Анализ предназначения информационного обеспечения управления

1. Анализ предназначения  информационного обеспечения управления.
1. Информация для стратегического планирования.

В разделе анализируются  сущность стратегической информации. Цели ее получения и обработки. 

«Под термином "информационное обеспечение" понимается, взаимосвязанная совокупность различных элементов, их взаимодействие организовано определенным образом в общую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.»(Афанасьев М. П.)

Таким образом, можно сделать вывод, что смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, а также научной методологии и методики с новейшими технологическими средствами.

Для того чтобы оценить  информационное обеспечение управления, необходимо знать виды информации,  для управления предприятием, и уровни управления на организации. Для этого рассмотрим информационную пирамиду.

Рассмотрим высший  уровень  управления, на данном уровне необходима информация  для стратегического  управления. Согласно данной информации высшее руководство предприятия принимает решения, а так же следит за контролем выполнения поставленной задачи. Руководителями  высшего звена в большинстве случаев могут являться председатель Совета, президент, вице-президент корпорации и казначей корпорации.

На среднем уровне, рассматривают  тактическую информацию. Согласно данной информации разрабатываются тактические  планы и решения по их разработке принимают руководители среднего звена. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена, и передают эти решения обычно после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым линейным руководителям. Руководителями среднего звена являются руководителями различных отделов. В некоторых организациях, численность руководителей среднего звена очень значительна, поэтому существует понятие разделения среднего звена, так же на высшее и низшее.

Рассмотрим низший уровень  управления , это могут быть Младшие начальники, которых также называют руководителями первого (низового) звена или операционными руководителями . Данный уровень является организационным, который находится непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Младшие начальники (или супервайзеры) в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители этого звена часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование. Типичным названием должности на данном уровне является мастер, мастер смены, заведующий отделом.

(http://www.newreferat.com http://sbiblio.com/biblio/archive/anikin_logistika/01.aspx)

 

Также необходимо учитывать  внешнюю и внутреннюю информацию. Для того чтобы знать рынок, сильные и слабые стороны, как конкурентов на рынке, так и самого предприятия, к внешней информации можно отнести информацию о доступности ресурсов, о географическом положении, о транспортировки, о конкурентах и так далее, к внутренней информации же можно отнести информацию: о поставщиках, о посредниках, о клиентуре, о финансовых ресурсах, о конкурентоспособности предприятия . Для того, чтобы вся эта информация была правильно собрана и анализирована, в организации есть соответствующая служба, которая называется канцелярия. Каждая организация должна иметь такую службу ведь  основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов, так как любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. Для того, чтобы такого не происходило в организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. «Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, то есть система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации»(А. Афанасьев).

Далее мы рассмотрим структуру документооборота предприятия.

 

 

 

 

 

 

 1.2Документооборот: Общая структура документационного обеспечения управления.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится  до исполнителей, действия которых  контролируются (рис.1).( Кузнецова Т.В.)

 

 

Рис.1. Схема документационного  обеспечения управления

 
                 Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения документов высшим уровнем управления., это может быть руководитель, либо лицо замещающее его, документы регистрируются и передаются исполнителям, то есть на средний уровень управления. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. (Кузнецова Т.В.)

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы  должны направляться исполнителям в  соответствии с их обязанностями, чтобы  избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота Внешний  контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая  документация - это документы, которые  несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. (Кузнецова Т.В.)

 

Рис. 3. Схема документооборота

 
Если документ создается в самой  организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре  прохождения документа часто  возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда  появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Организация должна располагать  также методами идентификации, сбора  и анализа различных видов  данных, полезных для определения  будущей политики. Для этого на производстве информацию не только распределяют, но хранят и актуализируют .

 

1.3Распределение  информации, ее  хранение   актуализация  и удаление из оборота предприятия 

 

 

 Вся документация организации  делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы; 
• внутренние документы.

 

 По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

• входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
• в работе, которые ждут его действий;
• на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

 

 В технологической цепочке обработки  и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

 

 

Общие требования и задачи, решаемые системами документооборота  

Вначале рассмотрим общие  требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности. 

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Архитектура системы также обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями. 

Модульность, Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельньгх модулей, интегрированных между собой. 

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции. 

Системы управления информацией на производстве характеризуются следующими функциями: 

Ввод

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию  документов, поступающих из множественных  источников: по сети, с дисков, модемов  и сканеров. Это должны быть документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Хранение

Централизованное  хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

• возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
• организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
• высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
• экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
• возможность централизованного развития вычислительных средств.

 

 Актуализация 

Актуализация  — это процесс и результат произвольных (преднамеренных) или непроизвольных (непреднамеренных) психических действий, заключающихся в извлечении из памяти усвоенной информации или опыта и подготовки их к немедленному использованию.( Елгина Е.Б)

Информация в организации  регулярно устаревает и теряет свою ценность. Чтобы этого не произошло, в организации, производят актуализацию баз данных.

Процедура актуализации избавляет  персонал от лишней работы по проверки контактной информации.

Что такое актуализация базы данных?

• Приведение существующих баз данных в структурированный электронный вид;
• Обеспечение постоянного обновления сведений;
• Сбор и организация поиска всех необходимых для пополнения базы сведений;
• Выявление потенциальных клиентов силами call центра, по утвержденному Вами сценарию.

Техническим результатом  является защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа.

Удаление информации из оборота предприятия

После того как, на предприятии, вступает в силу новый документ, нужда в старом становится не актуальной. Для того чтобы удалить документ из оборота предприятия необходимо нанести на него определенную маркировку, которая определяется в соответствии с решение руководства предприятия, маркировка будет означать, что документ является не действительным. Через некоторое время ( промежуток времени определяется для компании самостоятельно), документ отправляется в архив для дальнейшего хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. (Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004.)
2. (Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004)
3. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.