Визитные карточки: роль, общие правила оформления

Содержание

Введение

1. Визитные карточки: роль, общие правила оформления

2. Нормы оформления личной, семейной, деловой визитных карточек. Комбинированная визитная карточка

3. Роль визитных карточек  при знакомстве. Правила обмена  визитными карточками

4. Роль визитных карточек  при заочном представлении. Основные  правила

Заключение

Список литературы

Введение

Визитные карточки широко применяются в дипломатической практике и деловом общении. Как бы заочно "представляя" своего владельца и "действуя" от его имени, визитная карточка может быть использована для выражения поздравления или соболезнования, передачи благодарности, установления знакомства, препровождения по назначению сувенира, книги и т.п.

До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время этот полезный обычай получает все более широкое распространение.

Визитная карточка - важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может быть, ваши услуги не понадобятся ему еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать, где вас искать. Кроме того, он порекомендует вас другим. Карточка - это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали.

Визитная карточка - одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля.

Цель данной работы - изучить порядок обращения с визитной карточкой и выяснить ее роль в деловом общении.

Задачи данной работы:

1. рассмотреть правила  оформления визитных карточек  дипломатического работника;

2. показать правила оформления  деловой визитной карточки;

3. рассмотреть правила  оформления личной и семейной  визитных карточек, а также визитных  карточек, направляемых в ведомства  иностранных дел и другие государственные  учреждения;

4. рассмотреть такую разновидность  деловой и личной визитки, как  комбинированная визитная карточка;

5. рассмотреть требования  к шрифту визитной карточки;

6. изучить нормы этикета  в применении визитных карточек;

7. показать роль визитных  карточек при знакомстве - очном  или заочном;

8. изучить правила обмена  визитными карточками;

9. показать роль визитных  карточек при заочном представлении.

1. Визитные карточки: роль, общие правила оформления

Визитные карточки широко применяются в дипломатической практике и деловом общении. Как бы заочно "представляя" своего владельца и "действуя" от его имени, визитная карточка может быть использована для выражения поздравления или соболезнования, передачи благодарности, установления знакомства, препровождения по назначению сувенира, книги и т.п.

Визитные карточки представляют собой лист плотной бумаги высокого качества небольшого (5x9 см) формата; для женщин (супруг) - 4x8 см. Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки большего размера.

На визитной карточке официального лица, в особенности дипломатического работника, печатаются только имя, фамилия и должность (в Российской Федерации - имя, отчество, фамилия и должность), а также название столицы страны пребывания. Номер телефона, домашний и служебные адреса не печатаются.

Кроме таких визитных карточек дипломатические работники имеют для неофициальных случаев карточку (посылается только женщинам), в которой печатаются имя, отчество и фамилия. В Российской практике (в отличие от английской) используются также совместные карточки, где указываются имена, отчества жены и мужа, и их фамилия.

Что касается обычной деловой практики, то на визитных карточках, как правило, обозначены фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, служебный телефон, телекс и телефакс. Цвет таких карточек весьма разнообразен - от розового и голубого до черного, в то время, как согласно строгим протокольным нормам, они должны быть только белыми. На визитной карточке делового человека помимо подробных упомянутых выше реквизитов может присутствовать и его фотоизображение.

Шрифт визитных карточек не регламентируется, и он (равно как и размер) обычно зависит от местной практики и вкуса владельца. Визитная карточка печатается на языке страны пребывания. Если в стране два официальных языка, то целесообразно иметь визитные карточки на том и на другом языке отдельно.

Визитная карточка посылается в случаях, когда посылка личного письма по каким-либо соображениям или в соответствии с местной практикой не предполагается, но выразить свое отношение тому или иному лицу необходимо.

При направлении визитной карточки, в зависимости от конкретного случая, в ее левом нижнем углу пишутся (большей частью карандашом) следующие буквы латинского алфавита (представляют собой сокращенное обозначение соответствующих французских слов):

P.f. (pour feliciter) - выражение поздравления (по любому поводу);

p.f.N.a. (pour feliciter Nouvel An) - поздравление с Новым годом;

р.г. (pour remercier) - выражение благодарности;

р.с. (pour condoleance) - выражение соболезнования;

р.р. (pour presenter) - заочное представление вновь прибывшего дипломатического работника (вместо личного визита). Буквы р.р. пишутся на визитной карточке главы дипломатического представительства, и она посылается соответствующему лицу с визитной карточкой представляемого лица, на которой никаких условных букв не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписи в адрес представляемого лица;

р.р.с. (pour prendre conge) - выражение прощания лица, окончательно уезжающего из страны пребывания (посылается вместо нанесения личного прощального визита).

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитной карточке, вместо приведенных выше условных букв, пишется (обязательно в третьем лице):

– с наилучшими пожеланиями поздравляет с национальным праздником;

– благодарит за внимание (в ответ на присланный сувенир и т.п.);

– выражает соболезнование по случаю;

– с наилучшими пожеланиями посылает альбом на память.

