Виды служебных писем, общепринятые фразы в письмах

 Основные формулировки  для писем-предложений представляют  собой следующее:

Предлагаю (предлагаем)...

... Вам (вам)...

... Вашему вниманию...

Имеем честь предложить...

... Вашему предприятию...

Предлагается...

... следующие услуги (товары)...

В соответствии с ранее  достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку…

 Особенностью оформления  писем-дополнений – это выделение  ключевой формулировки с помощью  фраз «В дополнение...» и «Дополнительно  к…»,  «Прошу дополнить текст договора (соглашение, раздел договора, проект и т.п.)»

 Письма-рекламации пишутся  по разным поводам:  по поводу  ненадлежащего качества продукции,  по поводу ненадлежащего исполнения  условий поставки, по поводу несвоевременной  оплаты поставленных услуг или  товаров. В соответствии с этим  в письмах-претензиях используются  следующие фразы для информирования  о рекламации:

 Настоящим извещаем Вас о рекламации на...

Направляем в Ваш адрес  рекламацию...

Для изложения ожиданий автора относительно действий адресата используется заключительный абзац:

Мы имеем намерение  просить Вас...

В случае уклонения от принятия мер по урегулированию

вопросов, отраженных в рекламации...

... мы передадим дело  в суд...

... мы отзовем направленное  вам предложение

... отказаться от планов  дальнейшего сотрудничества...

... потребовать от Вас  принятия мер по устранению причиненного нам убытка...

...применить против Вашей  стороны штрафные санкции, предусматривающие...

 Особенности содержания информационного письма определяются его функциональным предназначением. Цель такого письма вызвать интерес адресата с первых же слов послания, сформулировать письмо так, чтобы адресат ответил на предложение, изложенное в письме согласием. Для этого используются следующие формулировки:

Позвольте проинформировать Вас...

Настоящее информационное письмо имеет целью...

Это информационное письмо предназначено для доведения  до Вашего сведения...

Наше информационное письмо включает в себя материалы, предназначенные  для сведения...

Мы готовы ответить на интересующие Вас вопросы по поводу условий...

Мы незамедлительно предоставим  иную интересующую Вас информацию, касающуюся...

 В гарантийном письме, в большинстве случаев речь идет о гарантиях в отношении оплаты поставок продукции. Особенностью формулировки гарантийного письма является выделение ключевой формулировки внутри текста послания «Гарантирую» или «Гарантируем», а также вынесение в заголовок слов «Гарантийное письмо». Содержание гарантийного письма должно быть кратким и подчеркнуто официальным. В качестве основных формулировок используются фразы:

... своевременную и полную  оплату гарантирую...

... трудоустройство гарантирую...

... обучение и переподготовку  гарантирую...

... обеспечение общежитием  гарантирую...

...предоставление предусмотренных  законодательством РФ льгот гарантирую...

 Уведомления, напоминания  предупреждения – это краткие  письменные сообщения, которые  применяются для передачи адресату  ограниченного объема информации. Их использование в деловой  практике происходит в строго  определенной последовательности: сначала адресату высылается  уведомление, через 10 дней напоминание, спустя еще 10 дней – предупреждение. Уведомление информирует адресата о сути ситуации, грозящей осложнить деловые отношения между сторонами. Напоминание имеет целью сообщить адресату, что время для принятия решения истекает.

 Если адресат не  отреагировал на прежние послания, то высылается письмо-предупреждение – короткое сообщение о том, что отправитель готов применить в отношении адресата санкции, например обратиться в суд. Формулировки, используемые в письмах такого типа могут быть следующими:

Уведомляю (уведомляем)...

Напоминаю (напоминаем)...

Предупреждаю (предупреждаем)...

Представляется предупреждение о...

Настоящим письмом уведомляем (напоминаем, предупреждаем)...

Для урегулирования конфликтных ситуации все чаще используются письма-извинения. Необходимо отправить такое письмо в связи со следующими обстоятельствами:

1)ненадлежащее исполнение договорных обязательств и соглашений;

2) некорректное поведение  по отношению к деловому партнеру или его сотрудникам, допущенное со стороны организации-отправителя;179

3) недоразумения и разногласия,  возникшие между партнерами как на деловой, так и на личной почве (в последнем случае речь идет о т.н. неформальных извинениях);

4) необходимость принятия  мер, призванных защитить интересы  организации-отправителя в ущерб интересам адресата

по причинам неодолимого  характера (в связи с форс-мажорными обстоятельствами).

