Коммуникации в организации

Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используют различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают на собраниях, "планерках", читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электронной почте, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д. - любой из этих способов общения вписывается в определенный вид коммуникаций:

1) с внешней средой - с государственными и негосударственными службами, правоохранительными органами, потребителями, конкурентами, посредниками, кредиторами, рынком труда и т.д.

2) межуровневые (вертикальные) - внутри организации, сверху вниз и снизу вверх, или по нисходящей и по восходящей; По нисходящей сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. По восходящей - подается сигнал "на верх" о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы, о "рационализме снизу", об атмосфере в коллективе;

3) горизонтальные - обмен информацией между различными отделами для согласования действий, программ, уровня требований, для консультирования или проведения совместных исследований. Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более всего расположены говорить свободно, и открыто с собеседниками - равными себе, чем, например, с "начальством". Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т.к. у работников одного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных (сверху – вниз) - приказной, директивный, распорядительный.

4) неформальные - канал распространения слухов. Такая информация передается намного быстрее. Руководители, между прочим, так же очень хорошо используют этот канал, вуалируя его типичной оговоркой: "Только между нами". За слухами закрепилась репутация неточной информации, но на практике оказывается, что такая информация бывает более точной, чем официальная.

Помимо системного и уровневого представления, коммуникация может быть рассмотрена с точки зрения ее функциональной масштабности. Основой типологии служит социально обусловленная масштабность общения. По этому признаку различают массовую коммуникацию, межличностную и деловую.

Межличностная коммуникация понимается как процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов и их воздействия друг на друга. Для межличностной коммуникации характерен ряд особенностей, которые составляют ее специфику как типа коммуникации. Неотвратимость и неизбежность межличностной коммуникации объясняются самими условиями человеческого бытия - человек как социальный феномен не смог бы существовать без общения, которое является его важнейшей потребностью. Необратимость межличностной коммуникации понимается, как невозможность уничтожить сказанное. Непосредственная обратная связь является непременным условием осуществления межличностной коммуникации.

Культура деловой коммуникации содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их (отношений) эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

5. Формы коммуникаций

Обычно схему устной коммуникации представляют подобной элементарной схеме коммуникационной деятельности, где имеются три участника: говорящий (источник речи) - речевое сообщение - слушающий (приемник речи). На самом деле картина оказывается более сложной, потому что в устной коммуникации задействованы одновременно два естественных канала: вербальный (речевой) и невербальный, использующие разные таковые средства. Печатные же материалы более стойки ко времени и пространству, это даже приводит иногда к управленческим проблемам (захламленность старыми документами).

Аудиовизуальная коммуникация получила широкое распространение современными техническими способами записи и передачи изображения и звука (кино, телевидение, видео, системы мультимедиа). Семиотически аудиовизуальные тексты представляют собой знаковые ансамбли, соединяющие изобразительные, звуковые и вербальные ряды. Аудиовизуальная коммуникация — способ фиксации и трансляции культурной информации, не только дополняющий, но и служащий альтернативой прежде безраздельно господствовавшей вербально-письменной коммуникации.

6. Коммуникативные барьеры

Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей. Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения.

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений — явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать.

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения.

3. Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию — существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. В первую очередь это касается каналов контроля и обратной связи, а также каналов, по которым передается печатная информация (документы, научная или технологическая литература и т.д.). Действительно, с помощью радио или телефонной связи с удаленными объектами иногда бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности подчиненных связаться с отдаленным центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, снижается эффективность взаимодействия.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Управляет в организации тот, кто владеет информацией. Потоки информации в организации, как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным сосудам, циркулируют в его "теле", питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино.

В процессе коммуникации возникает множество препятствий, которые называются барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены:

-трудностями восприятия;

-семантическими барьерами;

-невербальными барьерами;

-плохой обратной связью.

Основные функции коммуникации: информативная - передача истинных или ложных сведений; интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба); перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания; экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит своё существование. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

 

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1. Алешина И.В. PR-Технологии. - М.:ПРЕСС, 2000.

2. Андреева Г.М. Социальная психология. — М.: Мысль, 2001.

3. Гринберг Т.Э. Политические технологии: PR и реклама. — М.: Аспект-Пресс, 2005.

4. Катлин С.М. Сентер А.Х. Паблик pилейшнз. Теория и практика. — М.: Вильямс, 2001.

5. Кара-Мурза С.Г. Манипуляция общественным сознанием. – М.: Алгоритм, 2000.

6. Матиашвили В.М. Управление персоналом. Учебное пособие. - Н.Новгород: НРИ АПК. 1998.