1.4. Государственное делопроизводство
в советскую эпоху В историографии
декларировалось положение о качественном
отличии новой системы, строившейся после
общественных потрясений 1917 г. и ликвидации
старой буржуазной монархии. Эти особенности
влияли самым непосредственным образом
на создаваемую систему управления, поскольку
любая власть объективно нуждается в укреплении
и упорядочении своего положения. Всероссийский
съезд Советов стал высшим органом государственной
власти. В период между его съездами избирался
Всесоюзный Центральный Исполнительный
Комитет (ВЦИК) – исполнительная власть.
Для непосредственного управления страной
образовано первое советское правительство
– Совет Народных Комиссаров (СНК) [1]. Для
руководства отдельными отраслями государственного
управления постановлением Съезда были
созданы первые 13 народных комиссариатов
(наркоматов). По составу новый аппарат
принципиально отличался от старого: фактическое
отстранение от власти бывших помещиков,
дворян, представителей купечества закреплено
декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября
1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских
чинов». Для работы в советских учреждениях
были привлечены рабочие, солдаты и пр.,
не имеющие специального образования.
Уровень документационного обеспечения
управления понизился. В то же время на
своих местах оставались многие царские
чиновники, саботировавшие новую власть.
Необходимо было законодательно оформить
деятельность властных структур, упорядочить
процессы документирования. 30 октября
1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения
и опубликования законов» [2]. Для оформления
административных документов принято
постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме
бланков государственных учреждений»,
в котором перечислялись обязательные
реквизиты бланка документов. В период
становления советского государственного
аппарата много внимания уделялось упрощению
и рационализации делопроизводства. При
рационализации технологии управления
использовался опыт работы предшественников.
При оценке этого периода надо учитывать
тяжелые условия Гражданской войны, разрухи.
Тем не менее, период 20х гг. можно считать
наиболее благотворным с точки зрения:
- организации исследований в
области управления, научной организации
труда (НОТ) и делопроизводства;
- вышедших наиболее важных нормативно-методических
документов в сфере документационного
обеспечения управления (ДОУ);
- практики работы ведомств, учреждений,
организаций по документированию управленческой
деятельности «общего делопроизводства»
и специальных систем документации. Общественнополитическая и научная жизнь России 20х гг. изобилует противоречиями.
С одной стороны, пресечение деятельности
видных ученых, с другой – активная и успешная
работа теоретиков и практиков управления
(Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли [5]. Перечисленные мною люди смогли эффективно решать многие «локальные» управленческие вопросы:
- рационализацию структур;
- совершенствование документирования
исполнения, планирования и учета;
- рационализацию технологии
и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации
по улучшению делопроизводства в аппарате
управления. Организационно-научная деятельность по оптимизации
в сфере управления была закреплена нормативными
документами и созданием целой сети общественных
организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся
вопросами НОТ и делопроизводства. Так,
в 1922 г. при общем управлении Народного
Комиссариата Рабоче-крестьянской Инспекции
(НК РКИ) СССР создан отдел нормализации,
состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства
занимались совершенствованием структуры
делопроизводственных служб в партийном
и государственном аппарате, рационализацией
контроля исполнения, разработкой обоснованных
норм выработки для отдельных категорий
управленческих работников [6]. На базе отдела нормализации
в июле 1923 г. организована Секция административной
техники, продолжавшая и расширявшая направления
исследований своего предшественника
(обследование государственного аппарата
с использованием хронометража, анкетирования;
консультации по улучшению деятельности
«низовых» органов управления, методическая
помощь и т.д.). Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства. В середине 20-х гг. дополнительно создаются
две новые крупные организации: 1 января
1925 г. Организация строительства (Оргстрой), а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше а внимания уделял теоретическим
исследованиям в области управления. Реализация
теоретических положений проходила по
линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, организационными бюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.). Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные как варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению
учреждениями операций регистрации предлагалось,
по возможности, отказаться от регистрации
исходящей корреспонденции. Пропагандировалась
«безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Низкая общая культура управления
работников советских ведомств и учреждений
стала причиной того, что внедрение данной
системы во многом себя не оправдало.
