Аутсорсинг

Повышение эффективности бизнеса – задача, которая рано или поздно встает даже перед самыми успешными и прибыльными компаниями. И решение этой задачи – не только в осуществлении глобальных изменений в структуре бизнеса, но и в локальных преобразованиях в различных сферах деятельности организации. Одно из таких преобразований – передача типовых поддерживающих функций подразделений компании на аутсорсинг. 

Аутсорсинг – передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

В российской предпринимательской  практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

Бухгалтерский аутсорсинг – один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. В данном варианте в целях обеспечения бухгалтерского учёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется специализированная компания. Формы сотрудничества могут быть весьма разнообразны, начиная от формирования «нулевой отчётности» и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе.

Теоретически и практически, бухгалтерская  компания может полностью выполнять  все функции бухгалтерии предприятия  вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако, это не исключает возможности построения достаточно сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности.

Не стоит путать аутсорсинг бухгалтерии с привлечением внештатного бухгалтера. Аутсорсингу присуща, главным образом, передача регулярных функций. В то время как привлечение внештатного специалиста необходимо расценивать скорее как передачу эпизодических объёмов работ конкретному исполнителю.

Одним из очевидных недостатков  аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учёта являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации, за правильность ведения и предоставления финансовой и налоговой отчетности в регулирующие органы. И хотя крупные аутсорсинговые компании обладают соответствующей компетенцией и несут ответственность перед заказчиком за правильность и своевременность предоставления информации, тем не менее, именно финансовый отдел и бухгалтерия заказчика отвечают перед государством за правильность и своевременность отчетности. Как следствие, крупные заказчики в России неохотно идут на такой аутсорсинг, предпочитая вести бухгалтерию самостоятельно. Как следствие, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке и отзывы уже состоявшихся клиентов.

Однако это направление считают перспективным в «Газпром нефти». В конце прошлого года часть стандартизированных операций по формированию управленческой отчетности была выведена в функционал «дочки» компании – «Газпромнефть Бизнес-сервис». 

По оценке исполняющего обязанности заместителя генерального директора по экономике и финансам «Газпром нефти» Алексея Янкевича, вывод учетной функции на аутсорсинг распространенная практика в крупных мировых компаниях: «В части экономических служб вывод на аутсорсинг соответствует стратегическому решению оставить в корпоративном центре преимущественно функционал бизнес-анализа. Все типовые операции, сбор фактических данных для различных моделей консолидации должны быть выведены из корпоративного центра и по максимуму осуществляться в региональных центрах, где стоимость трудовых ресурсов объективно ниже. В этом случае мы сможем достичь экономии как за счет разницы в столичных и региональных уровнях оплаты труда, так и за счет оптимизации самих бизнес-процессов путем их унификации, исключения лишних операций в процессе обработки данных».

Практика показывает, что  помимо финансового эффекта, использование  такой схемы работы позволяет  корпоративному центру сосредоточиться  на тех функциях, которые действительно  приносят дополнительную стоимость. Если говорить об экономическом блоке, то это, в первую очередь, повышение  качества управленческого учета и бизнес-планирования, внедрение новых инструментов повышения эффективности бизнеса.

Абонентское обслуживание компьютеров – наиболее распространенный на практике вид аутсорсинга в ИТ-сфере. При таком виде обслуживания заказчику предлагается комплексный набор услуг, позволяющий ему обойтись без собственного системного администратора или же значительно снизить его загрузку. Абонентское обслуживание компьютеров, как правило, включает в себя следующие виды услуг:

• настройку и обновление аппаратной части оборудования;
• настройку и обновление программного обеспечения;
• создание защиты против взломов и проникновения в сеть;
• антивирусная профилактика;
• оперативный ремонт и замену оборудования;
• профилактические мероприятия по предотвращению поломок и износа оборудования;
• резервное копирование информации;
• консультирование и обучение персонала.

На практике те же фирмы  часто оказывают сопутствующие услуги – поддержка работоспособности оргтехники, модернизация компьютерного парка, прокладка локальных сетей, IP-телефония, ИТ-аудит и консалтинг. Поэтому обслуживание компьютеров часто приобретает форму обслуживания всего комплекса информационных систем предприятия-клиента.

В России широко распространена практика аутсорсинга процессов управления персоналом. Примерами компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала являются различные кадровые агентства. Любая компания вынуждена решать задачи, связанные с управлением персоналом – наймом сотрудников, расчетом компенсаций и налоговой отчетностью. При этом подобная деятельность является профильной лишь для кадровых агентств. Именно поэтому практика аутсорсинга управления персоналом приобрела значительную популярность. Чаще на аутсорсинг передаются процессы, связанные с подбором и поиском сотрудников, реже – процессы кадрового администрирования и расчёта заработной платы.

Так же в России компании нередко вместо штатного юриста предпочитают пользоваться аутсорсингом. Как правило, это обходится значительно дешевле, чем содержание собственного специалиста. Юридические услуги, как и бухгалтерские, нужны любому предприятию, учреждению или общественной организации, но в большинстве случаев нагрузки просто недостаточно чтоб сделать выгодным использование штатного юриста.

В экономике России железные дороги имеют исключительную важность. Эффективность функционирования железнодорожной  отрасли отражает уровень развития страны в целом. В 2003 г. началось проведение структурной реформы на железнодорожном  транспорте. Первостепенной целью реформы  стало снижение совокупных народнохозяйственных затрат и повышение экономической  эффективности деятельности предприятий  железнодорожного транспорта. В программе  реформирования ОАО "РЖД" аутсорсинг обозначен как один из приоритетных способов улучшения показателей деятельности железных дорог, структурирован рекомендованный перечень профессий, а также работ и услуг для внешнего выполнения, который составляет порядка 80 позиций. Реализация этого перечня организована системно, в масштабах дорог, поскольку эффективность аутсорсинга сильно зависит от масштабов внедрения.

Аутсорсинг применительно к ОАО "РЖД" - это способ оптимизации деятельности филиалов компании за счет концентрации усилий на основной деятельности и передачи непрофильных, вспомогательных функций внешним специализированным организациям (аутсорсерам) на договорной основе с соответствующим сокращением персонала предприятия, занятого выполнением непрофильной, вспомогательной функции.

Широкое распространение  на рынке аутсорсинга получил клининговый аутсорсинг. Большинство компаний сняли с себя проблемы вечного поиска добросовестных «мастеров чистоты» и доверили уборку своих помещений компаниям, специализирующимся на оказании клининговых услуг.

Набор функций по маркетингу, которые можно передать на аутсорсинг, уникален для каждой компании и определяется спецификой ее деятельности. Как правило, процесс маркетинга начинается с анализа внешних и внутренних условий деятельности компании. На данном этапе сторонние подрядчики нередко привлекаются для изучения рынков, конкурентов, предпочтений потребителей и т.д. Аналогично и при выходе компании на новые географические рынки сбыта, где она зачастую не способна самостоятельно собрать всю необходимую ей информацию в короткие сроки и с минимальными затратами.