Модели решений в организации

 

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ 

 

ФИЛИАЛ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

В Г. НОЯБРЬСКЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине «Теория организаций» на тему «Модели решений в организации»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студент 3 курса,

Специальность/ Направление: ГМУ

ОЗО, полная программа,

Сиразетдинова Э. Р.

 

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Ноябрьск 2012

 

Содержание

 

Введение

Одна из основных и наиболее ответственных функций, выполняемых руководителем в процессе управления, - принятие решений. От правильности  и своевременности управленческих решений зависит эффективность управления, а следовательно, и эффективность производства. В развитии интенсивной   экономики часто приходится  идти   неизвестными  путями, экспериментировать. Поэтому особую важность  приобретает умение вырабатывать управленческие решения с неизбежным  риском. Решения по управлению  производством в этих  условиях  отличаются  особой  ответственностью, и сложность их выработки возрастает. Управленческое решение - это директивный документ, организующий, направляющий и стимулирующий совместную деятельность коллектива (или коллективов). Решения группируются по нескольким признакам: по содержанию (экономические, информационные, политические, организационные, технические), по уровню управления (решение мастера, начальника цеха, директора, генерального директора, министра), по форме,  срокам и т.д. Решения могут быть общими, затрагивающими все предприятие, его производственную и хозяйственную деятельность, и частными, касающимися какой-либо подсистемы или ситуации.   Некоторые решения обращены к внешним организациям. Решения бывают оперативными и стратегическими. В оперативных решениях меняются  в основном сроки, отдельные количественные параметры, конкретные исполнители, в то время как общие задачи, технология, кадры в целом остаются теми же. Такие решения принимаются быстро, без большой дополнительной подготовки. Стратегические решения носят творческий характер. Они предусматривают не только количественные, но и качественные изменения в структуре производства и соответственно в его результатах. Такие решения являются следствием анализа, поиска, расчетов, споров и размышлений большой группы людей. Стратегические решения - это согласованная программа взаимосвязанных мероприятий, обязательная для выполнения трудовым коллективом и направленная на преодоление возникающих противоречий в производстве.

 

Организационные решения

Человека можно назвать  менеджером тогда, когда он принимает  организационные решения и реализует  их через других людей, учитывая при  этом их собственные цели и интересы. Принятие решения, как и обмен  информацией, является основной составляющей любой управленческой деятельности.

Решение - это выбор  наиболее приемлемой альтернативы из возможного многообразия вариантов.

Организационное решение - это выбор, который делает руководитель, чтобы выполнить свои обязанности, определенные его должностью. Цель организационного решения - обеспечение последовательного движения организации к намеченным целям.

Организационные решения  бывают запрограммированными и незапрограммированными. Запрограммированными решениями являются те, которые сопутствуют получению  результата, и определены некоторой, уже отработанной последовательностью шагов, решений или действий. Незапрограммированные решения - те, которые возникают вследствие новой необычной ситуации.

Компромисс - соглашение, достигнутое путем приемлемых взаимных уступок.

Интуитивное решение - выбор, сделанный только на основе ощущения, озарения. Решения, основанные на суждениях - это выбор, основанный на знаниях или в соответствии с накопленным опытом.

Существует несколько  разновидностей решений, типичных для  сферы управления:

1.В процессе планирования принимаются следующие решения: решение о сверхзадаче и природе бизнеса; о целях; о взаимодействии с внешним окружением; о стратегии и тактике, которые выбираются организацией для достижения поставленных целей.

2.В процессе организации деятельности компании принимаются следующие решения: о структурировании работы организации; о координации функционирования различных блоков; о распределении полномочий между руководителями подразделений; о структуре организации при изменении внешнего окружения.

3.В процессе мотивации  персонала принимаются следующие  решения: о потребностях подчиненных;  об удовлетворении их потребностей; о производительности работы  подчиненных и об их удовлетворенности  работой.

