Управление запасами

Управление запасами

Понятие "запас " относится к наиболее древним хозяйственным понятиям и нет сомнений, что человек, в отличие от хомяков, белок и других "запасливых " животных с доисторических времен задумывался о целесообразном уровне запасов. Попытки математического решения этой проблемы относятся к началу прошлого столетия. Однако до сих пор проблема эффективного управления запасами остается весьма актуальной для большинства предприятий, организаций, фирм.

Совсем немного библиографии

Первоосновы теории управления запасами были заложены в трудах таких зарубежных исследователей, как Ф. Харрис (1915 г.), К. Стефаник-Алмейер (1927 г.), К. Андлер (1929 г.) и Р. Уилсон (1934 г.). С именем последнего связывают получившую всемирную известность, формулу для расчета оптимального размера заказа по критерию минимизации совокупных затрат на хранение продукции и повторение заказа. На основе этой формулы была создана расчетная линейка, которой до сих пор, несмотря на широкое применение компьютеров, пользуются многие снабженцы и дилеры

Одной из лучших книг по теории запасов является монография Ф. Хэнссменна "Применение математических методов в управлении производством и запасами", перевод и публикация которой выполнены издательством "Прогресс" в 1966г.

Исторические этапы формирования теории управления запасами приведены в книге Ю. Рыжикова, известного российского ученого, стоявшего у истоков отечественной школы этого научного направления. Его монография "Управление запасами" была выпущена в 1969 г. московским издательством "Наука". Одновременно отделением "Физмат" того же издательства был осуществлен перевод с английского и выпуск книги Дж. Хейдли и Г. Уайтина "Анализ систем управления запасами". За два года до этого издательство "Наука" перевело с английского и опубликовало книгу Дж. Букана и Э. Кенигсберга "Научное управление запасами".

В 1977 г. московское издательство "Экономика" выпустило книгу Е.А. Хруцкого "Оптимизация хозяйственных связей и материальных запасов". Через пять лет оно же осуществило в переводе с французского издание монографии П. Зермати "Практика управления товарными запасами". Аналитический обзор исследований, посвященных методологии управления запасами, приведен в книге "Модели запасов" ("Inventory models"/ Ed. By Chican), изданной в 1990 г. Венгерской академией наук, а также в монографии российских ученых В. Лотоцкого и А. Манделя "Методы и модели управления запасами", опубликованной в 1991 г. издательством "Наука".

Ровно год назад издательство "Питер" (г. Санкт-Петербург) порадовало публикацией весьма актуального вузовского учебного пособия "Теория очередей и управление запасами". Его автором является вышеупомянутый Юрий Рыжиков.

В первом номере журнала "Железнодорожный транспорт" за 2002 г. напечатана статья А. Майданова и М. Гришаевой (кафедра "Экономика и управление на транспорте" Московского государственного университета путей сообщения) "Нормирование, надежность и оптимизация производственных запасов".

Всего же в мире ежегодно только на английском языке издается более 100 монографий, учебников, журнальных статей, сборников докладов, посвященных современной теории и опыту управления запасами. Во многих публикациях отмечается высокая эффективность используемых логистических методов управления запасами, утверждается неоспоримый вывод, что сегодня многие бизнес-структуры имеют реальную возможность удвоить объем продаж при сохранении существующих объемов запасов или сохранить тот же объем продаж, уменьшив вдвое объемы запасов.

Классификация запасов

Все запасы можно классифицировать по натурально-вещественным признакам (видам сырья материалов, готовой продукции), месту их нахождения, времени возникновения, функциональному назначению, объему и потребности в них.

По месту нахождения запасы обычно делятся на производственные и товарные.

Общепризнанными формами производственных запасов являются:

а) предметы труда (сырье, материалы, комплектующие изделия, ингредиенты, топливо, готовая упаковка);  
б) промежуточные продукты (полуфабрикаты), в которые по ходу производства превращаются предметы труда;  
в) конечная продукция;  
г) инструменты, инвентарь, изделия для ремонта и содержания средств производства.

Товарные или сбытовые запасы - это конечная продукция предприятий, которая обрела статус товара, предназначенного для продажи покупателям или перепродажи торговыми структурами. Такие запасы находятся в каналах сферы обращения, в пути следования, на складах.

По времени возникновения и функциональному назначению запасы подразделяют на подготовительные, текущие, порогового уровня, страховые, сезонные, переходящие.

Подготовительный запас учитывает потребность в материальных ресурсах, связанную с их приемкой, подготовкой к производству или продажей продукции.

Текущий запас - основной запас, обеспечивающий непрерывное снабжение производства или потребление (реализацию) товаров между их поставками.

Запас порогового уровня означает, что при его достижении нужно произвести очередной заказ.

Гарантийный (страховой) запас необходим для гарантии непрерывности процесса производства или реализации продукции в случаях нарушения условий и сроков поставок.

Сезонный запас образуется при потреблении сезонных видов продукции в условиях круглогодичной деятельности предприятия или организации.

Переходящий запас - остатки продукции (товара) на конец отчетного периода.

Запасы по объемам и потребности в них подразделяют на нормативные и сверхнормативные. Иными словами, это запасы, уровень которых соответственно равен или превышает установленный норматив.

Существует также такой вид запасов, как излишние, потребность в которых полностью отсутствует.

На объемы запасов активное влияние оказывают инфляционные ожидания, рост цен.

