Этапы выбора поставщика

Содержание.

Введение.

1.Этапы выбора поставщика.

2. Критерии выбора поставщика.

3.Методы выбора поставщика.

Заключение.

Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

     Важность выбора поставщика объясняется не только функционированием на современном рынке большого количества поставщиков одинаковых материальных ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства.

     Большое количество и разнообразие потенциальных поставщиков, требуемых материальных ресурсов приводит к тому, что особое внимание уделяется проблеме выбора тех, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность предприятия.

     Возможны два направления выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из числа  компаний, которые уже были вашими  поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены  деловые отношения. Это облегчает  выбор, так как отдел закупок  компании располагает точными  данными о деятельности этих  компаний.

2. Выбор нового поставщика в  результате поиска и анализа  требуемого рынка, с которым компания  уже работает, или совершенно  нового рынка (в случае принятия  решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального  поставщика часто необходимо  много времени и ресурсов, поэтому  ее следует осуществлять только  в отношении тех поставщиков  из небольшого списка, которые  действительно имеют серьезный  шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего  с существующими, ожидается более  высокая эффективность.

 

 

 

 

 

 

1. Этапы выбора поставщика.

     Решение задачи выбора реальных поставщиков осуществляют поэтапно.

1. Поиск потенциальных поставщиков. Для решения этой задачи могут быть использованы следующие общие методы:

- объявление конкурсных торгов (тендеров);

- изучение рекламных материалов; фирменных каталогов, объявлений  в средствах массовой информации  и т. п.;

- посещение ярмарок, выставок;

- переписка и личные контакты  с возможными поставщиками.

     Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика.

     Проведение тендера включает следующие этапы: Реклама; Разработка тендерной документации; Публикация тендерной документации; Приемка и вскрытие тендерных предложений; Оценка тендерных предложений; Подтверждение квалификации участников торгов; Предложение и присуждение контракта.

     В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно дополняется.

2. Анализ потенциальных поставщиков. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков.

     Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок.

     Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках. Такой информацией, в частности, может быть оценка финансового положения поставщика по таким показателям, как ликвидность, чистая прибыль, оборачиваемость и т.д.

     В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных, с которыми проводится работа по заключению договоров, осуществляемая на предприятии группой заключения договоров.

     Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

- собственное расследование;

- местные источники, такие, как  действующие на данной территории  юридические лица или «осведомители»  официальных органов;

- банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная  палата России; информационные агентства;

- государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и др., обладающие открытой для ознакомления информацией.

     В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:

- Нельзя ограничиваться одним  источником информации, вне зависимости  от объема и глубины предоставляемой  им информации.

- Как минимум один из используемых  источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным  в возможных последствиях использования  предоставленной им информации.

 

 

 

2. Критерии выбора поставщика.

     Главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщика: качество продукции, надежность поставщика (честность, отзывчивость, и т. д.), цена, качество обслуживания, условия платежа.

     Как показывает практика, системе установленных критериев может соответствовать несколько поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

     Анализ возможных вариантов и предложений может осуществлять торговый агент предприятия, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика исходя, прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие вопросы.

     Также выбор может осуществляться коллегиально, при обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок предприятия, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным, отделом контроля качества либо отделом сбыта.

     Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации. Обычные источники информации - это каталоги (в печатном или электронном виде), торговые журналы, различного рода рекламные объявления, прайс-листы, торговые директории (регистры) поставщиков и товаров, торговые представительства и др.

     Каталоги наиболее известных источников снабжения содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п. Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу.

     Торговые директории или регистры - это источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке с указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара.

     Торговые представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, видах продукции и общей ситуации на рынке закупок. Особое внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.

     Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными. Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть более 60. В то же время независимо от специфики отрасли, размера предприятия, особенностей производства важнейшими критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям закупочной логистики являются следующие: Надежность снабжения; Качество поставляемой продукции; Приемлемая цена; Удаленность генератора материальных потоков от потребляющей логистической системы; Сроки выполнения текущих и экстренных заказов; Способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования; Психологический климат в трудовом коллективе поставщика; Организация управления качеством продукции у поставщика; Кредитоспособность и финансовое положение поставщика; Репутация и роль в своей отрасли; Имидж; Оформление товара (упаковка); Наличие резервных мощностей у источника поставки.