4.В процессе контроля  принимаются следующие решения: об измерении результатов работы; об оценке этих результатов; о том, насколько достигнуты цели организации; о корректировке целей. Рациональное решение - это решение, которое основывается на базе аналитического процесса, и часто не зависящее от предшествующего опыта.

 

Этапы решения проблем

 Диагностирование сложной проблемы - это осознание и установление причин затруднений и имеющихся возможностей их преодоления. К признакам наличия проблем в организации относятся: низкая прибыль; относительно малый сбыт продукции; низкая производительность труда и качество продукции; чрезмерные издержки в производственном процессе, различные конфликты в организации и большая текучесть кадров. Выявление этих симптомов позволяет определить общие проблемы в данной организации. Для более детального анализа существующих проблем необходимо собрать предварительную информацию, касающуюся состояния внешней и внутренней среды организации.

Причины затруднений  чаще всего зависят от конкретной ситуации и конкретных руководителей: возможно, это недостаточное количество работников необходимой квалификации; отсутствие прогрессивной технологии как руководства различными процессами, связанными с функционированием организации, так и непосредственно производственным процессом; острая конкуренция; иногда даже действующие законы и нормативные акты в данной стране.

Формулировка набора альтернатив или альтернативных решений является принципиально  важным моментом. Очень часто непродуманные  немедленные действия приводят к  усугублению данной проблемы. Желательно выявить максимум возможных действий, которые помогли бы решить данную проблему, а затем проранжировать возможные действия по своей эффективности и реализуемости. Рассмотрим процесс анализа альтернатив:

а) если проблема была определена правильно, альтернативы тщательно взвешены, и им дана обоснованная оценка, принять решение относительно просто.

б) если проблема оказалась  весьма сложной, и возможные альтернативы не отвечают оптимальному (желательному) результату, в этом случае значительную роль играет имеющийся опыт в данной области деятельности.

Решение окажется более оптимальным , если оно будет согласовано с  теми, кого непосредственно затрагивает, или с теми, кто помогал в  подготовке принятия данного решения. В связи с этим, для успешной реализации любого значимого решения целесообразно привлекать к его выработке наибольшее количество сотрудников организации.

После того, как решение принято, и начало осуществляться, обязательно  необходимо установление обратной связи. Система контроля необходима для обеспечения оптимального исполнения данного процесса или действия. Обратная связь позволяет руководителю частично корректировать принятое решение, и способствовать его лучшей реализации.

Оценка результатов реализации решений позволяет учесть имеющийся опыт просчетов и недостатков в последующей работе.   Существуют другие факторы, влияющие на принятие решений. Личностные оценки руководителем важности данной проблемы часто содержат субъективные суждения. Каждый человек обладает своей системой оценки, которая определяет его действия, и влияет на принимаемое решение. Подход к принятию управленческих решений чаще всего основано на определенной системе ценностей. В связи с этим, руководитель, который во главу своей деятельности ставит максимизацию производительности труда любыми средствами, часто забывает о проблемах организации оптимального, эффективного процесса работы сотрудников. Это может выражаться в отсутствии должных условий труда, возможностей для отдыха, хорошего дизайна рабочих помещений.

На принятие решений влияют поведенческие ограничения, то есть факторы, затрудняющие межличностные и внутриорганизационные коммуникации. Например, часто руководители по-разному воспринимают существование и серьезность проблемы. Они могут по-разному воспринимать ограничения и альтернативы. Нередко это ведет к возникновению различных конфликтов между ними в процессе принятия и реализации решений.

В организации все решения, как  правило, взаимосвязаны. Часто важное решение базируется на предшествующих нескольких решениях, и в свою очередь, создает альтернативы для принятия последующих решений. Эта способность видеть взаимосвязь решений является одним из главных критериев выбора и назначения руководителей высшего звена. Менеджеры, обладающие такой способностью, часто являются кандидатами на повышение по службе.

