Значение информационного потока в организации

Значение информационного  потока в организации.

 

Введение…………………………………………………………………………...2

1. Информационные потоки……………………………………………………...2

2. Информационные потоки в системе материально-технического обеспечения предприятия………………………………………………………...6

Заключение……………………………………………………………………….14

Список использованной литературы…………………………………………...15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Каждый день человек сталкивается с громадным количеством информации. В любой сфере деятельности, благодаря  динамично развивающемуся нашему обществу человек вынужден перерабатывать очень  много различного рода информации. Информационное потоки достигают таких объемов, с которыми обычный человек просто не в состоянии справится

Предприятие - это сложная  экономическая система, в котором  происходит множество различного рода процессов. Большинство этих процессов  содержат в себе информативную сторону. Для успешной работы предприятия  необходимо тщательно исследовать  и обрабатывать информацию, которая  следует его экономическим процессам.

Любая сфера деятельности предприятия вовлечена в определенные информационные потоки, которые сопровождают эту сферу деятельности.

Материально-техническое  обеспечение, тоже вовлечено в этот процесс и его сопровождают информационные потоки.

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что всю  деятельность определенной экономической  организации сопровождают сопутствующие  информационные потоки. Регулирование  этих информационных потоков и их стабилизация одна из важных задач  для управленцев любого уровня.

1. Информационные потоки.

Логистическая информационная система - это размещение информации и средств обработки информационных потоков между собой и по отношению к другим предметам логистики с целью выполнения задач планирования, управления и контроля в системах.

Информационный поток  может быть обеспечен следующими средствами:

• техникой сбора данных;

• техникой передачи данных;

• техникой выдачи данных;

• техникой обработки данных и расшифровки.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального  характера, оформляемые чаще всего  на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

В информационных потоках  документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному  потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков  в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс  внутризаводского и внутрискладского перемещения материальных ресурсов.

Поскольку логистика имеет  дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения  в ней играют большую роль.

Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, назначению, периодичности  заполнения, пути движения, методам  и срокам хранения и другим признакам. В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах.

Документальное обеспечение  логистического процесса - важная задача логистики.

Создание и поддержание  в надлежащем состоянии материально- технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий  и длительный процесс.

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между  различными службами и уровнями предприятия.

Особенности внутренних информационных потоков

Обычно оформляются упрощенно  Меньше штампов и печатей, заверяются подписями должностных лиц Внутри отдельных производственных подразделений(цехов и участков) как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений

Количество внутренних информационных потоков должно быть оптимальным. Ниже перечислены основные данные, образующие внутренние потоки информации.

По закупкам: По производству продукции: По маркетингу: Пофинансам и учету:

 

• заказы на закупку продукции

• условия поставки и  крайний срок поставки

• цены поставщиков и  ценовые скидки

• альтернативные источники  поставок и цены альтернативных поставщиков

• информация об общих издержках  материально-технического обеспечения  при осуществлении закупок у  альтернативных поставщиков

• требования по выбору маршрута траспортировки груза

• вид транспортировки  продукции от поставщиков

• требования, предъявляемые  к поставщикам в отношении  условий доставки продукции покупателям  • производственные мощности

• альтернативные издержки производства, основанные на различных  планах производства

• требования отгрузки

• нововведения в производстве

• новые или пересмотренные планы упаковки продукции

• нововведения в системе  материально-технического обеспечения

• требования системы оптового распределения

• мощность складских помещений

• планирование производства

• складская система по обработке материалов

• альтернативные издержки материально-технического обеспечения, основанные на различных производственных программах

• вид движения сырья  и материалов • уровень обслуживания покупателей

• ценовые скидки и планируемые  пересмотры цен

• требования специального обслуживания покупателей

• положения, регулирующие продажи и специфические регионы

• продажа нового продукта и реклама

• прогнозы объема продаж

• показатели деятельности фирмы по соблюдению стандартов обслуживания покупателей

• издержки материально-технического обеспечения, относящиеся к альтернативным уровням обслуживания покупателей

• жалобы и претензии  покупателей

• потенциальные изменения  в уровне издержек материально-технического обеспечения, которые могут повлиять на выполнение будущих программ по увеличению объема сбыта.

Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяю­щих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сто­рон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.

Второй информационный поток, следующий за названными, - согласованный  сторонами контракт-договор о  торговой сделке. Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока матери­альных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки. Когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов. Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока.

 

Управление информационными  потоками при логистике не самоцель, а средство управления материальными  потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными  потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и  хранение информаци­онных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и  приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них.

Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации.

При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами свези. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения ин­формационных потоков. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается.

 

2.Информационные потоки в системе материально-технического обеспечения предприятия. 

По мере развития индустриального  общества информация все более становится рабочим агентом экономической  деятельности, приводя в действие и регулируя механизмы (особенно рыночный) этой деятельности. Она становится активным элементом конкурентной борьбы. Роль информации особенно наглядно проявляется на спекулятивных рынках. У биржевых спекулянтов давно уже существовало понятие о ценности информации, нашедшее выражение в тезисе: «информация тем ценнее, чем малочисленное ее обладатели». Информация начинает рассматриваться и как специфический товар. Примерно с начала 1960-х гг., с экстенсивной компьютеризацией общества, становится общепринятым представление об информации, как об экономическом ресурсе, т. е. об информационном ресурсе. Компьютеризация позволила начать индустриальное производство информационных ресурсов. Производство таких ресурсов и их массовое применение потребовали логистических операций над ними-- операций в процессе разработки и самого производства, складирования, сортировки, транспортировки и т., д. С увеличением потребности в информационных ресурсах все более повышается роль наиболее профессиональной и творчески активной части трудоспособного населения. По мере увеличения производства и эксплуатации информационных ресурсов они становятся ведущим фактором крупномасштабных перемен в жизни общества. В конце XX в. экономически развитые страны уже находятся в активной стадии трансформации своего уклада к постиндустриальному информационному (сервисному) обществу. Этот процесс, формирование информационной парадигмы, в значительной мере базируется на интенсивной информатизации общества в рамках концепции «клиент -- сеть». Разными темпами, с различным национально-культурным уклоном, преследуя подчас различные цели, в этот процесс, волей-неволей втягивается все мировое сообщество. [7] 
 
В товарной форме информация создает новую область стоимостных отношений. В нетоварной форме она выступает как деятельность фундаментальных наук, различных фондов, общественных программ, негосударственных объединений различных групп общества (в том числе экологических), как естественно (и с помощью манипуляций) складывающиеся ожидания и т. д. Нетоварная форма особенно важна для формирования менталитета общества, его идеологии. Косвенным образом нетоварная форма существенно влияет на товарную. Как следствие происходящей трансформации уклада в мировом хозяйстве (особенно начиная с 1980-х гг.) наблюдается информационная структуризация этого хозяйства -- образуются мощные финансово-промышленные группы (корпорации), как национальной, так и транснациональной (ТНК) ориентации. Именно эти ведущие, наиболее мощные ТНК, участники которых разбросаны по всему миру, сегодня составляют ядро мировой экономики (по объему более 50 %), задавая темпы и качество ее развития. Этим ТНК принадлежит 4/5 мирового информационного ресурса (патенты, новые технологии, «ноу-хау» и т. д.). Образование корпораций имеет информационную природу -- создание организаций, наиболее выгодных с точки зрения получения, обработки и использования информации, т. е. выгодных с позиций информационного масштаба и, следовательно, информационных трансакций. Образование корпораций, и особенно ТНК, -- естественное свойство пространства информационной экономики, одно из проявлений информационной парадигмы. Только обладающие достаточным капиталом и единой стратегической целью мощные диверсифицированные (с разнообразной деятельностью) корпорации без особого риска могут производить необходимые инвестиции в инновационную деятельность, связанную с получением новых информационных ресурсов (НИОКР, технологическое перевооружение, формирование новых рынков, создание общественного мнения и т. д.). [6] Только такие объединения, наряду с государством, способны производить долгосрочные инвестиции в нетоварную форму информации, где срок получения прибыли весьма отдален. Таким образом, задача управления информационными ресурсами разного плана и на различных иерархических уровнях (от предприятия до государства) приобретает важнейшее значение в информационной экономике. Решение этой задачи возлагается на информационную логистику, которая определяется как системный комплекс мероприятий, направленных на управление производством информации, ее движением и сбытом с минимальными издержками. Информационная логистика является метапространством для обычной «вещной» логистики -- последняя входит в это пространство, адаптируясь к нему. Особо важное, принципиальное значение информационная логистика приобрела в экономике корпораций (экономика среднего звена или мезоэкономика) и, прежде всего, ТНК, предприятия которых разбросаны по всему миру и логистическое управление которыми осуществляется в основном на информационном уровне. 
Таким образом, логистика управления различного рода материальными потоками базируется на обработке связанной с этими потоками информации, инициирующей их и возникающей в результате их движения. Эта информация существует в логистических системах в виде различного рода информационных потоков. Логистическая информация представляет собой существующие и циркулирующие в различных объектах экономической (производственно-сбытовой) деятельности сведения о производстве, распределении и потреблении товаров и услуг, которые имеют существенное значение для управления этой деятельностью. К управлению будем относить такие основные функции, как: контроль и анализ хода производственно-сбытового процесса; регулирование хода производственно-сбытового процесса; учет и ведение отчетной документации. 
 
