Виды служебных писем, общепринятые фразы в письмах

Автономное общеобразовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Государственный институт экономики, финансов, права и технологий»

 

Заочный факультет

          Кафедра управления социальными  и экономическими    процессами

 

Реферат

по дисциплине

 «Документооборот в туризме»

Тема № 21 «Виды служебных писем, общепринятые фразы в письмах»

                                             

 

 

Выполнил: студент группы 3-113

Деграве  Светлана  Николаевна

                                                                 Проверил: к.э.н., доцент

                                                                   Заборовская  Ольга  Витальевна

Гатчина    

2013 г.

 

                        Содержание.

 

1. Введение 3 стр.  

2.Классификация служебных писем 4-11 стр.

3. Структура и композиция делового письма 12-15 стр.

4. Общепринятые фразы в письмах 16-21 стр.

5. Практическое задание 22 стр.                        

6.Заключение 23 стр.

7. Список литературы 24 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                Введение.

 Письмо – это основной «инструмент» служебной и деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями, организациями, учреждениями. Деловое или служебное письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. 

 Большую часть переписки предприятий образуют именно письма. Виды деловых писем очень разнообразны, это обусловлено их содержательной направленностью.

 Письма составляются  на специальных бланках писем  формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

 Целесообразно составлять  письма по одному вопросу. Если  необходимо обратиться в организацию  по нескольким различным вопросам, рекомендуется составлять письмо  по каждому из них. Текст  письма может быть простым  или сложным в зависимости  от типа письма. Простые письма  состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные  письма содержат вступление, основную  часть и заключение.

 В этой работе будут рассмотрены аспекты и композицию делового (служебного письма), а также виды служебных писем их назначение и написание.

 

 

 

 

 

 

                

             Классификация служебных писем.

 Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширными.  Письма могут подразделяться на внутренние и международные, входящие и исходящие,  простые и сложные, требующие и не требующие ответа, первичные и повторные, в один и в несколько адресов и т.д.

В зависимости от содержания можно выделить 30 видов служебных писем:

1)письма-просьбы;

2)письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10 информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой  рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные  сообщения (уведомления, напоминания  и т.п.);

15) сопроводительные письма.

16) письма-поздравления;

17) письма-приглашения;

18) письма-извинения;

19) письма для выражения  сожаления и соболезнования;

20) письма по случаю  представления (при заочном знакомстве);

21) письма по случаю  отъезда;

22) письма для поддержания  контактов и взаимоотношений  (имиджевые письма);

23) благодарственные письма;

24) рекомендательные письма;

25) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);

27) письма негативного  содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);

28) письма для выражения  отказа от какого-либо предложения;

29) письма для обращения  в различные инстанции в частном  порядке;

30) письма-резюме.

Вот краткая характеристика перечисленных видов служебных писем.

 Письмо-просьба - деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Это одна из самых распространенных групп деловых писем. Письмо-просьба требует письма-ответа.

 Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Во многих случаях такие письма дают начало продолжительной переписке.

Письмо-сообщение может  быть инициативным или являться ответом  на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения –  письма небольшого объема, нередко  состоящие из одного–двух предложений.

 Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.

 Письмо-заявление - официально  и оперативно информирует адресата  о позиции отправителя по тому  или иному вопросу.

 Письмо-подтверждение  - деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. отличительная особенность этого вида писем немногословность, краткость, конкретность повода для написания.

 Письмо-заказ – деловое  письмо чаще всего представляющее  собой ответ на письмо-предложение.  Функция такого письма – письменный, документированный заказ. Обычно в таком письме допустимо сообщить адресату свое пожелание относительно сроков выполнения заказа. Если сам заказ оформляется на специальном бланке, то письмо-заказ одновременно выполняет функцию сопроводительного письма.

 Письмо-предложение (оферта) – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос. Особенность таких писем – это конкретность и детальность изложения условий предполагаемой коммерческой сделки (сроки, цены, описание предлагаемого продукта и т.п.).