По системе и направлениям обследования
объектов ИТУ практически не отличался
от зарубежных консультационно-внедренческих
фирм и от организаций, которые работают
в этой области на современном этапе. В
результате детального обследования учреждений
создавался проект реорганизации общего
делопроизводства, состоящий из двух основных
частей. Первая содержала краткую характеристику
существующего положения дел в организации;
во второй – намечались конкретные пути
реорганизации и улучшения деятельности
делопроизводства. Описание делопроизводства
велось в соответствии со стадиями обработки
документов: прием, регистрация, разметка
корреспонденции, курьерская связь, порядок
исполнения и контроль, отправка документации.В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:
- организация делопроизводства
должна быть единой для всего учреждения;
- регистрация документов должна
быть однократной и производиться в самой
упрощенной форме; отказ, где возможно,
от регистрации;
- количество инстанций, через
которые проходит каждый документ, сокращается
до минимума;
- справочная работа обеспечивается
с наименьшей затратой энергии и времени;
- контроль исполнения документов
должен быть проверкой по существу, не
носить формальный характер;
- наблюдение, руководство и ответственность
за постановку делопроизводства возлагается
на определенное лицо.
Важным этапом в развитии проблем
делопроизводства можно считать подготовленный
ИТУ проект «Общих правил документации
и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем
аккумулирован передовой практический
опыт, накопленный к этому времени различными
ведомствами и организациями, обобщены
исследования отечественных и зарубежных
ученых. Предполагалось ввести «Общие
правила» в качестве типовых и единых
для всех учреждений. Основным исполнительным
органом по реализации всех делопроизводственных
операций, по замыслу авторов, должен был
стать секретариат. В «Правилах» определялись
функции работников секретариата, их обязанности
и содержание работ. Изложение материала
в «Правилах» можно сравнить с содержанием
современных обучающих инструкций к компьютерным
программам. Разработанные составителями
«Правил» признаки группировки дел (корреспондентский,
предметно-вопросный, номинальный, географический
и хронологический) актуальны в делопроизводстве
и сейчас. В «Правилах» последовательно
и полно представлена вся технология выполнения
операций, включая подготовку дел к сдаче
в архив и их архивное хранение. Вполне
уместно, учитывая высокий научный уровень
исполнения «Правил», их общегосударственную
значимость, сравнение этого документа
с Единой государственной системой делопроизводства
(ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были
доработаны, по отзывам учреждений и окончательно
не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле
1932 г. [6]. При всем разнообразии видов и
форм документов, реально циркулирующих
в советских учреждениях, продолжали оставаться
неупорядоченными по форме и содержанию
потоки документации. В этой связи к концу
20-х гг. остро встала проблема их унификации
и стандартизации. В ИТУ организовали
специальное структурное подразделение,
занимавшееся этими вопросами на общесоюзном
уровне – Кабинет стандартизации. Им были
разработаны стандарты служебных писем,
телеграмм, телефонограмм, протоколов,
извещений и др. Стандартизировались материалы,
применяемые в делопроизводстве (бумага,
чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.);
средства и предметы конторского труда,
включая офисную мебель. Успешной была
деятельность Кабинета по стандартизации
форматов бумаги (использовался, в частности,
опыт Германии). В 30-е гг. формируется и
укрепляется жесткая, централизованная
административно-командная система управления,
исключающая возможность рассмотрения
альтернативных подходов к организации
государственного делопроизводства. В
результате рушатся структуры, занимавшиеся
исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства;
ликвидируются практически все крупные
научно-исследовательские внедренческие
центры, а их руководители в лучшем случае
заканчивают свою жизнь в полном забвении,
в худшем –репрессируются. Атмосфера
этого периода наиболее ярко проявлялась
в социальных заказах власти науке – в
частности, усилия были направлены на
«закрепощение» правовыми средствами
населения страны. В этих целях, например,
совершенствовалась система учета советских
граждан [6]. Конституция 1936 г. существенно
изменила политическую систему, иерархию
и полномочия высших органов власти. Верховный
Совет СССР стал высшим и единственным
законодательным органом, таких прав лишились
Съезд Советов СССР, ВЦИК и его Президиум,
СНК СССР. Установилась жесткая система
полномочий в издании определенных видов
документов для каждой иерархической
структуры. Указанные нововведения упростили
и упорядочили процессы документирования
в высших эшелонах власти. Значительное
сокращение масштабов исследований в
области управления и делопроизводства
не означает, что в 30-е гг. работы в этой
сфере прекратились. Усилия ученых и практиков
реализовались в деятельности только
отдельных крупных ведомств, где издавались
отраслевые, нормативные и методические
материалы: инструкции по ведению делопроизводства,
указания, правила и т.п. В этот период
проводились исследования по стандартизации
и унификации специальных систем документирования.