Две стороны одной медали

Проблемы и цели предприятия - это две стороны одной медали. И если руководитель предприятия не в силах идентифицировать свои проблемы, то и сформулированные им цели нуждаются в детальной проверке и уточнении. Проблема управления запасами волнует сегодня почти каждую компанию. Большинству руководителей таких компаний хотелось бы от чисто эмпирических наблюдений за возникающими ситуациями типа "есть заказы - нет запасов", "есть запасы - дефицит денег" или "есть деньги - нет объективной информации чего и сколько следует закупить", перейти к более объективным критериям.

При постановке системы эффективного управления запасами на предприятии необходимо в первую очередь уравновесить две чаши виртуальных весов. На одной из них следует сосредоточить положительные стороны наличия запасов: обеспечение большей надежности в работе, выраженной в непрерывности производственного процесса и/или удовлетворении потребностей покупателей, а на другой - отрицательные: расходы на содержание (хранение) запасов и отвлечение из оборота капитала, инвестированного в запасы.

Основные подразделения предприятия по-разному формулируют свое отношение к формированию запасов. Для производственного отдела, служб закупок и сбыта приоритетны положительные аспекты наличия запасов. Эти структуры действуют, как правило, по принципу "запас карман не тянет". Финансовый и плановый отделы стремятся к сокращению запасов до минимально возможного уровня, поскольку для них важнее уменьшение общих издержек и ускорение оборачиваемости текущих активов. Противоположные цели различных подразделений фирмы по отношению к запасам порождают конфликты, сглаживание которых является одной из ключевых задач логистического управления запасами.

Существует два принципиальных пути решения этой проблемы: стратегия по запасам определяется более сильным влиянием той или иной структуры предприятия либо регламентируется на более высоком уровне управления исходя из стратегических приоритетов компании в целом, устанавливающем компромисс между рисками и затратами или ликвидностью и оборачиваемостью. Второй путь более труден, поскольку предполагает наличие стратегического мышления у руководства, а также навыков в вопросах управления запасами и хорошо поставленного управленческого учета.

Рекомендуется пять последовательных этапов постановки системы управления запасами.

Этап 1. Определение стоимости запасов, их номенклатуры и количественных характеристик (объемных, временных параметров, сведений о местонахождении);  
Этап 2. Проведение ABC-анализа и выявление ключевых запасов категории А, менее важных -категории В и второстепенных по значению - категории С;  
Этап 3. Регистрация методов и процедур, используемых компанией в настоящее время при управлении запасами. Выбор критериев для оценки результативности существующей системы управления запасами и постановка учета, позволяющего получать всю необходимую информацию для этой цели;  
Этап 4. Сравнение существующих методов и процедур управления с требуемыми. Налаживание системы информационного мониторинга запасов, хода выполнения заказов, издержек по хранению запасов;  
Этап 5. Определение шагов перехода из состояния "как есть" к состоянию "как надо". Разработка новой или усовершенствование действующей системы управления запасами.

Критерии оценки

Существуют концептуальные экономические показатели, которые позволяют оценить эффективность избранной предприятием стратегии управления запасами.

К таким показателям следует прежде всего отнести рентабельность активов предприятия за расчетный период. Она определяется произведением двух величин - рентабельности продаж и оборачиваемости активов. Содержание излишних (избыточных) запасов приводит к росту активов и, следовательно, к замедлению их оборачиваемости. Поэтому весьма важно определить оптимальную величину инвестиций в запасы, которые не снижали бы рентабельность активов из-за сокращения сбыта.

Зная долю запасов в общей стоимости активов предприятия, можно рассчитать насколько уменьшатся активы при сокращении запасов на определенную величину. Затем устанавливают влияние этого сокращения на оборачиваемость активов.

Далее определяют насколько изменится себестоимость продукции, а следовательно, и прибыль предприятия от сокращения запасов на указанную величину. Эта зависимость очевидна, поскольку себестоимость отражает в себе как расходы на хранение запасов, так и затраты на "омертвленный" в них капитал. Последнюю составляющую затрат можно приближенно рассчитать умножением стоимости запасов на продолжительность их оборота в днях и среднедневную ставку банковского кредита.

Важное значение при оценке качества управления запасами имеют показатели, связанные с характеристиками денежных потоков при закупке и реализации товаров.

Величина чистого дисконтированного денежного потока равна разнице между дисконтированной величиной средств, которые направлены на закупку товаров, и средств, полученных от их реализации в расчетный период. В качестве ставки дисконтирования может быть использована:

ставка по альтернативному вложению средств, например, в краткосрочный финансовый или другой бизнес;

рентабельность собственных средств компании;

ставка, равная стоимости кредитных ресурсов, необходимых для восполнения недостатка оборотных средств;

ставка, равная индексу инфляции.

Достаточность запасов характеризуется показателем "уровень обслуживания", под которым понимается доля общего объема всех заказов, которые удовлетворены из имеющихся запасов без дополнительного их пополнения.

Практика свидетельствует, что укрупнение разовых размеров заказов (поставок) и, следовательно, сокращение их общего количества за расчетный период позволяют снизить расходы на их выполнение, но одновременно приводят к росту затрат на хранение (содержание) возрастающих при этом запасов. Отсюда следует вывод, что разовый размер заказов целесообразно увеличить только до той оптимальной величины, при которой выгода от снижения расходов на выполнение укрупненных заказов превысит затраты на хранение (содержание) увеличившихся запасов.

Расчет оптимального размера заказа, уровня обслуживания, "омертвленного" в запасах капитала, и других показателей целесообразно проводить только для ограниченного количества наиболее существенных в стоимостном отношении ассортиментных позиций, для выявления которых следует провести структуризацию запасов, но об этом пойдет речь в следующей статье.