Языковые формулы и информационная насыщенность деловых бумаг

МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине Русский язык и культура речи

на тему: языковые формулы и информационная насыщенность деловых бумаг

 

 

 

 

 

 

 

 

                           Выполнила:

студентка III курса

группы 02БДо8381

Ахтырская Елена Александровна

 

 

 

Проверил:

кандидат филологических наук

Пантелеева Елена Анатольевна

 

 

 

 

 

Оценка: ________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2015

Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль - это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Общие стилевые черты официально-деловой речи: точность изложения, не допускающая возможности инотолкования, детальность, стереотипность, стандартность, официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность, отсутствие эмоциональности и экспрессивности.

На языковых уровнях стилевые черты проявляются следующим образом:

В лексике — как правило, в текстах используются преимущественно слова и термины официально-деловой сферы;

1) языковые  штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В морфологии – активно эксплуатируются канцеляризмы и языковые клише (устойчивые выражения); сложные предлоги;

В синтаксисе – тексты названного стиля составлены главным образом значительными по длине, объемными предложениями, как правило, сложными и различным образом осложненными

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Особенность языка и стиля официальных бумаг – внедрение устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высочайшей степенью точности отражать часто повторяющиеся ситуации делового общения.

За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, дозволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, предпосылки и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность.

Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые нюансы сообщения, дозволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает функцию сотворения официальной бумаги.

Начало документа, обычно, представляет собой изложение побудительных мотивов, разъяснение обстоятельств, принятия тех либо других решений. Так, к примеру, обычные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы сотворения документа:

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В порядке оказания помощи прошу Вас ….

Согласно постановлению правительства…

На основании ранее достигнутой договоренности…

Языковые формулы выражающие причины создания документа:

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

В виду особых обстоятельств…

В связи с досрочной сдачей сессии…

В связи с погодными условиями…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа:

В целях упорядочения работы структурных подразделений института…

В целях расширения спектра образовательной деятельности…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

Для согласования вопроса об участии…

С целью ознакомления …. просим выслать….

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т. д.

Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение:

Прошу рассмотреть возможность…

Прошу изыскать для нужд организации…

Обращаемся к Вам с просьбой …

Убедительно прошу Вас решить вопрос…

Приказываю создать комиссию…

Языковые формулы, выражающие напоминания, предупреждения:

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…

Языковые формулы, выражающие предложение

По Вашей просьбе предоставляем

Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…

В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам…

Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на ры- нок…региона…

Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ

Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности… Обязать руководителей всех подразделений института…

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на...

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например, в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…», в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращая время на подготовку текста и его восприятие.

К языку и стилю изложения в документе предлагаются особые требования:

· однозначность используемых слов и терминов;

· нейтральный тон изложения;

· соблюдение языковых норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

· смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность достигается точностью словоупотребления, то есть использованием слов в прямом их значении. Особое значение приобретает употребление слов – паронимов (близких по звучанию, но различных по значению), например:

· представить (предъявить, показать) отчет; предоставить (дать в пользование) справку;

· гарантийный (содержащий гарантию) талон; гарантированный (обеспеченный законом) отдых;

· проводить (осуществлять) совещание; производить (изготовлять) товары.

В деловой речи нужно внимательно относиться к словам-синонимам, так как оттенки их значения влияют на лексическую сочетаемость, например, построить склад, (стилистически нейтральное выражение) соорудить мост; воздвигнуть арку - (высокий стиль).

При употреблении терминов нужно:

· дать официальное определение;

· уточнить, расширить содержание термина нейтральным словом;

· употребить возможные синонимы к термину.

При построении словосочетаний следует учитывать устойчивые сочетания: приказ – издается, контроль – возлагается, цена – устанавливается; доводы – веские, сотрудничество – взаимовыгодное, расчеты – предварительные.

При употреблении сравнительной степени используется сложная форма: менее важный, менее сложный, (более сложное).

Превосходная степень используется с приставкой наи – наиболее важный.

В деловой речи более предпочтительны страдательные конструкции: не вы предлагаете, а вами предложено; не мы выполняем, а нами будет выполнено.

В деловой речи возможны сокращения, но они должны быть унифицированы, то есть единообразны. К ним предъявляются следующие требования:

· сокращения должны быть единообразными на всем протяжении документа;

· нельзя сокращать слово, если оно единственный член предложения;

· нельзя сокращать слово так, что оно может повлечь двусмысленность;

· сокращение слова до одной буквы недопустимо, кроме традиционных: г. – год, с. – село, р. – река, п. – пункт.

В деловом общении часто появляются ситуации, когда создателю послания нужно заявлять свою позицию по тому либо иному вопросу или интерпретировать деяния иной стороны. В данном случае также могут быть применены обычные языковые модели. К примеру, модели интерпретации своей позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам…; Возражений против конструкции не имеем…; Мы не сможем поставить Для вас…; модели интерпретации действий иной стороны: Данные Вами обещания не выполняются…; Партия продукта прибыла со значимым опозданием…; сумма причиненного вреда составляет….

Кроме языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те либо другие ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, крепко закрепившиеся за официально-деловым стилем. К примеру: менее непростой…; более принципиальный…, лучший итог…; оказать помощь…; произвести проверку…; управление считает вероятным…; организация не возражает…; обеспечить выполнение.; сделать нужные условия…; подтвердить получение…; сказать данные…; приготовить к отправке…; в сложившихся обстоятельствах… и т.д.

Итак, стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление особых языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

Официально-деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Мы видим его в инструкциях, в любых документах организаций (неважно, государственных или коммерческих), в законодательных актах, в методических разработках и так далее.

Главной функцией этого стиля является информирование – сообщение предельно точно и сжатой информации. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.

Информационной насыщенности текстов официально-деловых доку- ментов способствует включение в них аббревиатур, различной терминоло- гии. Отказ от поэтизмов, разговорной, просторечной лексики способствует эмоциональной нейтральности

Информационная насыщенность научного текста несомненна. Что же касается деловых текстов, то документ документу рознь. По-видимому, информационная насыщенность документа зависит от степени обобщённости его содержания: чем более общий характер носит документ (закон, постановление, положение, устав), тем очевиднее его информационная насыщенность. Поэтому менее всего это качество присуще деловым бумагам (заявлению, служебным запискам и т. п.).

Авторы текстов официально-делового стиля стремятся передать максимум информации, используя минимум языковых средств. Официальный характер изложения: для текстов данного стиля не характерно использование экспрессивно окрашенных слов и синтаксических конструкций.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм - моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Приведение языковых и текстовых средств служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.