Для успешной и эффективной реализации логистического управления производственно-сбытовой деятельностью на основе анализа информационных потоков необходимо наличие определенных факторов и предпосылок, а именно: наличие соответствующих информационных характеристик процесса; адекватный уровень систематизации и формализации процесса логистического управления; организационные формы и система методов логистического управления; возможность сокращения длительности переходных процессов и оперативного получения обратной связи по результатам логистической деятельности. 
Таким образом, информация, используемая в логистической системе, может быть признана полезной, если возможно ее включение в текущие производственно-сбытовые процессы. Это обеспечивается путем создания информационного базиса и его актуализации, то есть поддержания его соответствия текущему состоянию производственно-сбытовой деятельности. Следовательно, для обеспечения адекватного формирования информационных потоков нужно соблюдать два основополагающих принципа: 
 
1. Данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно-сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником. 
 
2. Данные должны быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления. 
В соответствии с иерархическим принципом принятия управленческих решений, информация, необходимая для принятия этих решений, также распределяется по уровням иерархии. 
Контроль за информационными потоками дает возможность осуществить подобного рода интеграцию подсистем двояким образом: как горизонтальную и как вертикальную интеграцию.  
Горизонтальная информационная интеграция позволяет обеспечить взаимоувязанной информацией все материальные потоки, начиная от поступления сырья, материалов и комплектующих, и до готовых изделий, поступающих к потребителям. Этим достигается то, что все управляющие воздействия в функциональных подсистемах и вызванные ими последствия увязываются с общими целями и общей стратегией всей производственно-сбытовой системы. 
 