Письмо-извинение должно быть написано в подчеркнуто-примирительном тоне, но извиняться по ходу письма следует  только один раз. При написании таких писем используются следующие типовые фразы:

Примите (наши) извинения...

Приношу (приносим наши) извинения...

Я хотел бы извиниться перед  Вами за...

Мы имеем намерение  извиниться перед Вами в связи  с...

Это происшествие воспринято нами с огорчением...

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью                     Генеральному директору

         Турист    ЗАО «Техника»

                                                                                                      Петрову Е.К.

Ул. Маршала Захарова, д.21, лит. Ф,

Санкт-Петербург, 198328                                      

ИНН 7801073290 / 781301001                                                 

Санкт-Петербургский филиал ОАО « Сбербанк»               

Р/сч. 40702810000010000023

К/сч. 30101810500000000721

БИК 044030721

 

Исх. № 71 от 30.12.2012

 

 

 

                                           

  Настоящим письмом напоминаем Вам, что в соответствии с п.4 договора от 30.11.12 № 231Вы должны были поставить нам компьютеры в количестве 3 штук до 25.12.12.

  Наше уведомление, направленное  в ваш адрес от 18.12.12, осталось без ответа. В связи с этим настоятельно просим Вас выполнить все условия договора и подтвердить получение настоящего напоминания.

 

 

 

 

 

                          

 

 

 

                              Заключение.

 Изучив материалы по данной теме, был сделан вывод, что правила и обычаи деловой переписки, кажущиеся незначительными и маловажными на самом деле могут сыграть существенную роль в деловых отношениях. Как выглядит, как оформлено деловое письмо, грамотность, стиль письма все это говорит о том, насколько компания серьезно подходит к отношениям  со своими партнерами. Вид письма, правильность оформления свидетельствуют, том насколько квалифицированные сотрудники работают в данной компании. А уровень квалификации сотрудников – это уровень компании, её престиж, её авторитет.

 Важность деловой переписки  можно доказать наглядным примером. Можно позвонить клиенту по  телефону или он сам звонит  по телефону и интересуется  той или иной продукцией или  услугой. Информация, сказанная клиенту (возможно будущему партнеру) предполагает узкие временные рамки. То есть за короткий промежуток времени необходимо предоставить клиенту всю необходимую информацию по интересующему его товару (услуге), а это не всегда возможно сделать полностью. Кроме того большая часть информации тут же будет забыта или просто не воспринята клиентом.

 Совсем другое дело, когда клиент получает коммерческое  предложение на официальном бланке, с фотографиями, прайсом, перечнем работ или услуг.

 Можно сделать вывод,  что деловые письма увеличивают  вероятность заключения сделок, повышают эффективность работы  предприятия (фирмы, организации). Эти факторы ведут к увеличению  прибыли, а к этому стремиться  любая компания. Также умение  вести деловую переписку сказывается  на репутации компании, а репутация  в бизнесе – это больше половины  успеха.

Кроме этого без деловой  переписки не обойтись в случае пересылки важной документации, сопроводительных документов, решения некоторых финансовых и организационных вопросов.

                                   Список литературы.

1. Русский язык и культура  речи, Е.Д.Ващенко, Ростов-на-Дону, «Феникс», 2012 г.

2. Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, «Гросс Медиа Ферлаг», Российский Бухгалтер

 

 

 

 

 

                                 Электронные ресурсы.

1. Центр компетенции по  вопросам документационного обеспечения  управления и архивного дела.www.edou.ru

2.Секретарь-референт. www.profiz.ru

¹ Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, ГроссМедиа Ферлаг, Российский Бухгалтер, стр. 17

² www.profiz.ru. журнал «Секретарь-референт» № 3 2007 г.

³ Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, ГроссМедиа Ферлаг, Российский Бухгалтер, стр. 19

⁴ www.profiz.ru. журнал «Секретарь-референт» № 3 2007 г.

⁵ Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, Гросс Медиа Ферлаг, Российский Бухгалтер, стр. 28

⁶ Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, Гросс Медиа Ферлаг, Российский Бухгалтер, стр.34

⁷ Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, Гросс Медиа Ферлаг, Российский Бухгалтер, стр.36

 

⁸ Современное деловое письмо, М.Ю. Рогожин, Москва 2009 год, Гросс Медиа Ферлаг, Российский Бухгалтер, стр.109