Современные технологии управления запасами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗЦА 

Московский государственный  университет путей сообщения (МИИТ)

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Кафедра «Логистика и управление транспортными системами»

 

 

 

Доклад

На тему: «Современные технологии управления запасами»

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент группы УЛП – 311

Калмурзаев С. Т.

Проверил: Леонова В. В.

 

 

 

Москва, 2013

Материально-производственные запасы (МПЗ) представляют материальную основу производственных фондов предприятия. В целях управления материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском учете, который возможно грамотно организовать на базе регулятивных нормативных документов для подготовки бухгалтерской финансовой отчетности. Формируются данные в учете в процессе принятия документов и отражения фактов хозяйственной деятельности предприятия путем составления проводок методом двойной записи. С целью отражения финансовой информации в учете дается описание видов и методики оценки. Для уточнения данных каждая организация определяет методику и способы инвентаризации с целью достоверного отражения имущества в виде материально-производственных запасов в отчетности организации.

Данные, полученные в управленческой и финансовой отчетности, и дают возможность организовать управление материальными запасами – это значимая отрасль всей системы управленческого учета и контроля производственно-хозяйственной деятельности предприятия на основе качественного прогнозирования и планирования управленческой и хозяйственной деятельности.

Обеспечить контроль данных, представленных в отчетности, поможет  система внутреннего контроля (СВК), организуемая на предприятии: контроля как такового – за сохранностью материальных ресурсов в местах их хранения и на всех этапах их движения; контроль же за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг, организуется непосредственно в учете: текущий контроль – одна из основных задач бухгалтерского учета материально-производственных запасов.

Материально-производственные запасы составляют значительную часть имущества организации – на промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей исчисляется десятками тысяч наименований. Информация о движении в учетных данных производственных запасов составляет более 30 % всей информации по управлению производством, поэтому контроль состояния учета, полноты и своевременности оприходования, правильности хранения и использования производственных запасов в современных условиях имеет большое значение.

Основными задачами контроля операций с производственными запасами являются: установление законности проведенных операций с запасами; проверка организации складского хозяйства, состояния сохранности запасов; проверка правильности и эффективности использования материальных ресурсов; проверка соблюдения правил отпуска

запасов; оценка системы  внутреннего контроля за использованием запасов в производстве; оценка полноты и правильности отражения хозяйственных операций с МПЗ в бухгалтерском учете и отчетности.

Одним из значимых в настоящее  время, а также перспективных и эффективных видов экономического контроля в условиях рынка является независимый контроль – аудит, который может быть рассмотрен в системе внутреннего контроля организации. Затраты на материалы имеют значительную долю в общем объеме затрат, и аудиторская проверка учета материально-производственных запасов является значимым звеном в системе

контроля за деятельностью каждого промышленного предприятия. Она позволяет минимизировать риск наличия существенных ошибок в учете, а в дальнейшем и в процессе разработки и принятии управленческого решения.

Целью аудита материально-производственных запасов является формирование мнения о достоверности и полноте отражения в финансовой отчетности информации об МПЗ. Основные задачи аудита материально-производственных запасов следующие:

– проверка полноты и  своевременности оприходования;

– проверка организации  складского хозяйства и обеспечения  сохранности запасов;

– проверка качества инвентаризаций;

– проверка порядка формирования стоимости МПЗ и соответствия учетной

политике;

– подтверждение целесообразности и законности операций по отпуску  и

списанию МПЗ.

Информационной базой  для проверки материально-производственных запасов являются нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей.

Первичные документы, которыми оформляются операции с материально-производственными  запасами, зависят от видов и групп  материальных ценностей, которыми владеет организация. Формы применяемых первичных документов должны содержать все необходимые реквизиты.

К организационно-правовым документам и другим материалам относятся: протоколы заседаний Совета директоров, решений учредителей и других комиссий; отчеты аудиторов за прошлые годы; договоры на поставку сырья, материалов, товаров; договоры о материальной ответственности.

Достаточно информативными могут оказаться беседы аудитора с персоналом клиента обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.

Проведение аудита начинается с юридического оформления. При проведении внешнего аудита взаимоотношения между аудиторской фирмой и аудируемым лицом оформляются договором на основании письма-предложения, внутренний же аудит проводится на основании приказа руководителя.

Планирование, будучи начальным  этапом проведения аудита в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Планирование аудита», предусматривает подготовку общего плана и программы аудита. В общем плане указывают виды работ и сроки проведения аудита, в программе – виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, период их проведения, исполнителей, рабочие документы. При подготовке общего плана и программы аудита аудиторской организации следует установить приемлемый для нее уровень существенности и аудиторский риск, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной. С учетом установленного риска и уровня существенности планируются необходимые аудиторские процедуры и определяется объем выборки. Если это целесообразно, то аудитор может согласовать с руководителем проверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана. При этом аудиторская фирма независима в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с общим планом.