Вертикальная информационная интеграция в принципе может охватить все уровни иерархии производственно-сбытовой системы прямыми (то есть направленными сверху вниз) и обратными (то есть направленными снизу вверх) связями. В результате оказывается возможным оперативно получать достоверную информацию о ходе поставок сырья, производства, сборки, испытаний и доставки продукции потребителям. Наличие такой информационной системы с вертикальными связями позволяет правильно оценивать, своевременно вносить необходимые коррективы и, тем самым, влиять на процессы закупки, производства, сборки, испытаний, складирования и экспедирования. Подобное оперативное управление позволит правильно учитывать результаты маркетинговых исследований при определении номенклатуры и объема выпускаемой продукции, организовать удовлетворение конкретных заказов, а также обеспечить поддержание требуемого уровня качества. 
В традиционных заказах, применяемых в современных развитых странах, содержится такая информация, как упаковочные листы, документы на отгрузку, счета-фактуры и т. д. Огромный объем рутинной работы, связанной с оформлением документов и экспедированием, ограничивает возможности персонала по работе с поставщиками, по организации производственного процесса, по эффективному сбыту продукции. В условиях жесткой рыночной конкуренции особое значение приобретают маркетинговые исследования и организация всей производственно-сбытовой деятельности в соответствии с результатами этих исследований. Информационные потоки системы логистического управления должны быть организованы таким образом, чтобы представлять актуальную и адекватную информацию о состоянии и требованиях рынка, о фактических и потенциальных продажах, о текущих производственных, транспортных, складских и административных расходах, уровнях различных запасов и тенденциях к их изменению и др. Ключевым вопросом для логистического управления является организация потока, обеспечивающего получение своевременной и адекватной информации о ситуации на рынке. 
В зависимости от источника эта информация, являясь первичной или вторичной и позволяет осуществлять анализ и прогноз продаж, исследование рынка, снабжать данными об инжиниринговых проектах, о потенциальных физических и финансовых расчетах, о фактически предъявленных счетах, коносаментах и заказах, о бухгалтерских данных, о рабочих проектах, операционных картах, действующих графиках и планах, а также осуществлять анализ и использование сопутствующей информации. 
Разработка структуры информационных потоков является творческим актом, совершаемым лицом или группой лиц, создающих структуру логистического управления. Такая разработка включает в себя определение источников и адресатов информационных потоков, иерархию этих потоков, направления этих потоков и другие необходимые характеристики, способы кодирования информации, ее получения, передачи, хранения, обработки, использования и визуализации и др. 
Разработка структуры информационных потоков должна предусматривать возможность адекватного анализа рынка, на котором разворачивается производственно-сбытовая деятельность. 
Безусловно, должно быть произведено сегментирование рынка по экономическим и технологическим признакам. Например, могут быть выделены свои сегменты для тех, кто незамедлительно оплачивает счета, и для тех, кто пользуется кредитом; для тех, кто делает заказы по установленному графику, и тех, кто делает их эпизодически, либо в зависимости от конъюнктуры; для тех, кто может приобрести продукцию по ценам различного масштаба; для тех, кто отличается определенным технологическим уровнем и др. Для сегментирования рынка нужно учитывать степень готовности к восприятию данной продукции. Следует получить объективную информацию о степени осведомленности о данной продукции, о готовности понести затраты и сделать заказ. 
При сегментировании рынка следует определить соответствующие «рыночное окно» и «рыночную нишу». [3] Рыночное окно -- это такой сегмент рынка, который ограничивается уже имеющимися рыночными предложениями, хотя существуют объективные потребности, выходящие за рамки этих предложений. Руководитель, вскрывший эти потребности и продемонстрировавший возможности их удовлетворения, то есть открывший свое рыночное окно, добьется большого успеха. Рыночная ниша -- это такой сегмент рынка, для которого продукция или опыт данной компании подходят в наибольшей степени. Руководитель, очертивший рыночную нишу, обеспечит прочный и длительный успех, независимо от деятельности других компаний. 
 
Обобщая сказанное, можно отметить, что объективная и адекватная информация используется при логистическом управлении дважды и двояким образом. 
Первый раз потоки информации используются для создания системы логистического управления, ее разработки и внедрения в жизнь. Второй раз потоки информации используются для адекватного управления в рамках уже сложившейся системы логистики. 
На уровне фирмы логистическая система распадается на ряд структур, которые можно представить в виде горизонтальных функциональных субсистем в сфере закупок, производства и распределения. Логистика объединяет их в систему с едиными целями и задачами, которые лежат в области минимизации издержек всей логистической цепи, а не отдельно взятого ее элемента. Инструментом подобного объединения является информационное обеспечение логистического процесса фирмы, начиная с закупки и кончая сбытом продукции. Потоки информации являются теми связующими "нитями", на которые нанизываются все элементы логистических цепей. 
Еще несколько лет назад под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевалась лишь сопроводительная информация. По мере развития логистических систем во все большей мере стала ощущаться необходимость внедрения в практику - логистических информационных систем, которые позволили бы органически объединить в единое целое все логистические субсистемы (логистику закупок, производственную логистику, логистику распределения). Информация на современном уровне развития производства - это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Одним из важнейших условий успешного функционирования фирмы является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (производство и сервис, включая транспортное и складское обслуживание) и управлять ею исходя из принципов единого целого. Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков производства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия. Структурная модель должна содержать два основных элемента: производственные мощности и средства организации материального потока. Комбинируя эти элементы, исследователи и организаторы системы делят всю структуру предприятия на буферную и технологическую части. При этом охватываются все виды деятельности - от получения сырья до передачи готовой продукции покупателю. Основной критерий, отличающий буферные и технологические зоны, сосредоточен в вопросе: находится ли предмет труда в стационарном состоянии или он приведен в движение. Получив ответ на этот вопрос, далее определяют, какие конкретно данные должны быть собраны, обработаны и переданы для обеспечения оптимального управления материальным потоком. Определенные таким образом группы передаваемых данных должны включать в себя следующие девять информационных элементов, которые, как считается, создают базу для информационного контроля над всей структурой обращения товарно-материальных ценностей: 
 
