Особенности и задачи специальных мероприятий при проведении компаний по связям с общественностью

Целесообразно проводить  презентационный и информационный блоки (пресс - конференцию) в разных помещениях, так как в этом случае легче перейти от одной части  мероприятия к другой. Кроме того, может возникнуть проблема «разделения» публики – гости не всегда могут желать присутствия журналистов при их общении. Все эти вопросы также необходимо детально прорабатывать. По возможности после пресс-конференции можно организовать несколько мест для неформального общения, где журналисты могут плодотворно пообщаться в кругу своих коллег, а гости имеют возможность встретиться в более приватной обстановке.

Неформальное общение  – это коктейль (с напитками  и минимумом закусок), фуршет (более  обильное угощение, куда могут входить  горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или полноценный обед. В качестве сопровождения может быть использован  камерный оркестр, исполняющий негромкую  фоновую музыку, возможны недолгие и ненавязчивые вокальные вставки  или другие номера.

Прощание как часть  мероприятия нами выделено не случайно. Неплохо, если гость уйдёт с презентации  с каким-либо приятным подарком, сувениром  – ручкой, книгой, компакт-диском и  т.п. Эта вещь, особенно если она функциональна, будет напоминать о событии и  его организаторах, вызывать приятные эмоции.

Выставка для компании — это хорошая возможность  привлечь к себе внимание целевой  аудитории, распространить информацию об организации, презентовать продукт. Участие в выставке даёт компании и другие возможности: провести исследования, например, изучить спрос и потенциальный  рынок продукта; установить партнёрские  отношения с компаниями-участниками, провести переговоры с нужными людьми; получить в СМИ публикации о компании как участнике выставки; повысить уровень известности компании среди  общественности.

Процесс подготовки к участию  в выставке состоит из нескольких блоков: планирование участия; организация  и координация подготовительных работ; обеспечение необходимых  ресурсов для эффективного участия.

На первом этапе компания принимает решение об участии  в выставке, определяет, как будет  выглядеть стенд, что необходимо экспонировать и в каких объёмах, выбирает подходящую площадь и наиболее удобное место в выставочном зале, назначает ответственных за подготовку и планирует бюджет.

Подготовкой компаний к выставкам  занимаются различные специализированные фирмы, которые предлагают услуги по производству и монтажу стендов, оформлению выставочных площадок, подготовке полиграфической и сувенирной продукции  и т.д. Их работу необходимо тщательно  контролировать по срокам и качеству исполнения. Очень важно предусмотреть  хорошее освещение стенда, наличие  места для проведения переговоров, если есть возможность, то и комнаты  для гостей, а также для хранения верхней одежды.

К началу работы выставки у  компании должна иметься необходимая  полиграфическая продукция: брошюры, листовки, календари и т.п. Как  правило, готовится определенный набор  информационных материалов и небольших  сувениров, который распространяется среди посетителей выставки. Иногда организаторы выставки готовят тематический каталог, в котором компания-участник представляет свою информацию. Контроль за этим процессом ложится на специалиста по PR.

Подготовка и распространение  приглашений на выставку проводится её организаторами. Однако можно подготовить  собственные приглашения или  договориться с организаторами об адресной рассылке, чтобы пригласить нужных компании людей.

Важным моментом организации  участия в выставке является подготовка сотрудников, которые будут на ней  работать. Персонал должен уметь показать новый продукт, рассказать о его  свойствах, преимуществах и т.д. Первый день работы выставки важен с точки  зрения приобретения новых деловых  контактов, так как именно в это  время выставку посещают руководители организаций или менеджеры высшего  управленческого звена.

На открытии выставки, как  правило, присутствуют представители  СМИ, которые получают информацию об участниках для своих репортажей у организаторов, например в пресс-центре. В пресс-центре необходимо распространить пресс-релиз и другие информационные материалы об организации, с тем, чтобы название компании прозвучало в материалах, посвященных работе выставки[3].

