Организация системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы, общий порядок ведения делопроизводства

Содержание:

Введение

1.1.  Организация системы  документационного обеспечения  деятельности Государственной Думы, общий порядок ведения делопроизводства

1.2   Нормативные акты, регламентирующие порядок ведения  делопроизводства и организации  системы документационного обеспечения  деятельности Государственной Думы

1.3   Прием, обработка,  регистрация, распределение, прохождение,  доставка служебных документов  и других материалов

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день можно  констатировать отсутствие государственного подхода к проблемам ДОУ даже на уровне федеральных органов исполнительной власти (далее ФОИВ), что наглядно демонстрируется следующим. Во-первых, практически все законодательные  акты носят декларативный характер, а нормативно-методическая база во многом не отвечает требованиям времени. Во-вторых, даже существующая нормативно-методическая база, лишена рычагов влияния, т.к. отсутствуют  штрафные санкции за ее не исполнение. И главное, не провозглашены принципы единого государственного подхода к данной проблеме.

Таким образом, на современном  этапе, который можно образно  обозначить как "переходный" период от традиционного документооборота к электронному необходимо применить  взвешенный подход при решении проблем  нормативно-методического обеспечения  ДОУ, в основу которого должна быть положена идея одновременного (параллельного, взаимодополняющего) сосуществования  традиционной и электронной систем ДОУ, закрепленная как на законодательном  уровне, так и в положениях вновь  воссозданной Единой государственной системы ДОУ.

Цель работы - раскрыть сущность вопроса связанного с технологией  документационного обеспечения в Государственной Думе.

Задачи работы:

Рассмотреть особенности  организации делопроизводства и  документооборота в Государственной Думе

Определить документационное и организационно-техническое обеспечение заседаний Государственной Думы

Рассмотреть процесс автоматизации системы документационного обеспечения законодательной деятельности Государственной Думы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЕ

 

1.1.          Организация системы документационного  обеспечения деятельности Государственной  Думы, общий порядок ведения делопроизводства

В Государственной Думе сложилась  определенная система документационного  обеспечения ее деятельности. Организационно она состоит из структурных подразделений, обеспечивающих в централизованном порядке выполнение таких функций как прием, обработка, регистрация, передача по назначению поступающих в Государственную Думу документов, обработка и отправка документов, исходящих из Государственной Думы, машинописные и копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись (с расшифровкой) заседаний, обеспечение документами и материалами депутатов к заседаниям Государственной Думы и ее органов и некоторые другие.

Выполнение перечисленных  функций осуществляет специальное  подразделение Аппарата Государственной  Думы - Управление документационного  обеспечения и архива (УДО). Это такие задачи, как:

- ведение единой системы  делопроизводства в Государственной Думе;

- прием, учет, отправка служебных документов;

- участие в документационно-техническом обеспечении заседаний, проводимых в Государственной Думе, в том числе выдача документов и материалов к заседаниям Государственной Думы, стенографирование, техническая запись заседаний, запись и расшифровка стенограмм, редакторская правка и подготовка стенограмм к изданию;

- машинописные и копировально-множительные работы;

- архивное хранение документов Государственной Думы и другие.

Ряд функций документационного  обеспечения реализуется непосредственно  самими подразделениями. Это-исполнение документов, их подготовка и оформление, частично - функция печатания, копирования (в небольших тиражах), учета, исполнения, хранения, подготовки к передаче в Архив и некоторые другие.

Многолетняя практика работы Государственной Думы, начиная с 1994 года и по сегодняшний день, подтвердила  правильность выбранного сочетания  централизации в осуществлении  основных делопроизводственных функций  с децентрализованным выполнением  функций, выполнение которых целесообразно именно там.

В Государственной Думе на протяжении последних лет ведется  работа по созданию автоматизированной системы делопроизводства и документооборота. Определенный опыт в этом плане был  наработан за прошедшие годы, в  частности в процессе эксплуатации локальных вычислительных систем. С  учетом полученного опыта была проведена  работа по выбору базовой системы, отвечающей требованиям и условиям делопроизводства и документооборота в Государственной  Думе. Таковой стала программа  САДД (Система автоматизированного  делопроизводства и документооборота), разработанная известной организацией "Электронные офисные системы" на основе базовой системы "Дело - 96". С августа 2000 года эта система  поэтапно внедряется в Государственной Думе и к настоящему времени практически все структурные подразделения подключены к этой системе, работают в ней.

