Теория организации

    Закон наименьших используется при анализе  деятельности организации или подразделения, так как любой анализ предполагает выявление узких мест (недостатков  в работе) и принятия действий по их устранению.В ходе нашего анализа было выявлено несколько слабых мест- это недостатки в рекламной политике, средний уровень цен. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОПИСАНИЕ  ДОЛЖНОСТНОЙ ПОЗИЦИИ В ИЕРАРХИИ ОРГА-НИЗАЦИИ.

                    Схема 1.1 - Организационная структура

     Средняя численность персонала 21 человек, она включает в себя:

• Директор – 1 чел.
• Бухгалтер – 2чел.
• Менеджер по поставкам – 1 чел.
• Маркетолог – 1 чел.
• Продавец – консультант - 2 чел.
• Кассир – 1 чел.
• Водитель – 3 чел.
• Сборщики-грузчики – 6 человек.
• Заведующий складом – 1 человек.
• Электрик – 1 чел.
• Уборщица – 2 чел.

    Данной  компании присуща линейная организационная  структура.

    Основы  линейных структур составляет так называемый «шахтный» принцип («принцип колодца») построения и специализация управленческого  процесса по функциональным подсистемам  организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб («шахта»  или «колодец»), пронизывающая всю  организацию сверху донизу.

    Преимущества  линейных структур:

• четкая система взаимных связей внутри функций и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью функций, составляющих деятельность;
• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных функциональных подразделений на прямые указания вышестоящих.

    Недостатки  линейной структуры:

• в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы доминирует над стратегическими;
• слабые горизонтальные связи между функциональными подразделениями порождают волокиту и перекладывание ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом разные, и часто взаимоисключающие;
• большое число «этажей» или уровней управления между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;
• перегрузка управленцев верхнего уровня;
• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

    Таким образом, можно заключить, что в современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства.

    Можно предположить, что использование  другой организационной структуры, деятельность предприятия была более  эффективной. Проведя небольшой  анализ организационных структур, на мой взгляд, самая подходящая и эффективная организационная структура - процессная.

    Преимущества  процессных структур:

• четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;
• четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;
• наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи;
• быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;
• в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованны и сонаправленны.

    По  мнению некоторых исследователей, основное преимущество процессной структуры заключается в ее способности к быстрой реакции и адаптации к изменениям внешней среды, инновациям и накоплению уникальных компетенций. 
 

    Организационная культура. Методика подбора, отбора, адаптации и обучения в компании - неотъемлемая часть корпоративной культуры. Компания ориентируют своих сотрудников на долговременные цели с помощью основных рычагов: продвижение кадров в компании, делегирование полномочий и ответственности, поощрение лучших специалистов и т.д.

    Смысл культуры заключается в том, чтобы  ценности компании и работающего  в ней человека совпадали. Это  относится и к внешним проявлениям, поэтому в организации существуют определенные правила поведения. Сюда относится дресс-код, присутствие у всех сотрудников единого элемента (фирменные ручки, футболки и т.п.), символизирующего принадлежность к данной фирме. В каждой компании свои правила внутреннего и внешнего общения. Эти правила прописываются в корпоративном кодексе.

    Использование электронных средств связи помогает эффективно упорядочивать процессы внутрифирменного взаимодействия. Внутренняя электронная почта уже давно стала одним из неотъемлемых компонентов корпоративной культуры предприятия. Сотрудники приучились формулировать свои мысли в письменном виде (в письменном виде необходимо говорить кратко и по существу, необходимо нести ответственность за сообщаемую информацию, поскольку ее достаточно просто перепроверить; происходит резкая экономия времени, затрачиваемого на деловое общение; существующие информационные потоки достаточно легко анализировать, делая выводы об эффективности их организации). Более того, это дает дополнительные возможности: каждый сотрудник может связаться по электронной почте с директором и поделиться своими проблемами.

      Сайт также способствуют поддержанию  корпоративного духа и формированию  сплоченности коллектива.  На  сайте происходит обмен впечатлениями, мнениями, дается обзор основных мероприятий, происходящих на предприятии.

    Смена сотрудников не способствует формированию коллектива, этот фактор влечет снижение производственных показателей. Здесь  необходимы программы по поддержанию  и развитию корпоративного духа. К  таким мероприятиям можно отнести:

    - подарки  ко дню рождения и к основным  праздникам:

    - предоставление  скидок на продукцию фирмы: 

    - кредиты  под небольшие проценты, материальная  помощь:

    - оплата  мобильной связи: 

    - забота  о детях сотрудников: организация  детских праздников, сладкие новогодние  подарки: 

    - обеды  в собственной столовой:

    - питьевая  вода в офисе: 

    - проведение  корпоративных мероприятий в  офисе (празднование Нового года, Дня компании и т.д.).