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.  Эффективность  специальных мероприятий (презентаций,  выставок) при проведении компаний  по ССО

 

Лэни Арредонто выделяет пять критериев успешности. Остановимся на них подробнее.

1. Увлекательность. 

 Презентация – это  событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и  не лекция. Это нескучное и  полезное одновременно общение.  Приглашённые не должны скучать,  они должны получать информацию  с удовольствием. Существуют нехитрые  приёмы достижения увлекательности,  одним из которых является  диалог между ведущими (эффект  спектакля). Кстати, интереснее если  два человека ведущие и желательно  обоих полов! Пожалуй, оно ближе  к понятию «спектакль», так  как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность  за то, что происходящее будет  интересно приглашённым.

2. Содержательность.

 Пришедшие на презентацию  получают важную и значимую  для них информацию, которая им  полезна. Даже если развлекательные  моменты окажутся не в их  вкусе (что нежелательно), они  не пожалеют о затраченном  времени, так как будут удовлетворены  содержанием. Поэтому материал  должен быть представлен достаточно  полно. Это самый главный пункт  в отношении эффективности презентации,  который достигается за счёт  чёткой подготовки выступающих,  полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в  тематику, а также использования  технических средств. 

3. Визуализация (запоминаемость).

 Это крайне важное  условие успешности презентации.  Необходимо найти образное визуальное  решение главной идеи презентации,  маленький штришок, деталь, символизирующие  общую тему – тогда оно останется  в памяти, будет заставлять возвращаться  к предмету презентационного  события много дней спустя. Чаще  всего используются визуальные  выразительные средства и решения, совмещённые с юмором, аллегориями.

4. Интерактивность (активизация).

 Гости презентации  могут быть безучастными зрителями.  И всё же успешная, грамотная  презентация – это интерактивное  общение ведущих с залом. Формы  активизации используются самые  разные: от письменного и устного  анкетирования приглашённых до  прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является  – через убеждение побудить  людей к действию, желательному  для нас, организаторов презентации. 

5. Сбалансированность.

 Эффективная презентация  не должна иметь «флюсов», то  есть преобладания каких-то элементов  над другими. Всё должно стремиться  к гармонии, то есть презентация,  к примеру, не должна быть  излишне информационной и сухой  (в ущерб увлекательности) или  слишком поверхностной, развлекательной  (в ущерб содержательности). С  одной стороны, презентация содержит  объективную информацию, новость,  с другой – ей может быть  присущ индивидуальный стиль.  Важно сбалансировать презентацию  и по времени, отведённому для  ведущих, для демонстрации и  для угощения.

 Тем не менее, секрет  удачной презентации не только  в том, чтобы грамотно её  выстроить и отработать без  запинок и технических сбоев.  Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию  из ряда ей подобных и сделает её по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, – рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнёры». – Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией – напрасный труд. И что речь должна быть чёткой, логичной и грамотной».

Главный акцент выставки - демонстрация продукта. У выставок много общего с презентациями, но поскольку это  мероприятие более растянутое во времени, со свободным графиком посещения  участников, в этом случае у компаний нет возможностей выстроить какую-то органичную динамику процесса. Основное внимание при разработке выставок уделяется статичным средствам демонстрации (стенды) и средствам непрерывной презентации продукта: например, небольшие яркие презентации на экране. В любом случае необходимо разработать, прежде всего, внешнее оформление места проведения мероприятия: оно должно быть запоминающимся, удобным и в выгодном свете представлять ваш продукт всем желающим с ним ознакомиться.

Часто выставляющиеся компании стремятся внести разнообразие в  свою выставочную деятельность, включая  элементы шоу. Тогда необходимо помнить  о следующем: большинство выставочных  мероприятий направлено на корпоративных  потребителей и возможных посредников, людей довольно серьёзных и занятых; сама выставка - мероприятие скорее деловое, чем праздничное, поэтому  элементы развлечения будут не совсем уместны в этом формате; если компании хочется запомниться посетителям  с помощью ярких и неординарных ходов, следует помнить о том, чтобы они были идеологически  связаны с продуктом компании. Иначе воспоминание о представлении  останется, а о продукте - нет.

