Классификация и анализ затрат в ОАО «Махачкалинский гормолзавод»

Регулируемые затраты подвержены влиянию менеджера центра ответственности, на нерегулируемые он воздействовать не может. Работа менеджера оценивается по способности управлять регулируемыми затратами.

Например, производственным цехом допущен перерасход материалов. Являются ли эти затраты регулируемыми для начальника цеха? Ответ неоднозначен. Если перерасход связан с нарушением трудовой или технологической дисциплины в цехе, то эти затраты окажутся контролируемыми. Если же причина кроется в низком качестве поступивших в цех материалов, то эти непроизводственные затраты рассматриваются как нерегулируемые начальником цеха, и «на ковер» вызовут начальника отдела снабжения.

2.3. Автоматизация управления затратами на предприятии

 

Анализ состояния компьютеризации управления затратами на отечественных предприятиях показывает, что в основном она коснулась расчетов по планированию прямых затрат (трудовых и материальных), а также бухгалтерского учета затрат на производство. Нормирование, планирование, учет и распределение косвенных затрат автоматизированы главным образом на заключительной стадии и базируются на предварительных укрупненных нормативных расчетах. Отмечается также недостаточное внедрение нормативного метода учета затрат, так как ввести его в условиях массового и серийного производства можно только с использованием средств вычислительной техники.

В связи с недостаточным уровнем автоматизации первичного оперативного учета затрат на производство, формирования и ведения нормативной базы, ее локальностью, нестыковкой управленческого (производственного) и бухгалтерского учета, оперативно контролировать и регулировать уровень затрат на производство очень затруднительно. Необходимо также, чтобы расчеты, требуемые для управления затратами, были включены в общую информационную, программную, техническую и организационную систему управления предприятием.

Таким образом, очевидна актуальность повышения уровня автоматизации при управлении затратами на базе использования современных технических средств сбора, передачи, накопления, обработки и использования информации на всех стадиях жизненного цикла товара (услуги).

Предпосылки для этого имеются. К их числу относятся:

-  наличие  высокопроизводительных достаточно  надежных средств формирования, сбора, передачи, обработки и отображения управленческой информации;

-  существование  экономико-математических методов  прогнозирования, моделирования, планирования, учета и регулирования производственного процесса и его обеспечения;

-  настоятельная потребность в коренном улучшении прогнозирования и регулирования уровня затрат на предприятии.

При подготовке к автоматизации управления каким-либо процессом, в том числе управления затратами, возникает желание максимально увеличить число компьютеризированных задач (расчетов). При этом наблюдается тенденция концентрации расчетов на верхних уровнях управления, что приводит к их информационной перегрузке и одновременно дефициту информации на других уровнях, а в конечном счете - к снижению эффективности всей системы.

Необходимо четко определять сферы автоматизации управления затратами, для чего все расчеты подразделяют на два класса задач:

-  требующие  первоочередной автоматизации;

- требующие автоматизации во вторую очередь, либо вообще не требующие или не поддающиеся автоматизации.

Чтобы обосновать отнесение задач управления затратами к одному из указанных классов, следует выбрать и обосновать признаки классификации.

Исследования и практика компьютеризации задач управления затратами на нескольких предприятиях машиностроения показали, что в качестве основных признаков классификации целесообразно принимать:

- трудоемкость  расчетов;

- стоимость расчетов;

- необходимость  информационного  и  алгоритмического сопряжения смежных задач управления затратами и системы управления предприятия в целом;

- требования к оперативности управления затратами и ее соответствию динамике процесса производства и управления в целом;

- точность расчетов;

- возможность реализации новых задач управления.

Задачи управления затратами многовариантные, они решаются на основе большого числа взаимодействующих, а подчас и противоречивых факторов, которые порождают множество различных решений и схем управления. Применять принцип оптимума не всегда целесообразно из-за его сложности и специальных требований. Поэтому при определении сферы автоматизации необходимо задачи, относящиеся к первому классу (требующие первоочередной автоматизации), разделить на два подкласса:

- поддающиеся формализации и требующие оптимизации;

- не поддающиеся формализации и не требующие оптимизации. Основной признак задач первого подкласса - многовариантность.

Выбрать наилучший вариант - задача, часто неосуществимая при ручных методах расчета. В то же время есть задачи, не требующие многовариантных расчетов.

Решение оптимизационных задач большой информационной емкости (а задачи управления затратами информационно емкие) требует использования специальных экономико-математических методов. Необходимость применения таких методов - есть второй признак классификации. Примером задачи, требующей приложения экономико-математических методов, может служить прогнозирование затрат на выпуск продукции. Методы ее решения многообразны и включают среди прочего имитационное моделирование экономических процессов.

- рациональное перераспределение функциональной нагрузки между человеком и техническими средствами при выполнении трудоемких и многовариантных расчетов с выдачей рекомендаций (вариантов) по принятию решений (приоритет в выборе окончательного решения остается за человеком).

Информационная система - это коммуникационная система сбора, передачи и переработки информации об объекте, которая снабжает работников различного уровня сведениями, необходимыми для реализации функций управления.

Практически все разновидности информационных систем независимо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов: функциональных, составляющих систему обработки данных, и организационных.

Под функциональными компонентами понимают систему функций управления - полный набор (комплекс) взаимосвязанных в пространстве (по уровням) и времени работ, необходимых для достижения поставленных перед системой (подсистемой) целей.

