Возникновение и история развития делопроизводства в России. Коллежское делопроизводство

Возникновение и история  развития делопроизводства в России. Коллежское делопроизводство. 
 
 
Недостатками приказного делопроизводства были: отсутствие единообразного порядка, установленного законом, отсутствие точных форм письменных документов, отсутствие конкретных сроков исполнения документов, громадное число учреждений и запутанность их взаимоотношений между собой, запутанность в управлении территориями. 
 
Всё это побудило правительство искать новые формы государственного устройства. 
 
После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. 
 
Первоначально каждая коллегия руководствовать своим регламентом. В 1720 году Пётр 1 утвердил «Генеральный регламент», который стал законодательной основой реформы. «Генеральный регламент», ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской (по названию типа учреждений). Принятие решений было коллективным в присутствии коллегии. Документы стали регистрироваться в течение всего процесса производства дела, а также в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не, распечатывая, передавал в присутствие. 
 
В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и ставится самостоятельным элементом формуляра документа дата, она пишется под текстом с левой стороны листа. Например, «Сентября 16 дня 1746 года». 
 
В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. В подведомственные места направлялись указы, от них получали рапорты. 
 
Делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.  
 
18 век в развитии делопроизводства – развитие деятельности канцелярий и учреждений, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности на законодательном уровне.  
 
 
Столбцовое (приказное) делопроизводство 
 
На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца 15 века) государственных учреждений еще не существовало. Шло развитие документирования. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы с небольшим штатом чиновников. В то время единая система делопроизводства еще не была востребована самой системой управления. Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально это были церковные псаломщики и дьяконы. Стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и другие типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству. 
 
Документы начинают проходить стадии написания – чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного (неразрешенного) доступа на стадии ее хранения и использования. 
 
С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, одновременно формируются и система документационного обеспечения этого аппарата. 
 
Высшим государственным учреждением стала боярская дума, которую князь собрал из бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. Полномочия думы были безграничны. 
 
«Офисы» того времени назывались приказными избами, или приказами. Поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с 15 по 17 век. 
 
В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листок – столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами» или мостами, так же назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку – географическому, вопросному.  
 
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

•  
  Поступление документа на рассмотрение;
•  
  Подготовка дела к «докладу»;
•  
  Рассмотрение и решение дела;
•  
  Оформление документа, содержащего решение.

 
Видовой состав документов приказного делопроизводства не было особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько  основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовал  множество разновидностей. 
 
Таким образом, история делопроизводства в 15-17 веках показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуются и система делопроизводства, складываются кадры служащих появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета. 
 
 
^ Делопроизводство в России в 20 век�� 
 
Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. После революции 1917 года для работы в учреждениях были привлечены революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно сущ. В условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования. 
 
Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих места оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях её экономии и т. п., но работа не была доверена до конца. Для улучшения качества оформления документов в 1918 году было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению делопроизводства. В 1918 году было также издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». 
 
Предлагаемая новая система делопроизводства основалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

•  
  организация делопроизводства должно быть единой для всего учреждения;
•  
  регистрация документов должна производить одним раз в самой упрощённой форме;
•  
  отказ, где можно, от регистрации вообще;
•  
  число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
•  
  контроль исполнения документов, должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
•  
  наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

 
В 1928 году Государственным институтом техники управления совместно с  архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях  и предприятиях РСФСР», в которых  давались рекомендации по составлению  перечней документов и дел, циркулирующих  в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). 
 
В 1931 году был издан проект «Общим правил документации и документооборота». В нем обобщался передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. 
 
В 1966 г. был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Он разработал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД). 
 
В 1988 г. начальник Главного архивного управления утвердил «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Этот документ до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. ГСДОУ несколько раз переиздавалась, редактировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.  
 
Таким образом, российское делопроизводство в 20 веке имеет следующие особенности:

•  
  четко выраженный вертикальный характер движения документа (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
•  
  отслеживание всего комплекта работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т. п.;
•  
  ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, карточек или журналов);
•  
  создание специализированных служб для обработки документов: управлений делами, секретариатов, канцелярский;
•  
  высокая степень стандартизации и унификации;
•  
  основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.