 

Как проводить совещания

Несколько правил проведения совещаний:

- руководитель опрашивает каждого  участника относительно обсуждаемых  проблем;

-проблема заносится в общий  список и нумеруется;

-список вывешивается на видном месте;

-все высказываются беспрепятственно  и свободно;

- если процесс проходит малоактивно,  лучше перенести его на другой  день.

Круговая система проведения заседания:

- выделяются подгруппы по три-четыре  человека;

- каждый записывает две-три идеи на карточке;

- происходит обмен карточками;

- каждый дополняет и развивает  идеи других;

- после трех-четырехкратного обмена  каждая подгруппа составляет  свой сводный перечень идей;

- все отчитываются о работе  в подгруппах.

Определение приоритетов:

- каждому дается пять  голосов;

- он может отдать  все голоса за одну идею  или по одному за каждую, или  как-то иначе по своему усмотрению;

- идеи зачитываются  под своими номерами;

- члены группы голосуют  поднятием рук;

- число показанных  пальцев на руке указывает на количество голосов;

- голоса подсчитываются;

- проверяется, соответствует  ли общее количество голосов  заданному числу;

- проводится второй  тур - рассматриваются идеи, получившие  наибольшее количество голосов;

- процесс повторяется  несколько раз;

- в итоге выявляется общее мнение относительно идеи, получившей наивысший приоритет.

Чрезвычайно важно сделать  группировку перечня способов решения  проблемы. Это проясняет все многообразие возможных подходов, если речь идет о способах решения конкретной проблемы.

 

Требования,  предъявляемые к управленческим решениям

Каждое управленческое решение, принимаемое в системе  управления предприятием в соответствии с его назначением, должно отвечать следующим требованиям:

-  иметь ясную цель (в противном случае принятие обоснованных рациональных решений невозможно);

- быть обоснованным, т.е. содержать количественную, расчетную основу, объединяющую мотив выбора именно данного решения из ряда других возможных;

- иметь адресата и сроки исполнения, т.е. иметь ориентацию на конкретных исполнителей и конкретные даты исполнения решений;

- быть непротиворечивым, т.е. всесторонне согласованным как с внутренними, так и с внешними обстоятельствами, а также с предшествующими и предстоящими решениями;

- быть правомочными, т.е. опираться на требования правовых актов, нормативных документов, указаний и распоряжений руководителей, а также учитывать обязанности и права руководства и подчиненных;

- быть эффективным,  т.е. наилучшим из возможных в отношении ожидаемого итога к затратам;

- быть конкретным, т.е. отвечать на вопросы, как, когда и где действовать;

- быть своевременным, т.е. приниматься тогда, когда реализация этого решения еще может привести к поставленной  цели;

- обладать достаточной полнотой, краткостью, четкостью, быть понятным исполнителям.

 

Технология подготовки,  принятия и реализации решений

Процесс управления многогранен, но в нем ясно вырисовывается система  действий, которую можно условно  назвать технологией принятия решений.

Весь процесс подготовки и принятия решения можно представить в виде следующих этапов:1) выявление проблемной ситуации, определение цели решения и критериев оценки его результатов; 2) информационный цикл, этап сбора информации для ознакомления с вопросом, по которому принимается решение (это самый важный этап, он требует наиболее квалифицированного управленческого труда, умения анализировать, выбирать наилучший вариант решения); 3) организация выполнения принятого решения (разработка плана реализации решения, определение сроков выполнения операций, назначение ответственных лиц, инструктаж и другие мероприятия, которые могут потребоваться для выполнения принятого решения); 4) контроль выполнения решения. Только при сочетании всех звеньев процесса управления и соблюдении всего технологического цикла принятия решения этот процесс будет осуществлен объективно, на научной основе. Подготовка, принятие и реализация решений как процесс управленческого труда руководителя имеют определенную технологию: совокупность последовательно применяемых приемов и способов достижения целей деятельности.