Определенные успехи были достигнуты
в рационализации бухгалтерской и кадровой
документации, предпринимались неоднократные
попытки властных структур изменить к
лучшему работу с заявлениями, жалобами
и письмами трудящихся. Отсутствие единого
методического центра по координированию
работы учреждений в области управления
и делопроизводства, разнобой в деятельности
ведомств и организаций в вопросах документирования
поставили на повестку дня проблему концентрации
в общегосударственном масштабе научных
сил и их организационного оформления.
В 1941 г. собирается Первое межотраслевое
совещание по оргтехнике. Однако практической
реализации выдвинутой программы помешала
начавшаяся Великая отечественная война.
Особенно остро и зримо отставание нашей
страны выявилось в 80–90-е гг., когда теоретические
разработки в области кибернетики, математических
методов управления, информатики и технической
элементной базы привели к широкой информатизации
общественно-политической и экономической
жизни промышленно развитых стран Запада,
внедрению в реальную управленческую
деятельность новых технологий, к разработке
концепции «безбумажного офиса». Достижения
отечественной науки в области управления,
НОТ, документоведения, в разработке комплекса
теоретических и прикладных проблем также
были значительны – создание системы
стандартов по документации, Единой государственной
системы документации (ЕГСД), общесоюзных
классификаторов, унифицированных систем
документации, совершенствование специальных
систем документации, рекомендации НИИ
труда по нормированию и оптимизации деятельности
управленческих работников. Всесоюзное
совещание по вопросам механизации труда
инженерно-технических работников и работников
административно-управленческого аппарата.
Принятые решения по своему содержанию
во многом совпали с рекомендациями совещания
1941 г. – подтверждена актуальность создания
специализированного института с возложением
на него задачи разработки Единой системы
делопроизводства, сформулировано понятие
НОТ и обозначены основные направления
исследований. Бесспорно, решения этого
совещания активизировали работу ученых
и практиков управления.
Государственной системы документационного
обеспечения управления, действующей
в настоящее время, первым юридически
важным этапом стало принятие 25 июля 1963
г. постановления Совета Министров СССР
«О мерах по улучшению архивного дела
в СССР». Главному архивному управлению
и ряду государственных комитетов и институтов
поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным
результатом этой работы можно считать
подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой
государственной системе делопроизводства».
В 1970 г. создан проект основных положений
ЕГСД, в подготовке которого приняли участие
НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства
и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации
[1]. После обсуждения и доработки в сентябре
1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил
Госкомитет СССР по науке и технике и рекомендовал
их министерствам, ведомствам и организациям
для использования, но только как положения,
не имеющие официального статуса. Авторы
ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени
и предложили оптимальную технологию
выполнения управленческих операций и
их документирования. ЕГСД носила комплексный
характер, т.е. включала не только вопросы
делопроизводства, но и рекомендации по
научной организации труда служащих, структуре
делопроизводственных служб и их техническому
оснащению. Реализация ее положений повысила
общую культуру управления и качество
принимаемых решений, позволила оптимизировать
структуру и штатную численность управленческого
аппарата [6]. Однако, как выяснилось, элементы
новых информационных технологий, частично
реализовывавшиеся в практике работы
ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены
не были из-за полного отсутствия литературы
по этим вопросам и финансирования на
их практическое изучение. Этот пробел
отчасти восполнен позже созданием новой
редакции Государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной
начальником Главного архивного управления
в 1988 г Заметным явлением в истории делопроизводства
70–80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие
документы (ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72 и др.),
общесоюзных классификаторов технико-экономической
(а позднее и социальной) информации, унифицированных
систем документации (УСД) и серии государственных
стандартов на эти унифицированные системы.