     Указанная шкала критериев используется большинством зарубежных фирм-производителей продукции при выборе (или предварительном отборе) поставщиков материальных ресурсов.

     Обобщение рассмотренных подходов позволяет выделить главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщика:

1. Качество продукции. Относится  к способности поставщика обеспечить  товары и услуги в соответствии  со спецификациями, а также с  требованиями потребителя независимо  от того, соответствует ли она  спецификации.

2. Надежность поставщика (честность, отзывчивость, обязательность, заинтересованность  в ведении бизнеса с данной  компанией, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение  ранее установленных объемов  поставки и сроков поставки  и т. д.).

3. Цена. В цене должны учитываться  все затраты на закупку конкретного  материального ресурса, т. е. транспортировку, административные расходы, риск  изменения курсов валют, таможенные  пошлины и т. д.

4. Качество обслуживания. Оценка  по данному критерию требует  сбора информации у достаточно  широкого круга лиц из различных  подразделений компании и сторонних  источников. Необходимо соблюдать  мнения о качестве технической  помощи, отношении поставщика к  скорости реакции на изменяющиеся  требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, квалификации обслуживающего персонала  и т. д.

5. Условия платежа и возможность  внеплановых поставок. Поставщики, предлагающие выгодные условия  платежа (например, с возможностью  получения отсрочки, кредита) и гарантирующие  возможность получения внеплановых  поставок, позволяют избежать многих  проблем снабжения.

     Как показывает практика, системе установленных критериев может соответствовать несколько поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

     Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение в отделе логистики (закупок), и как правило, не может быть полностью формализован.

     Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанный действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки, а самое главное, что может оказаться лимитирующим фактором, – на приемлемых условиях.

     Таким образом, процесс закупки заканчивается выполнением заказа, сделанного на основании имеющихся заявок конкретному поставщику. Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были своевременно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договора с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.

     Планирование и проведение деятельности по закупке и поставке начинается с выбора соответствующих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

     Таким образом, разнообразие и большое число потенциальных поставщиков требуемой продукции делает весьма актуальной проблему выбора тех из них, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность вашей компании или фирмы.

     В целом эта проблема может быть подразделена на 3 этапа:

- выявление потенциальных поставщиков;

- анализ выявленных поставщиков;

- определение рейтинга и ранжирование  выявленных поставщиков.

     Как видно из приведенной схемы, завершающим этапом для принятия решения о выборе поставщика является определение их рейтинга и ранжирование. Однако этот процесс является неоднозначным и носит творческий характер.

     Во-первых, неоднозначным и субъективным является суждение об удельном весе данного показателя по сравнению с другими показателями, определяющими рейтинг данного поставщика. Например, если все показатели вместе принять за 100%, то сколько из них приходится на качество товара, сколько на возможность внеплановой поставки, сколько на месторасположение поставщика, сколько на значимость поставки именно этого товара для нормального хода производства, сколько на цены, сколько на условия платежа (например, платежи могут осуществляться по факту доставки, либо авансом, либо в рассрочку и т.д.), а сколько – на надежность поставок. Ответы на эти вопросы зависят от конкретных ситуаций и не могут быть общими.

Рис. 2. Схема процесса выбора поставщиков.

Если, например, дефицит этого компонента недопустим по тем или иным причинам (например, технологическим), то его наличие должно быть обеспечено любой ценой. Следовательно, на первый план выходит надежность поставки, что выражается в отведении на учет этого показателя большой доле из общей величины 100%-й значимости. Наоборот, если можно допустить временное отсутствие этого компонента, то на первый план выходят цены и условия платежа, а значимость надежности поставки снижается.

     Таким образом, назначение удельной значимости каждого фактора при расчете рейтинга поставщика для конкретной задачи является творческим и неформализованным актом. Наиболее правильным будет, если эта удельная значимость будет назначена как экспертная оценка в результате проведения независимой экспертизы.

     Во-вторых, сама оценка уровня того или иного показателя, характерного для данного поставщика, не может быть рассчитана формализованным методом и определяется как экспертная оценка. Обычно для таких оценок используется балльная шкала.