Задачи и функции аптечного склада

Документ заверяется собственноручной подписью должностного лица и печатью.

Размещение  на местах хранения позволяет реализовать функции аптечного склада, связанные с обеспечением сохранности товаров (соблюдение условий хранения, контроль за сроками годности, целостностью вторичной упаковки и др.). Грузовая емкость участка хранения зависит не только от размеров, но и от выбранного способа хранения – стеллажного, на поддонах, в контейнерах и т.д. В зависимости от выбранного способа хранения и применения того или иного оборудования можно достичь оптимального использования участка хранения грузов с учетом их дальнейшей обработки. Как правило, на участках хранения аптечного склада осуществляется также комплектация заказов и передача их в отдел экспедиции.     

Отпуск товара из отдела хранения различным организациям на основании заказов с использованием различных средств связи. Для этого создается участок экспедиции, который представляет собой отдельное помещение, предназначенное для учета отправляемых грузов, их временного складирования, составления сопроводительной документации, содержащей достоверной информации: о поставщике, покупателе, дате поставке, наименовании ЛС, производителе ЛС, количестве упаковок, номере серии, номере сертификата соответствии на каждую серию ЛС и органе, выдавшего его. Такими документами могут быть товарно-транспортные накладные, счета – фактуры и др.

Автоматизация управления товародвижением  на аптечном складе.

Основными задачами автоматизации управления товародвижением  на складе являются сведение к минимуму потерь, связанных с «человеческим фактором», увеличение производительности труда, повышение эффективности и гибкости управления, улучшение контроля за процессом, упрощение делопроизводства. Автоматизация управления – комплексное понятие, включающее одновременное решение двух главных проблем – подготовка и обучение персонала, а также развитие технологической базы.

В последние  годы на фармацевтическом рынке широкое  распространение получила технология автоматической идентификации объектов товародвижения с использованием системы штрихового кодирования. Ее основной принцип – присвоение подконтрольной единице идентификационного знака – номера, по которому с помощью специальной технологии можно проследить перемещение этой единицы в пространстве и времени. Штриховой код (штрихкод) – это символ, состоящий из четкого рисунка полос и пространства между ними, иллюстрирующий машинный код букв и чисел в двоичной системе. Штриховой код наносится на  упаковку товара и каждую товарную единицу. Системы штрихового кодирования не требуют специальной адаптации к компьютерным технологиям, так как являются естественным материалом для ЭВМ. Это в свою очередь позволяет решить одну из самых сложных компьютерных проблем – безошибочный ввод данных. 

Информация  со штрихкода считывается при помощи специального оптического устройства – сканера и опосредованным путем переносится в компьютер для дальнейшей обработки.

Использованию технологии штрихового кодирования  при управлении процессом товародвижения на аптечном складе способствовало обязательное ее применение в отношении лекарственных препаратов, введенное указанием МЗ РФ от 26.06.99г №388-у «О введении нумерации и штрихового кодирования лекарственных средств».

Применение  штрихового кодирования в деятельности склада может распространяться не только на грузы, но и на операторов, осуществляющих перемещение этих грузов, что позволяет организовать контроль не только за товародвижением, но и за процессами, с ним происходящими. В этом случае у оператора имеется персональная карточка с индивидуальным кодом (паролем), информация с которой считывается перед каждой операцией. Таким образом, в любой момент можно проследить не только путь груза, но и установить лицо, осуществляющее операции с грузом, что повышает ответственность этого лица за качество работы.

Технология  штрихового кодирования способствует повышению эффективности процедур приемки и учета поступающих  на склад товаров, размещение их по зонам хранения с учетом весовых  и геометрических характеристик, подготовки комплтектовочных и отгрузочных документов, оперативного управления отборкой и комплектацией товаров в соответствии  с заявочными требованиями покупателей, материального учета и отчетности по складу, оперативного автоматизированного составления бухгалтерской отчетности, анализа финансово-экономической деятельности и т.п.

Дли применения в управлении складом технологии штрихового кодирования необходимо пронумеровать  все ячейки или зоны хранения, используемую групповую тару, внутрискладской транспорт (на них должны быть наклеены этикетки или таблички со штриховыми кодами, содержащими эти номера), присвоить пароли работникам склада (нанести их штрихкод на пропуск).

Любая внутрискладская  операция должна сопровождаться считыванием  штриховых кодов с объекта  хранения (что), места хранения (где), вида операции – приемка или отпуск товара (зачем) и номера оператора, осуществившего перемещение по складу (кто). Оператор считывает штриховые коды специальным лазерным сканером, либо имеющим встроенную память, либо подключенным к портативной радиостанции. После завершения операции по перемещению объекта на складе информация передается на компьютер, как правило, в режиме реального времени. Такая технология позволяет поддерживать актуальной базу данных склада и в любой момент получить информацию о наличии, количестве и месте хранения товара на складе.

Оперативный учет на аптечном складе.

1. Ведется   складской учет поступающих товаров  по видам хранения.

Весь  товарный поток при поступлении  делится на собственные товары и товары, принятые на ответственное хранение. Товары, находящиеся на ответственном хранении, могут быть либо возвращены собственнику, либо отгружены другим организациям, указанным в распоряжении собственника.  

2. Используются  различные виды поступления для  учета товарных потоков.

При оприходовании  товара можно указать вид поступления (конфискат, гуманитарная помощь, централизованный закуп, обычная поставка) и в дальнейшем производить операции с указанием вида поступления товара, а также получать аналитическую информацию в разрезе видов поступления. 

3. Формируются  отпускные цены по установленным методикам в установленном законодательством порядке.

Ведется учет всех базовых цен и наценок на товар (цена первого поставщика, наценка поставщика, контрактная цена, учетная цена (цена приобретения, расчетная отпускная цена). На каждую партию товара формируются свои отпускные цены, причем отпускных цен может быть несколько в зависимости от покупателя и условий договоров (отпускная цена для аптек, отпускная цена для ЛПУ). При формировании цен имеется возможность учитывать и распределять дополнительные расходы, сопровождавшие поставку товара. Если на балансе организации находятся аптеки — при централизованном формировании цен — формируется розничная цена для аптек. 

4. Оприходывается  товар на склад с учетом фактического наличия, результатов контроля по качеству и сформированных отпускных цен.

При поступлении  товара на склад проводится приемка товара по количеству с выявлением боя, брака, недостачи. Указывается информация о сопроводительных документах, включая сведения о сертификатах качества, держателе и сроках действия. При необходимости часть товара перемещается в отдел контроля качества для проведения лабораторного анализа. Параллельно идет формирование цен. Товар приходуется на остатки и разрешается к реализации при установке признака прохождения контроля качества и формировании цен. 

5. Осуществляются  внутренние складские операции.

Перемещение между отделами хранения с сохранением всех данных о перемещаемой партии. Перемещение между обычным и ответственным хранением при невозможности дальнейшей реализации товара. Регулирование за счет уточнения записей (корректировка) неверных серий товаров с указанием новых сроков изготовления, сроков годности, номера серии. Инвентаризация товарных остатков с выявлением излишков и недостач. Списание товаров с остатков отделов хранения.