1) тип предмета поставки; 
 
2) количество или его объем; 
 
3) происхождение предмета поставки; 
 
4) его месторасположение (размещение); 
 
5) время прибытия в пункт размещения; 
 
6) время отправки из пункта размещения; 
 
7) система транспортирования; 
 
8) время транспортирования; 
 
9) резервирование. 
 
Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. Заключительный этап построения информационной модели системы связан с распределением полученных данных по двум компьютерным системам с различными областями функционирования. Одна система (она связана с транспортными заказами) ведет контроль потока материалов и осуществляет управление им, другая же управляет непосредственно производством и следит за заделами материалов, находящихся под непосредственным влиянием процесса производства. 
 
Наличие развитой информационной структуры производства обеспечивает две стороны общего логистического процесса. Во-первых, эта система позволяет органично связать товарно-материальные потоки с общей системой планирования и управления на уровне производства и фирмы. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями производства. Во-вторых, она охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу вверх) связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных звеньев производства и оперативно реагировать на происходящие изменения. Подобная система может быстро влиять на производственные процессы с целью: а) обеспечения выпуска на рынок продукции, необходимой в настоящий момент; б) реализации в кратчайшие сроки целевых заказов потребителей; в) поддержания стабильно высокого качества.

Заключение 

Несомненно, использование  информационной логистики позволило  наладить эффективную связь между  участниками процесса управления, хотя это повлекло за собой некоторые  проблемы, например, недостаток в получении  и обработке данных, проблема исследования операций в управлении материальными  и информационными потоками, проблема управления поставками и т.д. Для  управления информационными потоками и организации электронной передачи данных между предприятиями нужно, прежде всего, достичь совместимости  аппаратного оборудования и программного обеспечения. 
В настоящее время эти проблемы находятся на стадии решения, так как роль информационного обеспечения логистического управления возрастает с каждым днем, приобретая массовые масштабы, тем самым ускоряет процесс формирования информационных технологий в логистике. 
 
Что касается конкретно автоматизированных систем, то конечно без них не обойтись, если мы хотим ускорить и облегчить связи между партнерами вдоль логистических цепочек, так как, каждое движение материалов связано с передачей информации. 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы. 

1. Гаджинский А.М. Логистика: учебник - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и ко", 2008г.  
 
2. Миротин Л.Б., Ташбаев Ы.Э. Логистика для предпринимателя: основные понятия, положения, процедуры: учебное пособие - М.: ИНФРА-М, 2008г.  
 
3. Чудаков А.Д. Логистика: учебник - М.: Издательство РДЛ, 2010г. 
 
4. Моисеева Н.К. Экономические основы логистики: учебник - М.: ИНФРА-М, 2008г. 
 
5. Логистика: практикум Л.Ю. Русалева; СибАГС - Новосибирск: изд-во СибАГС, 2008г. 
 
6. Родкина Т.А. Информационная логистика - М.: "Экзамен", 2010г.  
 
7. Сергеев В.И., Григорьев М.Н., Уваров С.А. Логистика: информационные системы и технологии: учебно-практическое пособие - М.: Издательство "Альфа-Пресс", 2008г. 
 
8. Неруш Ю.М. Логистика: учебник для вузов - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010г.  
 
9. Джафаров К.А. Логистика: учебное пособие Центросоюз РФ; СибУПК - Новосибирск, 2007г.  
 
10. Семененко А.И., Сергеев В.И. Логистика. Основы теории. Учебник для вузов - СПб.: Издательство "Союз", 2009г.