Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Октября 2013 в 17:46, реферат
Секретари-референты многих некрупных фирм, предпринимательских структур в малом бизнесе одновременно с выполнением функции документационного обеспечения деятельности фирмы и функции обеспечения ее информационной безопасности выполняют комплекс операций, свойственных обычно службе персонала.
Вопросы документирования трудовых правоотношений, ведения личных дел и учетно-справочного аппарата, составления отчетности по кадрам, как правило, в достаточной степени известны секретарям-референтам.
ПЕРСОНАЛ И КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ Е. СТЕПАНОВ | |
Секретари-референты многих
некрупных фирм, предпринимательских
структур в малом бизнесе одновременно
с выполнением функции Вместе с тем, при выполнении
работы, связанной с персоналом,
секретари-референты всегда должны
учитывать, что деятельность любой
фирмы связана с использованием
определенного объема конфиденциальной
информации и то, что персонал владеет
этими сведениями. Утрата их по вине
персонала может нанести ущерб
интересам и престижу фирмы, успеху
в бизнесе. Подобное обстоятельство
требует от секретаря-референта
знания тех особенностей, которые
необходимо соблюдать при подборе,
отборе и приеме на работу или переводе
на должность, увольнении сотрудников
фирмы, деятельность которых связана
с оперированием Персонал является первостепенным
и наиболее сложным элементом
управления государственными и негосударственными
структурами. В концепции экономической
безопасности кадровая политика играет
профилактическую роль по отношению
к множеству видов угроз, исходящих
от персонала, в том числе такой
угрозы как неблагонадежность Секретарь-референт хорошо знает, что в современных некрупных предпринимательских структурах практически каждый основной сотрудник становится носителем ценных и конфиденциальных сведений, которые представляют интерес для конкурентов и криминальных сообществ. В связи с этим, помимо профессиональных способностей, сотрудники фирмы должны обладать высокими личными и моральными качествами. Они добровольно соглашаются на определенные ограничения в использовании информационных ресурсов и вырабатывают в себе самодисциплину, самоконтроль действий, поступков и высказываний. Процессу приема сотрудника на работу, связанную с конфиденциальной информацией, предшествует ряд подготовительных аналитических этапов, которые позволяют составить точное представление о том, какой специалист и какой квалификации действительно нужен для данной должности, какими деловыми, личными и моральными качествами он должен обладать. Особенно это касается вновь вводимых должностей и новых направлений работы. В результате выполнения указанных подготовительных мероприятий составляется описание должности - вспомогательный документ, близкий по структуре должностной инструкции, который определяет всесторонние требования к кандидату на должность. Наличие описания должности облегчает процедуру подбора кандидатов и делает их отбор более обоснованным и объективным. Кандидаты, предварительно ознакомившись с этим документом, могут сделать достоверный вывод о соответствии своих желаний тем требованиям, которые указаны в описании должности, и в результате согласиться или отказаться от предложенной работы. Поиск кандидата на вновь
создаваемую или вакантную С другой стороны, не следует
отказываться от подобного метода,
потому что случайный человек
может оказаться идеальной 1. Поиск кандидата внутри фирмы, особенно, если речь идет о руководителе, специалисте высокого уровня или сотруднике, работа которого будет связана с владением тайной фирмы. Этот метод дает возможность продвигать способных сотрудников по служебной лестнице и заинтересовывать подобной перспективой всех сотрудников фирмы. Перераспределение персонала в соответствии с его склонностями, профессиональной грамотностью и преданностью делам фирмы всегда дает большой положительный рост эффективности работы фирмы и с достаточной степенью гарантии обеспечивает ее информационную безопасность. Большим преимуществом этого метода является то, что о кандидате достаточно много известно всему коллективу фирмы и судить о его профессиональных и личных качествах, соответствии предлагаемой должности можно на основании достаточного широкого круга мнений. 2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений, установление связей с подразделениями вузов, занятыми трудоустройством выпускников. Можно иметь достаточно полную информацию о профессиональных, личных и моральных качествах студентов. Очень эффективно вести поиск (даже на средних курсах) наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учебы к работе в фирме, отплачивать их труд и, может быть, оплачивать обучение в учебном заведении, на специальных курсах, посылать на стажировку в другие страны за счет фирмы. Коллектив фирмы должен регулярно омолаживаться. Это лекарство от застоя в идеях, путь к перспективному успеху. 3. Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда, службы занятости, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, трудоустройству молодежи, бывших военнослужащих и т.п. Подобные агентства, помимо целенаправленного поиска необходимых специалистов высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по заказу фирмы, в том числе одновременно в области обеспечения информационной безопасности фирмы. 4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным характером, т.к. с рекомендуемыми людьми сотрудникам придется работать вместе. При подборе сотрудников для работы с конфиденциальной информацией важно не только определить пути поиска кандидатов, но и установить правовое обоснование тех ограничений во владении и использовании информации, которые неминуемо касаются данных сотрудников. Правовой основой введения на фирме определенных ограничений на работу персонала с конфиденциальной информацией является наличие основополагающего пункта об информационной безопасности в уставе фирмы и пункта в коллективном договоре о согласии трудового коллектива соблюдать требования по защите информации и нести ответственность за невыполнение этих требований, а также соответствующего пункта в Правилах внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих фирмы. Организационные мероприятия при подборе и работе с персоналом, получающим доступ к конфиденциальной информации, можно разделить на несколько групп :
Подобные сложности в работе с персоналом определяются, прежде всего, большой ценой решения о допуске лица к тайне фирмы, а также наличием на фирме небольшого контингента сотрудников, служебные обязанности которых связаны с тайной фирмы (руководители, ответственные исполнители, секретарь-референт). Западные специалисты
по обеспечению экономической Технологическая
цепочка приема сотрудников, работа
которых будет связана с