Значение некоторых ГОСТов проявилось
в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение
указанных материалов в практику управления
значительно улучшило оформление документации
и рационализировало процедуры поиска,
учета и хранения разнообразной информации,
подготовило почву для автоматизации
и управленческих функций. Последний вопрос
широко обсуждался научной общественностью
страны в связи с планами создания автоматизированных
систем управления (АСУ), проектом подготовки
общегосударственной автоматизированной
системы сбора и обработки информации
для учета, планирования и управления
народным хозяйством (ОГАС). Концепцию
ОГАС лишь частично удалось реализовать
в народном хозяйстве, а унифицированные
системы документации не получили достаточной
поддержки в средствах научной и массовой
информации и остались невостребованными.
В 90-е гг. та же печальная участь постигла
и концепцию информатизации нашего общества.
Но если идеи ОГАС были частично реализованы,
то концепция информатизации до настоящего
времени окончательно не сформулирована
[5].
1.5 Современное государственное
регулирование делопроизводства В
отсутствие стройной теории и четкой программы
информатизации сдерживают решение прикладных
вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский
классификатор управленческой документации
(ОКУД), в который включены наименования
форм документов унифицированных систем,
адаптированных к современным условиям
и основные положения по ведению системы
классификаторов и УСД. Поскольку в новой
редакции ГСДОУ была изменена концепция
подхода к определению структуры и штатной
численности сотрудников служб документационного
обеспечения управления, Государственным
комитетом, а позднее Министерством труда
выпущены типовые и укрупненные нормативы
времени и выработки по подготовке типовых
и творческих документов по всем основным
этапам их обработки: от сверки текстов
и подбора экземпляров до завершения исполнения
и оформления дел для архивного хранения
[1]. Унификация документов заключается
в установлении единообразия состава
и форм управленческих документов, фиксирующих
осуществление однотипных управленческих
функций. Стандартизация документов –
это форма юридического закрепления проведенной
унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые
стандарты (ОСТ), республиканские стандарты
(РСТ). Унификация документов проводится
в целях сокращения количества применяемых
документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноименным
и смежным функциям управления, более
эффективного использования вычислительной
техники. Организационное и методическое
руководство унификацией и стандартизацией
документов, координацию соответствующих
работ и контроль осуществляет головная
организация по координации внедрения
и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На
отраслевом уровне эту работу проводит
головная организация по внедрению и ведению
УСД и ОКТЭД в отрасли. Основные положения
документационного обеспечения управления:
общесоюзные – Главным архивным управлением
при Совете Министров СССР и Государственным
комитетом СССР по стандартам, отраслевые
– министерствами и ведомствами СССР
и союзных республик; республиканские
– Советами Министров союзных республик.
Нормативные документы министерств и
ведомств по вопросам документационного
обеспечения управления не должны ограничивать
прав подведомственных организаций, предоставленных
им Законом СССР «О предприятиях в СССР»
и другими законодательными актами. Государственная
система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ) – совокупность принципов
и правил, устанавливающих единые требования
к документированию управленческой деятельности
и организации работы с документами в
органах государственного управления,
на предприятиях (объединениях), в учреждениях
и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя основные положения,
общесоюзные, отраслевые и республиканские
нормативные и методические документы
по вопросам документационного обеспечения
управления. Основная цель ГСДОУ – упорядочение
документооборота, сокращение количества
и повышение документов, создание условий
для эффективного применения прогрессивных
технических средств и технологий сбора,
обработки и анализа информации, совершенствование
работы аппарата управления. В основных
положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются
нормативные и методические документы
по совершенствованию документационного
обеспечения управления: общесоюзные
– Главным архивным управлением при Совете
Министров РФ и Государственным комитетом
РФ по стандартам: отраслевые – министерствами
и ведомствами РФ и республик; республиканские
– Советами Министров республик. Нормативные
документы министерств и ведомств по вопросам
документационного обеспечения управления
не должны ограничивать прав подведомственных
организаций, предоставленных им Законом
РФ «О предприятиях в РФ» и другими законодательными
актами. Документационное обеспечение
в управление организации осуществляется
специальной службой, подчиненной непосредственно
руководителю организации [1]. Должностные
лица организаций при работе с документами
руководствуются требованиями основных
положений ГСДОУ и принятых в ее развитие
общесоюзных, отраслевых и республиканских
нормативных и методических документов.
