Деловое совещание

3. Приглашать стоит только тех, чье присутствие имеет смысл, при этом участники должны понимать, какой смысл это для них имеет.

4. Каждый приглашенный должен иметь возможность высказаться, а задача ведущего – понять и зафиксировать основные моменты высказывания.

5. Самая сложная задача – направлять дискуссию в нужное русло и делать это корректно.

6. По окончании совещания надо подвести итоги и наметить планы на будущее. И конечно, эти планы выполнять.

Эффективность совещаний  зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они  отождествляли себя с обсуждаемой  проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная  и доброжелательная конструктивно-критическая  атмосфера, способствующая укреплению доверия.

На практике эффективность  совещания уменьшается из-за нечетко  сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем  своей позиции, не оставляющего места  для развертывания творческой дискуссии.

Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:

• обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
• четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;
• тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения; стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;
• корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;
• обобщение результатов в заключении совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

 

2.3 Требования  к выступающему на деловом совещании

 

Докладчиком на совещании должен выступать  работник, хорошо знающий данную проблему и обладающий культурой речи. Делая  наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать  не более одной страницы машинописного  текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как  правило, хорошо воспринимается, не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше  преподносить цифровую информацию в  письменном виде: в таблицах и графиках.

От оратора требуется, чтобы  суть дела излагалась по памяти или  с частичной опорой на текст, а  не читалась. Усвоение при свободном  изложении достигает 95%, а при  чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или  чрезмерную поспешность речи, контролируя  ее ритм. Особое внимание необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала⁵.

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением. Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям. Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами"⁶.

Важнейшей задачей руководителя на совещании является обеспечение возможности выслушать мнения участников и серьезно разобраться в них. Необходимо предоставлять слово всем желающим выступить, не сворачивать прения, если они идут в нежелательном, с точки зрения председателя, направлении и все больше склоняют участников совещания к мнению, не разделяемому руководителем. У работников, выступающих на совещании, не должно быть и мысли о том, что они могут пострадать за свою искренность и откровенность.

Серьезной помехой всестороннему и объективному обсуждению может оказаться конформизм⁷, т.е. подавляющее влияние мнения большинства на мнение меньшинства вследствие авторитета, естественно, присущего всякому большинству. Человек, чувствующий, что большинство его не поддерживает, обычно прекращает спор, даже не приведя всех своих доводов. А между тем истина может оказаться именно на его стороне. При обсуждении научных, технических или экономических вопросов такое положение может оказаться чревато выбором ошибочных управленческих решений.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итог, следует отметить, что деловое совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей. Конструктивная подготовка и умелое проведение совещания помогут эффективно решить актуальные проблемы, достигнуть цели, установить оптимальный психологический климат в рабочей группе и избежать побочных эффектов (усталость, раздражение, обида, стресс).

Рассмотрев эту тему, мы узнали, что каждый руководитель организации должен уметь четко, ясно, быстро доводить информацию до  своих подчиненных,  получать  все   необходимые   сведения   от   них и    принимать своевременно  правильное  решение. Анализируя   эффективность   проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл  считает,  что чаще всего руководители допускают такие ошибки,  как  отсутствие  системы  в подготовке и  проведении  совещаний,  излишняя  централизация  при  принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей  и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых  решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

 Основной  же  ошибкой   руководителей   становится   забывание   правила понимания информации, сформулированного специалистом  в  области  управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то  высказанное составит  70  от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70  от  услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

  Как видим, совещание - процесс сложный и при его  проведении  необходимо учитывать огромное  количество  психологических  закономерностей  и  правил. Объективная же реальность в настоящее время  заставляет  всех  руководителей различных  организаций поворачиваться   лицом   к   проблеме   повышения эффективности  своей  работы,  продуктивного  использования  каждой   минуты рабочего времени.

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Самохвалова А.Г. Деловое общение: путь к успеху: Учебное пособие. – Кострома: КГУ им.Н.А. Некрасова, 2007г.

2. Психология и этика  делового общения: Учебник для  ВУЗов /Под ред. проф., 2003 г.

3. В.Н. Лавриненко .- 5-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2007г.

4. Зельдович Б.З. Менеджмент  в полиграфии: Учебное пособие . – М: МГУП, 2004г.

5. Белова Е.М.,Угляница А.В.. Управление трудовым коллективом в строительстве: Учебное пособие.- Кемерово: ГУ КузГТУ, 2006г.

6. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991 г.

7. Семенов А.К., Маслова  Е.Л. Психология и этика менеджмента  и бизнеса :

Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр

«Маркетинг», 2005 г.

8. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ «Маркетинг»,2000 г.

9. Быкова Т.А., Кузнецова  Т.В. Подготовка совещаний и  собраний: Практич. пособие. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. г.

10. Рождественская Н. Управленческая  коммуникация: деловое совещание  //Народное образование. - 2001. - № 5

11. Панфилова А.П. Деловая  коммуникация в профессиональной  деятельности. – М.: «Знание», 2005 г. 

12. Скриптунова Е. Стиль управления и другие факторы успеха руководителя.// Секретарь-референт. - 2006. - № 10.

¹ Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: Практич. пособие. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. г.

² Рождественская Н. Управленческая коммуникация: деловое совещание //Народн. образование. - 2001. - № 5

³ Интенсификация (фр. intensification, лат. intensio напряжение, усиление) — процесс и организация развития производства, в котором применяются наиболее эффективные средства производства, а также расширение производства. (http://ru.wikipedia.org/wiki/Интенсификация)

⁴ Скриптунова Е. Стиль управления и другие факторы успеха руководителя.// Секретарь-референт. - 2006. - № 10.

⁵ Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – М.: «Знание», 2005 г.

⁶ Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов /Под ред. проф., 2003 г.

⁷ Конформизм - (от позднелатинского conformis - подобный, сообразный), приспособленчество, пассивное принятие существующего порядка, господствующих мнений, отсутствие собственной позиции, беспринципное и некритическое следование кого-либо образцу. (Современная энциклопедия, 2000 г.)