    Закон информированности – упорядоченности  – в организационном целом  не может быть больше порядка, чем  информации.

    Упорядоченная система характеризуется наличием установленных взаимосвязей между  элементами системы. Порядок модно  считать полным, если известно количество и состав компонентов системы, образ  действия каждого из них и системы  их взаимодействий.

    Информация – сведения, которые снижают неопределенность системы для наблюдателя.

    Информация  имеет объективный характер и  существует независимо от создания людей, при этом наиболее сложно и одновременно наиболее отчетливо она проявляется  в мышлении людей. Представление  об интересующем нас объекте мы получаем на основании восприятия его различных  состояний. Чем больше состояний  проявляет объект, тем больше его  разнообразие. Чем больше информации об объекте, тем более предсказуемо его поведение, свойства, а значит, выше упорядоченность, организованность объекта. Руководитель, зная объективный характер закона, должен создать эффективную систему документооборота в организации, активно изучать внешнюю среду. Все это способствует повышению устойчивости организации. Порядок в организации формируется путем разработки и применения системы организационных документов:

    - положения  о структурных подразделениях,

    - штатное  расписание,

    - правила  внутреннего трудового распорядка,

    - должностная  инструкция.

    Закон единства анализа  и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.

    Анализ, или декомпозиция, — это разделение целого на части или представление  сложного объекта в виде простых  составляющих. Анализ причинно-следственных связей между выделенными частями  сводится к нахождению необходимых  и достаточных условий для  поддержания требуемого взаимодействия между этими частями целого. Суть синтеза состоит в объединении  простых составляющих объекта в  единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи. Здесь  могут помочь опыт и интуиция, причем опыт помогает при повторяющихся  ситуациях, а интуиция — при новых  обстоятельствах. Важно, чтобы в  процессе декомпозиции не были потеряны важные свойства составных частей целого. Не менее важно, чтобы исполнители  не забывали о том, что каждое подразделение  в организации является лишь частью единой системы, управление любой целенаправленной динамической организационной системой предусматривает выработку и  реализацию конкретных решений. Решение, принимаемое по управлению социально-экономической  организацией или какой-либо ее частью, является связующим элементом между звеньями управления и звеньями, выполняющими конкретные функции. Кроме того, с помощью управляющих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления. С этой точки зрения решение — это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми.

    Как правило, решения принимаются в  соответствии с иерархией распределения  властных полномочий, определяемой организационной  структурой. Звенья верхних ступеней иерархии принимают решения по управлению подчиненными им звеньями нижних ступеней иерархии. Эффективность принимаемых  управленческих решений определяет выживаемость организации в условиях острой конкурентной борьбы.

    Закон композиции и пропорциональности. Организация представляет собой единый, целостный развивающийся объект, для которого как для целенаправленной динамической самонастраивающейся системы характерна тенденция к объединению. Формирование объединений различного уровня происходит в соответствии с законом композиции и пропорциональности, который утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности.

    Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания, что особенно характерно для современных организаций, работающих в условиях глобализации экономической и политической деятельности мирового сообщества. На этом фоне происходит активное формирование организаций «мирового масштаба», которые принято называть надорганизациями, поскольку они регулируют или влияют на работу таких больших организационных систем, как целые государства. Что касается деловых организаций, то применительно к ним закон композиции и пропорциональности выражается в стремлении к работе с добросовестными и надежными партнерами.

    Если  речь идет об организациях производственного  типа, то в качестве таких партнеров  в первую очередь выступают поставщики сырья, материалов, комплектующих изделий, а также организации, осуществляющие сбыт продукции. По мере развития и  завоевания определенного сектора  рынка налаживается взаимодействие не только с партнерами, но и с  потребителями производимого организацией продукта или оказываемых услуг, а также с конкурирующими организациями, осуществляющими аналогичную деятельность. Взаимодействие с конкурентами по возможности  не должно носить антагонистического характера, так как это увеличивает  риск и затрудняет деятельность всех противоборствующих организаций. Желательно большую часть потенциальных  конкурентов превратить в своих  друзей и партнеров. Задача звена  управления состоит в ускорении  этого процесса и минимизации  материальных и интеллектуальных затрат. В процессе реализации этой тенденции  возникают деловые объединения  сложного типа, которые тоже называются надорганизациями. Для современного этапа развития экономической и хозяйственной деятельности в России характерно наличие трех мощных факторов, вынуждающих предприятия создавать объединения и реализовывать совместные групповые стратегии развития. Первый из них связан с общим состоянием экономики страны, второй—с деятельностью банков, третий – с внедрением новых рыночных технологий ведения бизнеса.