Декомпозиция информационной системы по функциональному признаку предполагает выделение функциональных модулей (блоков), реализующих систему функций управления затратами. Функциональный признак определяет назначение модуля - для какой области он предназначен, каким основным целям он служит, какие задачи и функции выполняет.

На рисунке 3 приведена укрупненная функциональная декомпозиция информационной системы управления затратами на предприятии.

Специфические особенности каждого функционального уровня управления обусловливают состав и содержание так называемых функциональных задач, показанных на данном рисунке укрупненно. Обычно управленческий персонал или связывает понятие «задача» с достижением определенных целей, или определяет его как работу, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Однако с появлением новых информационных технологий это понятие стали рассматривать шире  - как законченный комплекс обработки информации, обеспечивающий выдачу либо прямых управляющих воздействий на ход процесса управления, либо информации, необходимой для принятия управленческих решений. Таким образом, задачу следует рассматривать как элемент системы управления затратами, а не системы обработки данных.

Система обработки данных (СОД) предназначена для информационного обслуживания специалистов разных служб, принимающих управленческие решения в части управления затратами предприятия. Выделение типовых операций обработки данных позволило создать специализированные программно-аппаратные комплексы: различные периферийные устройства, оргтехнику, стандартные наборы программ, в том числе пакеты прикладных программ (ППП).

Существует три основных режима работы СОД: пакетный, интерактивный, реальный масштаб времени. Для пакетного режима характерно, что результаты обработки выдаются пользователю после выполнения так называемого пакета заданий. При интерактивном (диалоговом) режиме работы происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Реальный масштаб времени предполагает управление в режиме «запрос — ответ — решение». Для управления затратами используются все три режима в зависимости от функций управления.

Под организационными компонентами информационной системы понимают совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру управления и управленческие функции: определить штатное расписание, разработать должностные инструкции управленческому персоналу в условиях автоматизации.

Компьютерные сети. Совокупность взаимосвязанных через каналы передачи данных компьютеров, обеспечивающих пользователей средствами обмена информацией и коллективного использования аппаратных, программных и информационных ресурсов, называют компьютерной сетью.

Основным назначением сети является обеспечение простого, удобного и надежного доступа пользователя к распределенным общесетевым ресурсам организации, их коллективного использования при надежной защите от несанкционированного доступа, а также удобной и надежной передачи данных между пользователями. С помощью сетей эти проблемы решаются независимо от территориального размещения пользователей.

По степени территориальной распределенности различают глобальные, региональные и локальные сети. Для целей автоматизации управления затратами на предприятии наиболее приемлемы локальные сети, так как их использование позволяет распределять технические средства и информацию по уровням управления, иметь единое или сопряженное программное обеспечение, организовать обмен информацией и результатами расчетов между уровнями.

Основными преимуществами управления затратами в рамках локальной сети служат:

- одновременная работа нескольких пользователей (независимо от принадлежности к уровням управления) с данными общего применения (базами данных, текстов, таблиц и т.д.), создание и обновление общих баз данных сетевыми прикладными программными продуктами;

- обмен информацией между всеми компьютерами сети, обеспечивающий диалог между пользователями сети, а также работу электронной почты;

- возможность  доступа с любого компьютера  локальной сети к ресурсам  глобальной или региональной  сетей.

Программное обеспечение, реализующее какую-либо услугу, называют сервером этой услуги. К основным серверам, обеспечивающим решение задач управления затратами, относятся: файловый сервер, сервер печати, сервер электронной почты, коммуникационный сервер.

Информационное обеспечение. При автоматизации любых задач управления, в том числе и управления затратами, важнейшую роль играет информационное обеспечение (ИО). Его основной функцией является хранение на машинных носителях всей совокупности данных, необходимых для решения задач пользователя, и обеспечение удобного доступа к этим данным.

В процессе автоматизации задач системы решения, касающиеся информационного обеспечения, рассматриваются как относительно самостоятельная и важнейшая часть разработки. Различают две сферы информационного обеспечения вне- и внутримашинную.

Внемашинное информационное обеспечение включает вне-машинную информационную базу, а также средства ее организации и ведения.

Внутримашинное информационное обеспечение состоит из информационной базы на машинных носителях и средств ее ведения.

Базы данных — это совокупность логически взаимосвязанных массивов. Для управления базами данных, их создания, ведения используются системы управления базами данных.

Независимыми массивами называют такие, которые формируют непосредственно из данных первичных документов на этапе предбазовой обработки.

Нормативно-справочные и другие данные, характеризующиеся относительной стабильностью, как правило, размещают в отдельных массивах. Создают эти массивы на этапе первоначальной загрузки базы данных.

К числу нормативно-справочных данных, используемых для управления затратами, относятся: нормативы и нормы расхода всех видов ресурсов на производство продукции, хозяйственные, управленческие, сбытовые и другие нужды; справочники, ценники; классификаторы и т. д. В процессе эксплуатации в эти массивы периодически вносят изменения, таким образом поддерживая базы данных в рабочем состоянии.

Данные учета (производственного и бухгалтерского) вносят в базу данных в соответствии с регламентом решения задач по управлению затратами по мере поступления на ввод и обработку документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за определенный период, по истечении которого производится их обобщение и обработка.

Техническое и программное обеспечение. Понятием техническое обеспечение обозначают комплекс технических средств (КТС), обеспечивающий эффективное функционирование системы. В этот комплекс входят средства сбора, накопления, обработки, передачи, вывода, представления информации, устройства управления ими, а также средства оргтехники, предназначенные для длительного хранения и информационного обмена между различными техническими средствами.