Особенностью технологической цепочки является то, что по итогам выполнения любой из процедур (до издания приказа о приеме или переводе) руководство фирмы или сам кандидат могут отказаться от дальнейшего продолжения процесса приема на работу. При подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки. Важно уже на первых этапах отбора отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику. Особое внимание секретарь-референт должен обращать на анализ достоверности и правильности оформления персональных документов: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие в документах необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточек и личности гражданина (на фотографии очки, борода, парик - только при постоянном ношении), соответствие формы бланка документа годам их использования, отсутствие подчисток, незаверенных исправлений, попыток замены листов, фотографий и т.п. Все печати должны соответствовать названиям тех организаций, которые выдали документ. Например: трудовая книжка должна соответствовать форме, установленной для того периода времени, когда она была выдана, или иметь надпись "дубликат", содержать запись об увольнении с последнего места работы, заверенную печатью и т.п. При каких-то сомнениях гражданина
просят представить дубликаты По мнению многих специалистов в области защиты информации при беседах и собеседованиях с кандидатами на должность преследуются следующие цели:
Ответы кандидата фиксируются и отдельные из ответов, вызывающие сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, путем тестирования и другими приемами (если это необходимо - с помощью частных детективных агентств). Особое внимание обращается
на правильность составления вопросников
для собеседования с Одной из главных задач собеседования и тестирования является выявление несоответствия мотивации в различных логических группах вопросов. Например: несоответствие - хочет получать большую зарплату, но раньше ее уже получал, работал близко от дома, а хочет работать на предприятии, находящемся на значительном отдалении и т.п. С точки зрения безопасности психологический отбор способствует:
Основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный работник, связанный с конфиденциальной информацией:
Личные качества, не способствующие сохранению секретов:
Психологический отбор, как утверждают специалисты, не заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев и лиц, знающих кандидата, оперативная проверка в правоохранительных органах и т.д.). Только при умелом сочетании традиционных и психологических кадровых методов анализа можно с высокой степенью достоверности прогнозировать поведение сотрудников в различных, в том числе экстремальных ситуациях. При проведении любых экспертных мероприятий(собеседования, тестирования и т.п.) надо быть абсолютно уверенным в том, что перед вами именно тот человек, который выступает в роли кандидата на должность. Это подразумевает тщательную проверку паспортных данных, фотографий и самого претендента. Очки, парики, макияж и т.п. могут резко изменять внешность испытуемого. Целесообразны цветные фотографии, дающие возможность сравнить цвет глаз, волос, кожи лица. Ход собеседования может фиксироваться в аудио-, видеорежиме. Обычно отобранным для работы считается кандидат, у которого результаты анализа документов, собеседований, проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу и не содержат данных, которые препятствовали бы приему на работу с конфиденциальной информацией. Следует учитывать, что материалы проверок и анализа кандидатов на должность (в том числе, вопросники и протоколы собеседований, заполненные тесты, анкеты, а также используемые виды тестов и "ключи" к тестам, тестовые нормы, инструкции по проведению и интерпретации и другие подобные материалы) являются строго конфиденциальной информацией. Кандидаты не должны заранее знать содержание вопросников, анкет и тестов. Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации и сохранении тайны фирмы претендент подписывает до того, как ему секретарем-референтом будут сообщены состав ценных сведений, с которыми он будет работать и порядок защиты этих сведений. Обязательство (договорное обязательство) или подписка о неразглашении конфиденциальных сведений представляет собой правовой документ, которым претендент добровольно и письменно дает согласие на ограничение его прав в отношении использования конфиденциальной информации, дает обещание не разглашать те сведения, которые ему будут доверены или станут известны по службе. Подобные обязательства
подписывают не только претенденты
на работу в данной фирме, но и все
лица, тем или иным образом участвующие
в работе фирмы и потенциально
имеющие возможность узнать элементы
тайны фирмы (например, акционеры, поставщики,
работники сотрудничающих с фирмой
рекламных и торговых структур, эксперты,
а также служащие фирмы, которые
не имеют непосредственного Обязательства подписки или соглашения о неразглашении тайны фирмы не дают полной гарантии сохранения этих сведений, однако, как показывает практика, существенно снижают риск разглашения персоналом или иными лицами этих сведений, риск незаконного их использования, а также число попыток конкурентов внедрить на фирму свою агентуру. После подписания обязательства и проведения беседы-инструктажа с претендентом заключается трудовой договор (контракт). В контракте должен быть пункт об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну фирмы, а также конфиденциальные сведения партнеров и клиентов, обязательстве соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений и т.п. Обязательно указывается степень ответственности за разглашение тайны фирмы или несоблюдение правил защиты информации. Обычно - расторжение трудового договора и, при необходимости, последующее судебное разбирательство. Материалы, связанные с профессиональным и психологическим анализом данного работника (протоколы собеседований, тесты, протоколы бесед и опросов и т.п.), подшиваются в дело "Материалы по приему сотрудников на работу", но не в личное дело сотрудника. Дело с материалами имеет гриф конфиденциальности "Строго конфиденциально". После получения допуска
к конфиденциальной информации сотрудник
должен быть первоначально индивидуально
обучен правилам работы с документами,
базами данных, с которыми ему предстоит
работать. Результат обучения фиксируется
в обязательстве. Отметка заверяется
подписями секретаря-референта Секретарю-референту важно
также помнить, что определенные
особенности имеются и в Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:
Стабильность кадрового состава является важнейшим направлением защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов - наиболее опасный и трудно контролируемый канал утраты информации. Необходим тщательный анализ причин увольнения сотрудников. |