Возможны и другие тексты, которые не подписываются, даты не ставятся.

На визитных карточках, направляемых в ведомства иностранных дел и другие государственные учреждения в одном общем конверте нескольким лицам одновременно, необходимо в верхнем левом углу надписать карандашом фамилию лица, которому карточка конкретно адресована. Посылаемая с курьером (водителем) визитная карточка не загибается; карточка завозимая лично, загибается с левой или с правой стороны (верх или низ), иногда с правой стороны по всей ширине с учетом местной практики. Если загнутую визитную карточку завозит курьер (водитель), это рассматривается как серьезное нарушение дипломатического протокола. На полученные визитные карточки принято давать ответ визитными же карточками в 24-часовой срок.

Важно иметь в виду и следующие нормы этикета:

1. женщины никогда не  оставляют свою визитную карточку  в доме холостого мужчины;

2. после представления  женщине мужчина должен как  можно скорее (не позднее, чем  в течение недели) направить ей  свою визитную карточку и карточку  для ее супруга, даже если он  не был ему представлен;

3. всем гостям, присутствующим  на завтраке, обеде или вечернем  приеме, следует (если они не посылали  писем с выражением благодарности) оставить в течение недели  свою визитную карточку в доме  хозяйки.

В деловом мире визитная карточка может быть использована для приглашения на неофициальный, дружеский прием. В этом случае вверху на визитной карточке пишутся имя и фамилия приглашаемого лица; а внизу указывается наименование приема, место число и время его проведения.

2. Нормы оформления  личной, семейной, деловой визитных  карточек. Комбинированная визитная  карточка

До недавнего времени визитные карточки в нашей стране считались прерогативой дипломатов и высоких должностных лиц. Но в последнее время этот полезный обычай получает все более широкое распространение.

История использования визитных карточек достаточно глубока, но к настоящему времени сложились определенные общепринятые нормы их применения. В основе их лежит простое понимание, что ваша визитная карточка - это то, что остается у вашего знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с вами. Карточка должна не только содержать те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы стремитесь.

В современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце.

Как правило, визитная карточка - это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин - скажем, 90 х 50 мм и 80 х 40 мм (в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем у мужчин). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило 70 х 35 мм. Визитные карточки больших размеров постепенно выходят из практики- с распространением специальных альбомов для их хранения. Следует подумать о том, чтобы и ваша карточка имела стандартный размер, и ее не пришлось подгибать или подрезать.

Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом слегка большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Будьте осторожны с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. В последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек, карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтительней сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Старайтесь избегать и глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб сервиса и рекламных агентов. Черная рамка на визитной карточке допускается в знак траура.

В России и во многих двуязычных странах широко применяются двусторонние карточки - с текстом на другом языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно. Ведь оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было бы сделать какие-то записи. Если у вас есть возможность, постарайтесь заказать отдельные карточки на русском и иностранном языках. Но тем не менее двусторонние карточки вполне допустимы - главное соблюсти правила написания карточек на иностранном языке.

Личная визитная карточка может содержать ваши фамилию и имя. Здесь же может быть указано ваше отчество или инициал - в зависимости от вашего имиджа, возраста, национальных и культурных традиций. На личной визитной карточке можно дать также те дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (адрес, телефон(ы), номер пейджера, адрес электронной почты и пр.). Стоит подумать, какие минимальные сведения вы хотели бы сообщать о себе - номер телефона всегда можно приписать от руки. Дополнительные сведения, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу. Личная карточка может содержать и сведения о вашем звании или ученой степени (профессор, доктор, генерал-майор, кандидат технических наук и т. п.) - эти сведения указываются под именем. Не удивляйтесь, если на личной карточке вашего зарубежного знакомого вы найдете не его домашний адрес, а адрес его клуба (бывает, что указывается как клубный адрес - в левом нижнем углу, так и домашний - в правом нижнем углу). Женщины обычно не указывают каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке - только имя, отчество и фамилию. Все остальные данные могут быть внесены от руки.

Разновидностью личной карточки является семейная визитная карточка. Она используется при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи, прилагается к подаркам. Необходимо помнить, что имя жены ставится перед именем мужа. Адрес на семейной визитке может не указываться.

Деловые визитные карточки - это неотъемлемый атрибут современного делового общения. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. Особое значение они имеют при общении с иностранцами, людьми, не говорящими на вашем родном языке. На деловой визитной карточке должны быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название вашей фирмы или организации и ваша должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно использование логотипа вашей фирмы или организации. У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба.

Деловая визитка может содержать указания на ваше звание или титулк сферу ответственности в рамках вашей организации, номера телефона (телефонов), факса, телекса, электронной почты. Если у вас сменился телефон, то вы можете аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном - следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее заказать новые визитные карточки.

Деловая визитная карточка без адреса также не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если у вас меняется адрес, и вы еще не знаете своих новых телефонов, то лучше указать официальный адрес вашей организации, телефон секретариата или канцелярии.