Уже сейчас можно сказать, что внедрение этой системы позволило  существенно усовершенствовать  делопроизводство и документооборот  Государственной Думы. Если раньше единая для всей Государственной  Думы система делопроизводства была скорее целью, то с внедрением САДД эта цель в значительной мере становится реальностью. Автоматизированная система  делопроизводства и документооборота позволила соединить и увязать  в единую информационную систему  все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение  документов Государственной Думе и  ее Аппарате. Наряду со значительным улучшением системы получения информации о  прохождении документов, она позволила  также избежать вынужденного дублирования ряда операций с документами, такой, например, как многократная регистрация  одних и тех же документов, улучшилась организация и эффективность  труда работников Аппарата, что, несомненно, оказывает положительное влияние  на деятельность палаты.

1.2             Нормативные акты, регламентирующие  порядок ведения делопроизводства  и организации системы документационного  обеспечения деятельности Государственной  Думы

Основными нормативными документами, на которые опирается система  документационного обеспечения  деятельности Государственной Думы, регламентирующими указанные процедуры  являются, прежде всего, Регламент Государственной  Думы и Инструкция по работе с документами  в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Регламент Государственной  Думы служит принципиальной основой, на которой строится вся система  документационного обеспечения  деятельности Государственной Думы. В нем подробно изложен порядок  рассмотрения Государственной Думой  вопросов, отнесенных к ее ведению  и, прежде всего, порядок законодательной  процедуры, организация, формы и  процедуры работы органов и подразделений Государственной Думы.

Целям детального описания принятой организации, порядка и  процедур делопроизводства служит Инструкция по работе с документами в Государственной  Думе. Наряду с текстовой частью, Инструкция имеет множество приложений, содержащих формы бланков документов, имеющих хождение в Государственной  Думе, различные справочные и учетно-регистрационные  формы.

1.3               Прием, обработка, регистрация,  распределение, прохождение, доставка  служебных документов и других  материалов

В Государственной Думе осуществляется централизованный прием служебных  документов и другой корреспонденции, адресованной палате, ее руководителям, подразделениям, депутатам Государственной  Думы. Обращения граждан принимаются  непосредственно Приемной Государственной Думы.

Регистрация законопроектов и других входящих документов осуществляется по технологии САДД. В процессе регистрации  на персональной электронно-вычислительной машине (ПЭВМ) заполняется электронная  регистрационная карточка со стандартным  набором заполняемых реквизитов. Информация о документе вводится в электронную базу данных и с  этого момента в электронные  регистрационные карточки вносятся данные о последующем прохождении  и исполнении зарегистрированных документов.

 

Принятая система учета  и регистрации, на наш взгляд, достаточно эффективна и позволяет оперативно обрабатывать несколько десятков тысяч  ежемесячно поступающих в Государственную Думу служебных документов

Прием и регистрация  законопроектов в Государственной  Думе.

Проекты федеральных конституционных  законов, федеральных законов, проекты  законов Российской Федерации о  внесении изменений и дополнений в действующие законы Российской Федерации и законы РСФСР, федеральные  конституционные законы и федеральные  законы, о признании их утратившими  силу либо о неприменении на территории Российской Федерации актов законодательства Союза ССР и др., как и все  поступающие в Государственную  Думу документы, принимаются и регистрируются в УДО, а конкретно в том же его подразделении, в котором принимаются и регистрируются любые другие входящие документы.

При регистрации законопроектов на них в системе САДД заполняются  стандартные электронные регистрационные  карточки, на сопроводительном письме к законопроекту проставляется  оттиск регистрационного штампа с указанием  регистрационного номера, даты и точного  времени регистрации документа. Этот же регистрационный номер проставляется  и на самом законопроекте (на титульном  листе) и этот номер сохраняется  за законопроектом на весь период его прохождения и рассмотрения.