Одним из вполне уместных способов закрепления у аудитории памяти о контакте с компанией в формате  выставки является мелкая сувенирная продукция[4].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРИМЕРЫ  ИЗ ПРАКТИКИ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (ВЫСТАВОК, ПРЕЗЕНТАЦИЙ) ПРИ ПРОВЕДЕНИИ КОМПАНИЙ ПО ССО.

2.1. Проведение  презентации компании «Graffin-event» буровой установки «Арктика». Проведение Ямальского международного газового форума "Газ и газохимия".

 

Презентация буровой  установки «Арктика» 1.03.2012

1 марта в Екатеринбурге  состоялась презентация буровой  установки «Уралмаш 6000/400 ЭК-БМЧ» («Арктика»). Буровая установка, изготовленная  совместно со специалистами ООО «НЭУ», Представляет новое поколение эшелонных буровых комплексов с частично-регулируемым приводом со сдвоенным эшелоном в контейнерном исполнении.

В реализации данного мероприятия  принимала активное участие компания «Graffin - event». Общее количество участников презентации составило порядка 150 человек. Площадкой для проведения мероприятия были выбраны несколько залов в ККТ «Космос». С утра прошла конференция, где были озвучены доклады об особенностях буровой установки. После бизнес-ланча для иногородних участников специалистами агентства была организована обзорная экскурсия по основным достопримечательностям Екатеринбурга.

Торжественная часть мероприятия  проходила на территории завода «Уралмаш», где все гости мероприятия  смогли совершить экскурсию по буровой  установке. Презентация закончилась  чудесным банкетом в ресторане «Зимний  сад»[5]. 

Проведение Ямальского международного газового форума «Газ и газохимия».

23 и 24 марта 2011 года  в Новом Уренгое состоялся  Ямальский международный газовый форум "Газ и газохимия".

Слова приветствия в честь  Открытия Ямальского международного форума «Газ и Газохимия» были получены от лица губернатора Ямало-Ненецкого Автономного Округа Дмитрия Николаевича Кобылкина:

«Я убеждён, что Ямальский Газовый Форум послужит импульсом для рождения и реализации новых идей. Участие в нём представителей органов власти и энергетических компаний, специалистов и учёных позволит создать условия для дальнейшего развития российского топливно-энергетического комплекса и международного сотрудничества. Со своей стороны, власть округа всегда открыта для конструктивного диалога и готова создавать благоприятные условия для успешной работы».

На выставке было собрано  рекордное количество промышленных организаций и научных центров (более 73 наименований, в том числе 160 участников выставки). В деловом  центре «Ямал» были представлены последние  разработки для развития газовой  отрасли и высокотехнологичных  производств.

23 и 24 марта 2011 года  в «Ямале» были проведены: пленарное  заседание, научно-практические  конференции, «Круглый стол»,  выставки и презентации, направленные  на содействие социальному развитию  газового и газохимического комплекса Тюменской области в целом. Компания ООО «Цемент Сервис», также принимала в этом активное участие и получила достойную награду за высокое качество и активное продвижение своей продукции на региональный рынок.

Каждый желающий получил  отличную возможность не только узнать интересующую информацию об организации, получить необходимую консультацию по всем интересующим вопросам, но и  получить подробное описание интересующей марки цемента (в том числе  паспорта качества на каждый интересующий продукт, сертификаты соответствия, прайс-листы и т.д.).

  Работая с 2008 года, компания заняла достойное место  в глазах компаний всей Тюменской  области.

Итогами данной выставки стали  не только создание партнёрского общения  с компаниями – участниками, но и  создание новых прочных отношений  с потенциальными компаниями – клиентами ООО «Цемент-Сервис».