Придание юридической силы документам внутренней переписки

Так как  переписка в любой организации  считается неотъемлемым звеном, без  которого не возможно общение между  сотрудниками, то я предпочтительно  выбрала для себя эту тему, чтобы  полностью разобраться в ней и помочь  
понять ее своим коллегам.

Подводя итоги проделанной работы, можно сделать следующие выводы. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Итак, теперь мы знаем, что такое внутренняя переписка, как правильно составлять и оформлять  документы, и смело можем практиковать свои знания на практике. Нам уже известно, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации  
и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается  
в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы  учёта позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоёмкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учёт и сохранность. В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Российское  делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь – от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними  
в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определённой организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Журнал «Секретарь-референт» выходит с 2002г.

2. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: "Книга сервис", (издание 8-е, переработанное и дополненное), 2002.

3. http://sekretar-info.ru/.

4. http://vprikaz.com/.

5. «Секретарское дело» Кузнецова, Изд. 3-е, исправленное ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999.

6. http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo.

7. http://www.sekretariat.ru/magazine/archive.

8. Энциклопедия секретаря. Москва 2004 В.И. Андреева. М.: МЦФЭР, 2004ю – 688 с.

9. http://edou.ru/.

10. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011.–272 с.

11. Федеральный закон от 22 декабря 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном  
деле в Российской Федерации».

¹ РКК – регистрационно-контрольные карточки.