Аудиторскую проверку операций с материально-производственными запасами целесообразно проводить в определенной последовательности. Прежде всего, необходимо проверить положения учетной политики по учету

материально-производственных запасов, которые отражены в документе  «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то: как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам; какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства; какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складах.

Уточнив выполнение положений  учетной политики, аудитор может  приступить к проверке соответствующих комплексов задач по учету материально-производственных запасов. К таким комплексам относятся: учет поступления материальных ценностей; аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия; учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей; сводный учет материальных ценностей;

анализ использования  материальных ресурсов. Для выполнения проверки комплексов задач по учету материально-производственных запасов применяют различные методы получения аудиторских доказательств.

Так, для подтверждения  фактического наличия материально-производственных запасов можно провести инвентаризацию. Наблюдая за проведением инвентаризации, аудитор должен убедиться в том, что в организации установлены: порядок и сроки проведения инвентаризации, утвержден состав инвентаризационной комиссии; организация процесса инвентаризации позволяет обеспечить достоверность подсчета количества МПЗ; материальные ценности, принятые организацией на ответственное хранение, вносятся в отдельные инвентаризационные описи. При инвентаризации аудитор может выбрать для проверки отдельные статьи МПЗ, самостоятельно провести контрольный подсчет и убедиться в том, что данные подсчета правильно отражены в инвентаризационных описях.

Далее, необходимо сверить  данные проведенных подсчетов с данными, отраженными в бухгалтерском учете и отчетности организации. Для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования МПЗ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов. Операции, отраженные в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности, проверяются в ходе

прослеживания. Особое внимание здесь следует уделить соответствию корреспонденции счетов, сумм оборотов и остатков в регистрах аналитического и синтетического учета. При сопоставлении наличия материально-производственных запасов в различные периоды, данных отчета о движении МПЗ с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить аналитические процедуры.

Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера, ведомости и Главной книги и показателей отчетности.

Выводы аудитора по каждому  разделу аудиторской программы, документально отраженные в рабочих документах, являются фактическим материалом для составления аудиторского отчета (письменной информации руководству экономического субъекта) и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

Для того чтобы аудиторская  проверка материально-производственных запасов была наиболее эффективна, а аудиторские процедуры максимально точными, аудитору необходимо исследовать наиболее часто встречающиеся нарушения и типичные ошибки и охарактеризовать их.

К наиболее характерным ошибкам  по учету материально-производственных запасов можно отнести:

– нарушение обязательности инвентаризации при смене материально-

ответственного лица; при  выявлении фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций; при реорганизации или ликвидации организации;

– не заключены договоры о материальной ответственности  с кладовщиками

(материально-ответственными  лицами);

– нерегулярно проводится сверка данных по движению материальных ценностей в бухгалтерии и на складах предприятия;

– на складах хранится большое  количество неиспользуемых материальных ценностей;

– при списании в производство материально-производственных запасов  способ определения фактической себестоимости отличается от установленного в учетной политике;

– неверно ведется учет НДС по поступившим материально-производственным запасам.

Таким образом, одним из самых  перспективных и значительных направлений

контроля за деятельностью субъектов хозяйствования является независимый контроль, осуществляемый либо внешними, либо внутренними аудиторами при условии организованной соответствующим образом СВК.

Проверка сохранности  материально-производственных запасов  является одной из важнейших аудиторских процедур. Ведь любая существенная ошибка в бухгалтерском учете материально-производственных запасов приводит к искаженному отражению в бухгалтерской отчетности оборотных средств, себестоимости продаж, валовой и чистой прибыли.

С возникновением структурных  диспропорций, нарушений во взаимоотношениях различных подразделений и производств резко снижается эффективность управления материальными запасами предприятия, ограничиваются возможности формирования их в необходимом объеме и ассортименте. В сложившихся условиях особую роль должна сыграть разработка эффективных мер по управлению оборотными средствами предприятий, особенно в части запасов и затрат, необходимых предприятию для обеспечения непрерывности производственных процессов и его содержания.

В основе политики управления материальными запасами должно лежать определение их минимального объема и структуры, достаточных для обеспечения бесперебойной и эффективной производственной деятельности.

Изучение и разработка направлений совершенствования  экономических методов управления структурой и объемом оборотных средств, обеспечивающих эффективное функционирование предприятия, выработка стратегии и тактики безубыточного управления запасами в сложившихся экономических условиях – приоритетные направления эффективного использования качественной учетной управленческой информации на этапе