  - деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.

Письмо-сообщение – деловое письмо, предназначено для целенаправленной передачи адресату о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. На практике письмо-сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации, выпускаемою продукцию, издаваемую литературу, проводимые мероприятия.

Рекламное письмо – это разновидность информационного письма, представляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: сопроводительные, просьбы, запросы, ответы, сообщения, подтверждения, информационные, гарантийные, извещения, приглашения, предложения, напоминания, требования, благодарности, поздравления и другие. Причем каждая из разновидностей служебного письма имеет свои особенности, однако перед их рассмотрением правильнее было бы выделить характерные черты всех служебных писем.

Содержания служебных писем во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения, т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие для студентов учреждений сред. проф. образования. Издательско-кни-готорговый центр «Маркетинг». — 2002. — 336 с.

2. Березина, Н. М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина. – Санкт-Петербург: Питер, 2008. – 224 с.

3. Введенская Л.А., Гаврилова Л.Г., Катаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие для вузов. — Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2002. — 544 с.

4. Воронцова, Е. П. Современное делопроизводство / Е. П. Воронцова. – Санкт-Петербург: Питер, 2007. – 311 с.

5. Демин, Ю. М: Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – Санкт-Петербург: Питер, 2003. – 220 с.

6. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учеб­ник: — М.: ИНФРА-М, 2002. — 368 с.

7. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. / М. В. Кирсанова. – Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 312 с.

8. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – 6-е изд., испр. / Е. А. Лопатникова. – Москва: Издательство «Омега-Л», 2009. – 318 с.

9. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по де­лопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. — 9-е изд., перераб. и доп. — СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.

10. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. — М.: Изд-во РДЛ, 2002. — 208 с.