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения распространяются
на все системы документации органов государственного
управления, и автономных республик, суда,
прокуратуры, арбитража, а также учреждений,
организаций и предприятий, включая документы,
создаваемые средствами вычислительной
техники.
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения являются
нормативно-методической базой для совершенствования
на единой основе документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности
путем унификации состава и форм документов,
повышения их качества, работ службы документационного
обеспечения на базе научной организации
труда и внедрения новейших технических
средств. Общие требования разработаны
в соответствии с законами РФ и республик,
устанавливающими порядок организации
и деятельности государственного аппарата,
актами высших органов государственного
управления по вопросам принятия и оформления
управленческих решений, осуществления
контроля за исполнением документов, совершенствования
методов управления и организационных
структур и их информационного обеспечения,
государственными стандартами в области
документации и автоматизированной обработки
информации с учетом опыта практического
использования унифицированных систем
документации и общепринятых классификаторов
технико-экономической информации. Единые
требования ко всем системам документации
внедряются путем издания государственных,
республиканских и отраслевых стандартов
и инструкций по вопросам документационного
обеспечения управленческой деятельности,
учитывающих специфику республики (отрасли),
а также отраслевых унифицированных систем
документации, типовых номенклатур дел,
типовых перечней документов с указанием
сроков их хранения. На их основе подведомственные
организации разрабатывают нормативные
акты, организующие документационное
обеспечение управления. документом самой
организации или вышестоящей [1]. Действие
управленческого документа может быть
приостановлено соответствующими компетентными
органами. Проекты документов, затрагивающие
интересы других организаций, должны предварительно
согласовываться с ними. В случае разногласий
к проекту прикладываются замечания или
суть разногласий указывается в сопроводительном
письме. Ход обсуждения вопросов
и решения, принимаемые на заседаниях
коллегиальных органов, советах, собраниях,
совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи
хода заседаний, стенограмм, звуковых
записей и материалов, подготовленных
к заседанию (текстов докладов, выступлений,
справок, проектов постановлений или решений,
повестки дня, списков приглашенных и
др.). Если ход заседания стенографируется,
то текст стенограммы расшифровывается,
отпечатывается, заверяется и хранится
вместе с протоколом. В особых случаях
выступавший должен завизировать стенограмму
своего выступления. Если ход заседания
записывается на магнитную ленту, она
хранится в соответствии с Основными правилами
работы государственных архивов с кино-,
фотодокументами. В пределах своей компетенции
организации всех уровней управления
могут направлять письма при осуществлении
оперативных связей с вышестоящими отраслевыми
и функциональными органами, подведомственными
и другими организациями и отдельными
гражданами. Письма, как правило, должны
составляться в том случае, когда невозможен
или затруднен бездокументный способ
обмена информацией: устные разъяснения,
указания (личные или по телефону), инструктирование
и др. При необходимости срочной передачи
информации составляются телеграммы и
телефонограммы.
