Язык документов

Содержание

Введение 3

1.  Официально-деловой стиль 3

2.  Специфика языка служебных документов 4

2.1  Унификация 4

2.2 Композиция 6

3.  Требования к  текстам документов 7

4.  Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции 9

4.1. Лексические ошибки 9

4.2  Морфологические ошибки 11

4.3 Синтаксические ошибки 11

4.4  Структурные помехи 12

4.5 Технические помехи 12

4.6 Грамматические  помехи 12

4.7  Искусственное удлинение речи 12

4.8  Рекомендации по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации 13

Заключение 14

Список литературы: 15

 

 

  

Введение

Участниками делового общения  являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают участники  делового общения, зависят от их места в иерархии органов управления. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами.

Условия делового общения

1. Актуальность информации  для правильного принятия решения.

2. Достоверность (объективность)  информации, непредвзятое отражение  фактического состояния дел.

3. Убедительность (аргументированность)  документа для формирования определенной  реакции на него. (Пример, у Нестеровой 7 раз со служебной запиской).

4. Полнота (достаточность)  информации. Недостаток информации  – дезинформация. В разных  документах допускается разная полнота (протокол краткий и полный).

1.  Официально-деловой стиль

Языком делового общения  является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере  управления обладает рядом специфических  особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения  выражается и в том, что автором  и адресатом документа почти  всегда является организация в целом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

• достоверность (объективность);
• убедительность (аргументированность);
• полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое  сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю  необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина  изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты  или события, в письме-просьбе  предмет письма должен быть точно  обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и  стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями  официально-делового стиля являются:

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон  изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа — это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается  употреблением терминологической  лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность  изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности  официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

2.  Специфика языка служебных документов

2.1  Унификация

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении  на работу мы пишем заявление о  приеме, у многих возникает необходимость  подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно  и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать  особенности языка служебных  документов и предъявляемые к  нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем — лишает его практической и юридической значимости.

Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов —  это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

   объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

   строгое соответствие между составом информации и видом документа;

   использование унифицированных речевых средств — устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.

Но было бы неправильно  рассматривать унификацию лишь как  канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческую инициативу составителя служебного документа. Унификация языка — это прежде всего установление и применение правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, на базе которых и можно построить предложение.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок для заводоуправления, отдела кадров, командировочных удостоверений и т. п.

Процесс создания трафаретных  документов — это выделение для  группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, в 9 раз.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали — общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали — конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении.

Фраза в документе в  виде таблицы по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия. Однако если грамматическое предложение выражает одну законченную мысль, то таблица выражает ряд законченных мыслей.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами  или смешанным способом. При выборе грамматической формы слова следует  руководствоваться правилами употребления числительных и существительных, выражающих категорию числа. В виде таблиц составляются документы по кадровым вопросам, вопросам планирования, учета.

Оформление документов в  виде таблиц должно отвечать требованиям  ГОСТ 1.5-68 ЕСКД «Требования к текстовым  документам».

Анкета - способ также пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов.

В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, отчеты и т. д. Текст анкеты можно  рассматривать как регламентированную диалогическую речь.

Тексты-аналоги - это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером текстов-аналогов может служить решение коллегии министерства и составляемое во исполнение этого решения циркулярное письмо подведомственного института, адресованное базовым организациям по подчиненности.

Целесообразно использовать так называемые типовые тексты.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового документа. Структура фразы в типизированной документации представляет собой устойчивый оборот. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев. Для облегчения его подбора составляют каталог типовых текстов.

2.2 Композиция

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

Тексты документов могут  отражать только один аспект, например, текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма — только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5—68.

Так, примерная структура  текста должностной инструкции имеет  вид: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы и ответственность.

Примерная структура текста устава: общие положения; управление; имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация).

Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.