Законодательная регламентация документирования кадровой деятельности, организационные документы в кадровой службе

В случаях, непосредственно  связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.  

3.2.6. При принятии решений,  затрагивающих интересы работника,  работодатель не имеет права  основываться на персональных  данных работника, полученных  исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

3.2.7. Работники и их  представители должны быть ознакомлены  под расписку с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.       

3.3. Сведения, содержащие  персональные данные работника,  включаются в его личное дело, карточку формы Т-2, а также  содержатся на электронных носителях  информации, доступ к которым  разрешён лицам, непосредственно  использующих персональные данные работника в служебных целях. Перечень должностных лиц определён в пункте 4.1 настоящего положения.        

3.4. Хранение персональных  данных в бухгалтерии:       

 а) персональные  данные, содержащиеся на бумажных  носителях, хранятся в запираемом шкафу, установленном на рабочем месте главного бухгалтера.        

 б) персональные  данные, содержащиеся на электронных  носителях информации, хранятся в ПК главного бухгалтера.        

3.4.1. Персональные данные, включённые в состав  личных дел, хранятся в запираемом шкафу, установленном на рабочем месте инспектора по кадрам. Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях информации, хранятся в ПК инспектора по кадрам.      

3.4.2. Трудовая книжка, документы воинского учёта, карточка формы Т-2 хранятся в запертом металлическом сейфе.      

3.4.3. Доступ к ПК  строго ограничен кругом лиц,  определённых в пункте 4.1 настоящего Положения. Персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, сдаются в архив после истечения установленного срока хранения. 

 

 

 

4. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ РАБОТНИКА  

 

 

       4.1. Внутренний доступ (работники  юридического лица).

Доступ к персональным данным работников имеют следующие  должностные лица, непосредственно  использующие их в служебных целях:     

 а) руководитель _________________________________;                    

         (наименование юридического лица)     

 б) заместитель  руководителя;     

 в) главный бухгалтер;      

 г) инспектор по  кадрам;     

 д) специалист (по  обеспечению безопасности);     

4.1.1. Уполномоченные лица имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций в соответствии с должностной инструкцией указанных лиц. Все остальные работники имеют право на полную информацию только об их персональных данных и обработке этих данных.    

4.1.2. Получение сведений  о персональных данных работников  третьей стороной разрешается  только при наличии заявления  с указанием конкретных персональных  данных и целей, для которых  они будут использованы, а также письменного согласия работника, персональные данные которого затребованы.       

4.1.3. Получение персональных  данных работника третьей стороной  без его письменного согласия  возможно в случаях, когда это  необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья работника, а также в случаях, установленных законом.       

4.2. Внешний доступ (другие  организации и граждане).

Сообщение сведений о  персональных данных работников другим организациям и гражданам разрешается  при наличии письменного согласия работника и заявления подписанного руководителем организации либо гражданином, запросившим такие сведения.      

4.2.1. Предоставление сведений  о персональных данных работников  без соответствующего их согласия возможно в следующих случаях:       

 а) в целях предупреждения угрозы жизни и здоровья работника;       

 б) при поступлении  официальных запросов в соответствии  с положениями Федерального закона «Об оперативно-розыскных мероприятиях»;       

 в) при поступлении  официальных запросов из налоговых  органов, органов Пенсионного Фонда России, органов Федерального социального страхования, судебных органов.       

4.2.2. Работник, о котором  запрашиваются сведения, должен  быть уведомлён о передаче  его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, когда такое уведомление невозможно в силу форс-мажорных обстоятельств, а именно: стихийных бедствий, аварий, катастроф.        

4.2.3. Запрещается передача  персональных данных работника  в коммерческих целях без его  согласия. 

 

 

 

5. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА        

 

 

        5.1. При передаче персональных  данных работников с соблюдением  условий, предусмотренных разделом 4 настоящего Положения, должностные  лица работодателя, обязаны предупредить лиц об ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.        

5.2. В целях обеспечения  защиты персональных  данных, хранящихся в личных делах, работники имеют право:      

  а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);       

 б) осуществлять  свободный бесплатный доступ  к своим персональным данным, включая право получать копии  любой записи, содержащей персональные  данные работника, за исключением  случаев, предусмотренных федеральным законом;       

 в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. Работник при отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника имеет право заявлять в письменной форме работодателю о своём несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;       

 г) требовать от  работодателя уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведённых в них изменениях или исключениях из них;        

 д) обжаловать в  суд любые неправомерные действия  или бездействие работодателя при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.       

5.3. Запрещается передавать  информацию о состоянии здоровья  работника, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.        

5.4. При передаче персональных данных работников третьим лицам, в том числе представителям работников, в порядке установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работников, которые необходимы для выполнения третьими лицами их функций.

5.5. Защита персональных  данных работника от неправомерного  их использования или утраты  обеспечивается за счёт средств работодателя в порядке, установленном федеральным законом.  

 

 

  

 

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННОЙ

С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКА 

 

 

        6.1. Лица, виновные в нарушении  норм, регулирующих получение, обработку  и защиту персональных данных  работника, привлекаются к дисциплинарной ответственности. К данным лицам могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:       

 а) замечание;       

 б) выговор;       

 в) предупреждение  о неполном должностном соответствии;     

    г) освобождение от занимаемой должности;       

 д) увольнение.             

  6.2. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.       

6.3. Копия приказа о  применении к работнику дисциплинарного  взыскания с указанием оснований  его применения вручается работнику под расписку в течение пяти дней со дня издания приказа.        

6.4. Если в течение  года со дня применения дисциплинарного  взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Работодатель до истечения года со дня издания приказа о применении дисциплинарного взыскания, имеет право снять его с работника по собственной инициативе, по письменному заявлению работника или по ходатайству его непосредственного руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1.Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов, - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2008. – С. 11- 23; 46-54

2. О персональных данных: федер. Закон РФ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ (в ред. 25.07.2011 г.) // Собр. Законодательства РФ – 2006. - № 31. – ч. 1. - Ст. 3451.

3.Трудовой кодекс РФ  от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (в ред. От 28.07.2012 г.) // Собр. Законодательства РФ  – 2002 0 № 1. – Ст.3.