Организации на основании положений о
них и других актов, определяющих их компетенцию,
издают и иные документы: планы работ,
отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы,
положения, правила и др., перечень которых
содержится в Общесоюзном классификаторе
управленческой документации (ОКУД) и
отраслевых табелях применяемых форм
документов. Проект управленческого документа
должен быть согласован с исполнителями
(авторами текста), руководителями заинтересованных
структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа
должно проводиться в следующей очередности:
с отраслевыми, функциональными, территориальными
подразделениями, совещательными органами,
и, при необходимости, общественными организациями;
работниками, ответственными за разрешение
функциональных вопросов (главные, старшие
специалисты и т.д.); с финансовым подразделением
или главным бухгалтером (бухгалтером);
с юридической службой; службой документационного
обеспечения; с заместителем председателя
коллегиального органа или с заместителем
руководителя организации, ведающими
вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от
содержания документа должно осуществляться
в следующей очередности: с подчиненными
и неподчиненными организациями, когда
последние выступают обязанной стороной
в правоотношениях, возникающих вследствие
издания правового акта, или когда содержание
документа затрагивает их непосредственные
интересы; с организациями и научно-производственными
объединениями, занимающимися исследованиями
в той области, в которой имеет отношение
содержание документа; с общественными
организациями - в случаях необходимости
или предусмотренных документами этих
органов; с органами, осуществляющими
государственный надведомственный контроль
(надзор) в определенной области (санитарный,
противопожарный и т.д.); с вышестоящими
органами общей или отраслевой компетенции
в случаях, когда законодательством предусматривается
возможность совершения управленческих
действий, только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается
или утверждается руководителем организации
или замещающим его должностным лицом
в соответствии с его компетенцией, установленной
правовыми актами (устав или положение
об организации, структурном подразделении,
должностная инструкция, приказ о распределении
обязанностей и др.). Две или более подписи
проставляются в том случае, если за содержание
документа ответственны несколько должностных
лиц. Документы денежного, материального
или кредитного характера, служащие основанием
для приема и выдачи денег, товарно-материальных
и других ценностей, а также изменяющие
кредитные и расчетные обязательства
с другими организациями, подписывают
руководитель организации.
Глава 2. Примеры документов
на всех этапах развития делопроизводства
в России Устав (указ)
(рис.1) — древнейшая форма права Русского
государства. Так, уже Русская правда представляет
собой кодификацию двух пластов источников
права: обычного права Древней Руси и княжеских
уставов (указов). В дальнейшем, в XIV — XVII
столетиях, указ (указная грамота) продолжает
оставаться как важным источником права
Русского государства (наряду с собственно
законодательными источниками — судебниками,
актами Земских соборов), так и правоприменительным
актом, представляющим собой царское (великокняжеское)
волеизъявление по тому или иному вопросу,
требующему оперативного решения. То есть,
двоякая функция указов (нормативный акт
и акт правоприменения) обозначилась уже
тогда. Самым ранним собственно указным
актом является грамота великого князя
московского Андрея Александровича на
Двину с распоряжением о пропуске к морю
и обратно трех великокняжеских «ватаг»
[3]. На Двину адресована и указная грамота
1324—1340 гг., составленная от имени Ивана
Калиты и Великого Новгорода (посадника,
тысяцкого и «Всего Новгорода»). Периодически
указы систематизировались, и их наиболее
важные нормативные положения включались
в уставные (указные) книги, являющиеся
сводами правил по тому или иному ведомству
(приказу). Так, известны указные книги Холопьего, Разбойного,
Земского, Поместного приказов и т. д. В
дальнейшем указные книги стали одним
из важнейших источников наиболее полной
кодификации русского феодального права — Соборного
уложения 1649 г. Столбцы или столпы (рис.2) —
особая форма документов в России XIV—XVII
веков, текст которых был написан на скленных
в виде ленты бумажных полосах. Хранились
в свернутом виде. Лист бумаги разрезался
на 2-3 части. Текст документов писали по
узкой стороне, затем получившиеся листы
склеивались в виде ленты и сворачивались
в свиток («столбец»).
Оригинал «Соборного уложения» 1649-го года
оформлен в виде такой ленты длиной 317
метров, склеенной из 960 отдельных листов.
На одной стороне ленты несколькими писцами
был написан текст Соборного уложения,
а на другой стороне подписи участников
Собора (315 подписей). Скрепы стояли по
склейкам на обеих сторонах. На рубеже
XVII-XVIII веков казенное делопроизводство
было переведено со столбцов на тетради
современного вида.
