Развитие экспертизы документов

                ФИЛИАЛ НОУ ВПО « ИВЭСЭП

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ 
                ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

       В Г.  КАЛИНИНГРАДЕ

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «История криминалистики»

на тему: «Развитие экспертизы документов»

 

 

 

 

Студента 5 курса

Юридического факультета

Группы 58-ЮР 

Попковой Дарьи Константиновны                                                    

Преподаватель:

К.ю.н.  Гринева Дарья Алексеевна

 

 

 

 

Калининград

2013

Содержание.

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Экспертиза ценности документов

1.1 Порядок проведения экспертизы ценности документов…………………...4

1.2 Организация проведения экспертизы ценности документов……………....8

2. Оперативное хранение документов

2.1 Хранение документов в структурных подразделениях организаций…….10

2.2 Оперативное хранение машиночитаемых документов……………………14

Заключение……………………………………………………………………….16

Список используемой литературы……………………………………………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.    

 Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.    

 Экспертиза ценности  документов является важнейшей  задачей работника сферы делопроизводства  и архивиста. Ведь итогом экспертизы  ценности документов является  полноценное комплектование ведомственных  и государственных архивов документами.  Именно в процессе экспертизы  происходит формирование архивного  фонда организации.    

 Именно в процессе  экспертизы ценности решается  ответственная задача отбора  на постоянное хранение оптимального  количества документов, содержащих  ценную научную информацию.    

 Методика экспертизы  складывалась в течение длительного  периода времени. Основы начали  закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.    

 Целью данного дипломного проекта является рассмотрение вопросов зарождения, становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.     

 Целью контрольной  работы было изучение экспертизы  ценности документов. Для достижения  этой цели были поставлены  следующие задачи:

- изучить процесс проведения  экспертизы ценности документов, а также организацию проведения  ЭЦД;

- рассмотреть  порядок оперативного хранения документов.    

 Дипломная работа состоит  из введения, двух глав, заключения  и списка источников и литературы.

1. Экспертиза ценности  документов.

1.1 Порядок проведения  экспертизы ценности документов.

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой  России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также  длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми  архивной службой минимальные сроки  хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и  не должны быть нарушены.

В целях расширения состава  документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный  характер для организаций данной отрасли после их утверждения  совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в  следующих случаях:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также  рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются  постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения  вступают в силу после их утверждения  руководителем организации или  его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник  делопроизводственной службы. Заседания  комиссии проводятся не реже двух раз  в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел  постоянного хранения и дел с  отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная  комиссия архивного органа) для дел  временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение  к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или  по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных  документов к передаче в архив  организации состоит из следующих  этапов:

• проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
• запись ЭД на машинные носители;
• проверка качества записи;
• описание ЭД;
• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения  их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Организация  проведения экспертизы ценности  документов.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно  включить представителя архивного  учреждения, для которого данная организация  является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД  составляется описи для постоянного  и долговременного хранения, в  т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного  хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел  утверждаются руководителем организации  только после их согласования с соответствующим  органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются  документы, подлежащие передаче на государственное  хранение, составляют акты о выделении  к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу  за соответствующий период и их утверждения  руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных  в процессе проведения экспертизы дел  производится только после ее полного  завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости  переформирования дел, розыске недостающих  дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме  приказов или указаний руководителя организации.

2. Оперативное  хранение документов.

2.1 Хранение документов  в структурных подразделениях  организаций.

С момента заведения и  до передачи в ведомственный архив  документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного  обеспечения).

Руководители структурных  подразделений и сотрудники, ответственные  за документацию, обеспечивают сохранность  документов и дел.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие  особенности, как обеспечение максимального  удобства пользования ими, оптимальных  режимов хранения размещенных в  них документов относительно небольшого габарита и массы.

Дела находятся в рабочих  комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются  в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов. В  целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность. Машинограммы, присланные из ВЦ в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.