 Письмо-дополнение  пишется в тех случаях, когда необходимо что-либо дополнить к уже отправленному письму. Особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжение предыдущего послания. При написании такого письма необходимо ссылаться на конкретные признаки отправленного письма: дату, номер письма и т.п. Необходимо также пояснить чем была вызвана необходимость отправки письма-дополнения.

 Письмо-рекламация (претензия)  выражает письменную претензию  неудовлетворительным исполнением  адресатом взятых им на себя  деловых обязательств. Письмо-претензия  обязательно должно содержать:  полное наименование и адрес   организации, которой направлена  претензия; основание для предъявления  претензии ( ссылка на договор,  заключенный между сторонами,  гарантийное письмо и т.п.); предмет  пертензии; доказательства( ссылки на соответствующие документы); конкретные требования составителя претензии.

 Информационное письмо - это результат логического развития  переписки.¹

Данный вид письма используется, когда установлен контакт с адресатом и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо информирует адресата о стремлении автора развивать служебные, деловые и личные контакты. Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.² Объем такого письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

 Гарантийные письма – предоставляют  адресату письменные гарантии  намерений или действий автора. Наиболее часто используются  для подтверждения оплаты. Особенность данного письма в том, что оно должно быть подписано не только руководителем организации, но и должностным лицом, в ведении которого находятся финансовые вопросы.

 Презентационные (рекламные,  коммерческие) представляют какую-либо  продукцию, организацию, персону ( например политического деятеля) в выгодном свете. Часто такое письмо имеет приложения в виде фотографий, информационных материалов, иллюстраций.

 Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) побуждают адресата к совершению покупки, содержат не только описание продукции, но и бланк для ее заказа.

 Особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях – и сотням тысяч потенциальных покупателей. Соответственно эти письма не предполагают личного обращения к адресату. Кроме того, как было отмечено, это письмо одновременно является и средством обратной связи адресата с его автором – для этого, помимо бланков заказа, используются купоны, талоны, приглашения и т.п.³

 Краткие письменные сообщения  пишутся в тех случаях, когда  есть необходимость в немногословном  срочном информировании адресата  в связи с конкретным поводом.  Такие сообщения отправляются  адресатам в форме уведомления,  напоминания, предупреждения.

 Сопроводительные письма содержат  информацию об отправке документов, которые в силу специфики не  могут быть оформлены в виде  письма. Сопроводительные письма  должны включать в себя перечень  отправленных документов.

 Письма-поздравления используются, когда по какой-либо причине нельзя поздравить адресата по телефону. Поздравления обычно направляются по следующим случаям: день рождения адресата или дата основания организации получателя, государственные или профессиональные праздники, присвоение почетного или специального звания, награждения, годовщина сотрудничества, победы в конкурсах, соревнованиях и т.п.

 Письма-приглашения приглашают адресата к участию в деловом или торжественном мероприятии. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.⁴

 Письма извинения довольно  редкое явления служебно-деловой переписке. Такие письма оказываются незаменимыми для принесения формальных извинений и примирение, в случае, когда принести извинения иным образом не возможно.

 Письма для выражения сожаления,  сочувствия и соболезнования  также используются в служебно-деловой  переписке. Соболезнования принято  выражать в случае кончины  близких адресатов людей. Письма  для выражения для выражения  сочувствия используются, например, по поводу несчастного случая, повлекшего госпитализацию адресата; стихийного бедствия, затронувшего благополучие адресата; банкротства или других крупных неприятностей в организации-адресате.

 Письма по случаю представления  используются при заочном знакомстве, оно побуждает к личному знакомству  с отправителем. В данном письме  необходимо упомянуть об общих  интересах отправителя и адресата, или о недавнем мероприятии  на котором они оба присутствовали, но не смогли пообщаться. Заканчиваться это письмо должно просьбой ответить, а также к нему обычно прилагается визитная карточка.

 Письма по случаю отъезда  выполняет функцию признательности  адресату за оказанный прием  и приглашает к продолжению  сотрудничества.

 Письма для поддержания контактов  и взаимоотношений или имиджевые письма укрепляю деловые и личные отношения между автором и адресатом. С помощью такого письма можно засвидетельствовать адресату свое внимание без особого повода.