Челобитная (рис.3) - это старинное название
письменного прошения образовалось от
словосочетания челобитная грамота. Прилагательное
челобитная образовано от существительного
челобитье, возникшего на базе сочетания
челом бить – "кланяться, просить. На
современном этапе развития делопроизводства
в России все документы составляются согласно
ГОСТ Р 51141-98
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ
И ОПРЕДЕЛЕНИЯ.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Рис.1 Указная грамота [3]
Рис.2 Столбец [3]
Рис. 3 Челобитная грамота [4]
Рис. 4 Справка в военный комиссариат
[4]
Рис.5 Заявление об увольнении
работника [8]
Заключение Cтруктура делопроизводства
постоянно развивалась: от примитивных
способов хранения и передачи информации
до разработки всевозможных стандартов
в делопроизводстве. Настоящим рождением
документооборота можно считать приказное
делопроизводство. Позже, во времена Петра
I, появились такие документы, как грамоты,
отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском
делопроизводстве возникло большое число
новых управленческих документов: указные
грамоты, наказы заменены указами, регламентами,
инструкциями, резолюциями; переписка
– памяти и отписки – заменены отношениями,
рапортами, доношениями, реляциями, ведениями,
известиями. Для министерской системы
характерны такие документы, как сношения
(или отношения), реестры, протоколы, ведомости,
описи, отчеты, официальные письма, записки;
выписки. Таким образом, можно сказать,
что делопроизводство как система определенных
норм и правил начинает складываться в
период приказов, когда постепенно создается
система делопроизводства центральных
и местных учреждений, складываются кадры
делопроизводственных служащих, создаются
устойчивые формы управленческих документов
и приемы их составления. Далее Петр I создает
систему коллегий, и уже можно говорить
о качественно новом этапе делопроизводства
– коллежском. Изменения коснулись не
только устройства делопроизводства,
но и названий документов (в связи с множественными
заимствованиями слов из других языков),
формы документов. Коллежский период характеризуется
усилением законодательной регламентации
всех сторон деятельности канцелярии
и учреждения в целом, формированием и
закреплением общих административных
начал деятельности учреждений и, прежде
всего, бюрократического начала. Еще одним
этапом формирования делопроизводства
стало создание министерств. Главной отличительной
особенностью была иерархия и единоначалие
в министерствах.
В советский период можно наблюдать качественный
переворот в делопроизводстве в связи
со сменой политики власти и власти, как
таковой. С одной стороны, в сфере документирования
управленческой деятельности теперь трудятся
простые рабочие, что уменьшает общую
грамотность в оформлении документов.
С другой стороны, постепенно создаются
целые организации, призванные осуществлять
контроль над документооборотом. Сфера
делопроизводства становилась все сложнее
и сложнее: появляются новые способы хранения,
передачи информации, усложняется процесс
защиты данных и т.д. Чтобы решать эти проблемы
специалистам в области управления документацией
требуется постоянно повышать свою квалификацию,
осваивать знания смежных дисциплин, в
первую очередь юриспруденции и информационных
технологий. Можно так же заметить что,
не менее важным компонентом для понимания
сегодняшних технологий в документировании
является знание истории этой сферы деятельности.
Таким образом, курсовая работа может
служить базой для дальнейшего изучения
особенностей документооборота. С началом
советского периода был произведен переворот
в государственном документировании.
Для работы в советских учреждениях были
привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие
специального образования. Уровень документационного
обеспечения управления понизился. Однако
позднее сама система делопроизводства
начала создаваться заново. Были созданы
органы, контролирующие эту деятельность
и стандарты документов. Была проведена
стандартизация документов. И хотя СССР
отставал от западных стран в развитии
информационных технологий в 80–90-е гг.
делопроизводство было хорошо организовано
как сфера деятельности. Во второй главе
курсовой работы было наглядно продемонстрировано,
как видоизменились документы от начала
развития документоведения по сегодняшний
день. Документооборот принял массовый
характер, и встречается практически во
всех сферах нашей современной жизни.