3.Внутримашинное
иформационное обеспечение
Внутримашинное информационное
обеспечение включает макеты (экранные
формы) для ввода первичных данных в ЭВМ
или вывода результатной информации, и
структуры информационной базы: входных,
выходных файлов, базы данных.
Проектирование экранных
форм электронных документов
Под электронными формами
документов понимается не изображение
бумажного документа, а изначально электронная
(безбумажная) технология работы; она предполагает
появление бумажной формы только в качестве
твердой копии документа.
Электронная форма документа (ЭД) — это страница с пустыми полями,
оставленными для заполнения пользователем.
Формы могут допускать различный тип входной
информации и содержать командные
кнопки, переключатели, выпадающие
меню или списки для выбора.
Создание форм электронных документов требует использования специального
программного обеспечения. К недостаткам электронных
документов можно отнести неполную юридическую
проработку процесса их утверждения или
подписания.
Технология обработки электронных
документов требует использования специализированного
программного обеспечения — программ
управления документооборотом, которые
зачастую встраиваются в корпоративные
ИС.
Проектирование форм
электронных документов, т.е. создание шаблона формы
с помощью программного обеспечения проектирования
форм, обычно включает в себя выполнение
следующих шагов:
создание структуры
ЭД — подготовка внешнего вида
с помощью графических средств проектирования;
определение содержания
формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;
определения перечня
макетов экранных форм — по каждой задаче проектировщик
анализирует "постановку" каждой
задачи, в которой приводятся перечни
используемых входных документов с оперативной
и постоянной информацией и документов
с результатной информацией;
определение содержания
макетов — выполняется на основе анализа
состава реквизитов первичных документов
с постоянной и оперативной информацией
и результатных документов.
Работа заканчивается программированием
разработанных макетов экранных форм и
их апробацией.
Информационная
база и способы ее организации
Основной частью внутримашинного
информационного обеспечения является информационная база. Информационная
база (ИБ) — это совокупность данных,
организованная определенным способом
и хранимая в памяти вычислительной системы
в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются
информационные потребности управленческих
процессов и решаемых задач.
Все файлы ИБ можно классифицировать
по следующим признакам:
по этапам обработки (входные, базовые, результатные);
по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
по назначению (по типу функциональных подсистем);
по типу логической
организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
по способу физической
организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).
Входные файлы создаются с первичных
документов для ввода данных или обновления
базовых файлов.
Файлы с результатной информацией предназначаются
для вывода ее на печать или передачи по
каналам связи и не подлежат долговременному
хранению.
К числу базовых файлов,
хранящихся в информационной базе,
относят основные, рабочие, промежуточные,
служебные и архивные файлы.
Основные файлы должны иметь однородную структуру
записей и могут содержать записи с оперативной
и условно-постоянной информацией.
Оперативные файлы могут создаваться на базе одного
или нескольких входных файлов и отражать
информацию одного или нескольких первичных
документов.
Файлы с условно-постоянной
информацией могут содержать справочную,
расценочную, табличную и другие виды
информации, изменяющейся в течение года
не более чем на 40%, а следовательно, имеющие
коэффициент стабильности не менее 0,6.
Файлы со справочной информацией должны
отражать все характеристики элементов
материального производства (материалы,
сырье, основные фонды, трудовые ресурсы
и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения
об элементах Материальной сферы, например
о ценах. Нормативно-расценочные файлы
должны содержать данные о нормах расхода
и расценках на выполнение операций и
услуг. Табличные файлы содержат сведения
об экономических показателях, считающихся
постоянными в течение длительного времени
(например, процент удержания, отчисления
и пр.). Плановые файлы содержат плановые
показатели, хранящиеся весь плановый
период.
Рабочие файлы создаются для решения конкретных
задач на базе основных файлов путем выборки
части информации из нескольких основных
файлов с целью сокращения времени обработки
данных.
Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов
тем, что они образуются в результате решения
экономических задач, подвергаются хранению
с целью дальнейшего использования для
решения других задач. Эти файлы, так же
как и рабочие файлы, при высокой частоте
обращений могут быть также переведены
в категорию основных файлов.
Служебные файлы предназначаются для ускорения
поиска информации в основных файлах и
включают в себя справочники, индексные
файлы и каталоги.
Архивные файлы содержат ретроспективные данные
из основных файлов, которые используются
для решения аналитических, например прогнозных,
задач. Архивные данные могут также использоваться
для восстановления информационной
базы при разрушениях.
Организация хранения файлов
в информационной базе должна отвечать
следующим требованиям:
полнота хранимой информации
для выполнения всех функций управления
и решения экономических задач;
целостность хранимой информации,
т. е. обеспечение непротиворечивости
данных при вводе информации в ИБ;
своевременность и одновременность
обновления данных во всех копиях данных;
гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
реализуемость системы, обеспечивающая
требуемую степень сложности структуры
ИБ;
релевантность ИБ, под которой
подразумевается способность системы
осуществлять поиск и выдавать информацию,
точно соответствующую запросам пользователей;
удобство языкового интерфейса,
позволяющее быстро формулировать запрос
к ИБ;
разграничение прав доступа,
т.е. определение для каждого пользователя
доступных типов записей, полей, файлов
и видов операций над ними.
Существуют следующие способы организации
ИБ: совокупность локальных файлов,
поддерживаемых функциональными пакетами
прикладных программ, и интегрированная
база данных, основывающаяся на использовании
универсальных программных средств загрузки,
хранения, поиска и ведения данных, т.е.
системы управления базами данных (СУБД).
Локальные файлы вследствие
специализации структуры данных под задачи
обеспечивают, как правило, более быстрое
время обработки данных. Однако недостатки
организации локальных файлов, связанные
с большим дублированием данных в информационной
системе и, как следствие, несогласованностью
данных в разных приложениях, а также негибкостью
доступа к информации, перекрывают указанные
преимущества. Поэтому организация локальных
файлов может применяться только в специализированных
приложениях, требующих очень высокой
скорости реакции при импорте необходимых
данных.
Интегрированная
ИБ, т.е. база данных (БД) — это
совокупность взаимосвязанных, хранящихся
вместе данных при такой минимальной избыточности,
которая допускает их использование оптимальным
образом для множества приложений.
Централизация управления данными
с помощью СУБД обеспечивает совместимость
этих данных, уменьшение синтаксической
и семантической избыточности, соответствие
данных реальному состоянию объекта, разделение
хранения данных между пользователями
и возможность подключения новых пользователей.
Но централизация управления и интеграция
данных приводят к проблемам другого характера:
необходимости усиления контроля вводимых
данных, необходимости обеспечения соглашения
между пользователями по поводу состава
и структуры данных, разграничения доступа
и секретности данных.
Основными способами организации
БД являются создание централизованных
и распределенных БД. Основным критерием
выбора способа организации ИБ является
достижение минимальных трудовых и стоимостных
затрат на проектирование структуры ИБ,
программного обеспечения системы ведения
файлов, а также на перепроектирование
ИБ при возникновении новых задач.
Список
используемой литературы:
1. Автоматизированные информационные
технологии в экономике./Под ред.
проф. Г.А.Титоренко. –М.: Компьютер, ЮНИТИ,
2006.-205 с.
2. Компьютерные технологии
обработки информации./ Под ред.С.В.Назарова.
–М.: Финансы и статистика, 2007. – 487 с.
1. Товароведение непродовольственных
товаров. Часть 1. - Ростов-на-Дону: «Феникс»,
2001.
2. Николаева М.М. Товароведение
потребительских товаров. Теоретические
основы. Учебник для вузов. М.: Издательство
НОРМА, 1999 г.