Работа с обращениями  граждан, учреждений и организаций

Прием, регистрация и учет обращений граждан ведутся отдельно от приема, регистрации и учета  служебных документов, а именно в  Приемной Государственной Думы с  помощью автоматизированной системы "Приемная". Подготавливается программа, позволяющая связать систему "Приемная" с САДД.

Наряду с обращениями  граждан, по этой же в целом схеме  осуществляются прием, регистрация, направление  на рассмотрение также полученных писем, телеграмм, других документов учреждений и организаций, не относящихся к  законотворческой деятельности Государственной  Думы, другим рассматриваемым ею вопросам.

Учет и обращение  с документами в структурных  подразделениях

В подразделениях поступившие  туда после регистрации в УДО  документы подлежат обязательному  учету, но повторно не регистрируются, а используется регистрационная  карточка центральной картотеки. Учету  в подразделении подлежит и последующее  прохождение этих документов, вплоть до завершения исполнения или завершения другой формы работы с документом (например, учетом его в работе по обобщению материалов по той или  иной теме, учетом при подготовке законопроекта  и т.д.). Все это позволяет делать инструментарий САДД.

Документы, подготовленные в самих структурных подразделениях, как направляемые внутри Государственной  Думы, так и за ее пределы, регистрируются в этих подразделениях. Также с  использованием САДД. При этом в  случае направления так называемых внутренних документов обеспечивается принцип однократной их регистрации в подразделениях-получателях эти документы повторно не регистрируются.

 

Организация и ведение  делопроизводства в подразделении  обеспечиваются службой делопроизводства подразделения. В аппаратах комитетов, комиссий особую важность имеет возложенная  на указанные службы обязанность  учета и хранения документов и  дел, связанных с подготовкой  законопроектов к рассмотрению палатой, которая уже принимает решение  принять законопроект или отклонить. Соответственно в аппаратах комитетов  формируется и ведется основная часть дел с документами и  материалами по разработке законопроектов, по их обсуждению на разных этапах работы сними, туда поступают замечания  на законопроекты от субъектов Федерации, федеральных органов власти и  иных организаций, готовятся таблицы  поправок и другие необходимые документы.

Контроль за исполнением документов и поручений

В Государственной Думе осуществляется контроль за исполнением:

- принятых Государственной Думой постановлений;

- протокольных поручений  Государственной Думы и поступлением  ответов на парламентские и депутатские запросы;

- решений Совета Государственной Думы;

- поручений, содержащихся  в распоряжениях и резолюциях  на документах Председателя Государственной  Думы, его заместителей, Руководителя Аппарата;

- поручений, содержащихся  в резолюциях руководителей структурных подразделений.

Порядок осуществления указанного контроля в целом отвечает общепринятым правилам, а используемые при этом технические средства - это хорошо известные компьютерные программы  контроля исполнения документов и поручений (используются, в частности, некоторыми секретариатами, аппаратами ряда комитетов, другими подразделениями), а также  картотеки, контрольные журналы  и другой контрольный инструментарий.

Секретариаты, подразделения, службы или назначенные сотрудники, осуществляющие контроль, проверяют  правильность представленной информации о выполнении поручений, полноту  решения поставленных в них вопросов. Руководителю или органу, давшим поручение, периодически, не реже чем один раз  в месяц представляется обобщенная информация о ходе и результатах  их выполнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом в Государственной Думе сложилась определенная система документационного обеспечения ее деятельности. Организационно она состоит из структурных подразделений, обеспечивающих в централизованном порядке выполнение таких функций, как прием, обработка, регистрация, передача по назначению поступающих в Думу документов, обработка и отправка исходящих документов, машинописные и копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись (с расшифровкой) заседаний, обеспечение документами и материалами депутатов к заседаниям Государственной Думы численных функций осуществляет специальное подразделение аппарата Государственной Думы – управление документационного обеспечения и архива (УДО).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Работа  с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе  ГОСТов РФ). - М.: "Интел-Синтез, 2004.

2. Бобылева М.П. и Гуськов  В.А. Вопросы ведения номенклатуры  дел в условиях автоматизации  делопроизводства. - М.: Делопроизводство, 2003.

3. Вялова Л.М. Организация движения документов. - Спб.: Питер, 2004.