Делопроизводство

Лекция   1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

1. Документы и управленческая деятельность

 

Документ в управлении выступает  одновременно и как предмет труда  управленческого  работника,  и  как  его  результат.   В   организациях  на  составление  документов и работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ  доказательства».

ДОКУМЕНТ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном  порядке, и имеющий, в соответствии с действующим законодательством, правовое значение

Документы используются в различных  областях знаний. Характерным свойством  документа является то, что он служит источником и носителем информации.

В документах закрепляется государственное устройство, они служат средством общения между учреждениями, организациями и гражданами.

Большинство документов должно удовлетворять  таким требованиям, как пригодность  к длительному хранению, максимальная наглядность. Документ должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА:

1.   Информационная   -   в   документе   зафиксированы   факты,   события,   явления  практической и мыслительной  деятельности человека.

2.   Организационная -  оказывает  воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

3.   Юридическая - содержание  документа используют в качестве  доказательства при рассмотрении  спорных вопросов сторонами отношений.

4.   Воспитательная   -дисциплинирует   исполнителя,   требует   повышения   уровня образовательной подготовки, воспитывает эстетический вкус.

5.   Коммуникативная - обеспечивает  внешние связи организаций.

В России в X в. понятие «делопроизводство» трактовалось как «вершение дел». Слово «дело» обозначало «вопрос, который необходимо было решить орган) управления», и только к середине ХУ1 в. его стали употреблять в значении «собрание документов».

В наше время термин ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО определяется следующим образом: отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации  в управлении.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ    --    часть    делопроизводства,    связанная    с    созданием  документов в соответствии с установленными требованиями.

 

 

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах  независимо от формы их представления.

Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочной работы.

Многие формы управленческой деятельности выражаются с помощью определенных категорий документов. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется в качестве способа и средства реализации функций управления.

1.2.    Унификация  и стандартизация документов

Основными направлениями совершенствования  документации являются унификация и  стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).

УНИФИКАЦИЯ - приведение форм и структур документов, а также операций по их обработке, учету и хранению к единообразию.

В основе создания унифицированных  систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов. Управленческая документация включает следующие унифицированные  системы документации:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-     унифицированная система  банковской документации;

-     унифицированная   система   финансовой,   учетной   и   отчетной   бухгалтерской  документации бюджетных организаций  и учреждений; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система    учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная    система   документации    Пенсионного    фонда    Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной  работой, так и этапом стандартизации.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ служебных документов - форма юридического закрепления  унификации документов.

Стандартизация       в       области       документоведения       означает      установление общегосударственных     форм     и     требований     к     документам,     обязательных     к использованию  всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо  от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТе   Р 6.30-2003.

Унификация и стандартизация служебных  документов создает возможность  составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и   повторяющуюся   информацию.   В   этих   случаях   повторяющаяся   часть    текстов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

выносится в трафарет, а для информации, имеющий индивидуальный характер, оставляются  свободные строки, которые заполняются  при составлении документа. Унифицированы могут быть и отдельные фразы.

1.3.    Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства или различия.

Документы могут классифицироваться по следующим  признакам:

1.   По способу фиксации информации: письменные (рукописные, печатные) графические  (чертежи, схемы, рисунки, планы) фото-, кино-, видеодокументы

акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации)

2.   По назначению (по видам деятельности):

-     организационно-распорядительная документация  финансово-распределительная документация документация по личному составу и др.

3.   По наименованию: письмо

приказ  распоряжение

-     справка

-     протокол и др.

4.   По ценности содержания: научные  исторические

-     оперативные

5.   По стадиям создания:

черновик (предварительная редакция документа) беловик (окончательная редакция документа)

-     оригинал или подлинник (документ  в окончательной редакции, оформленный  с учетом требований ГОСТа)

копия (повторное, абсолютно точное, воспроизведение  оригинала). Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия)

-     отпуск (копия исходящего документа,  остающаяся в учреждении)

дубликат (копия, выдаваемая в случае утраты подлинника и обладающая той же юридической силой)

выписка (копия официального документа, воспроизводящая  какую-либо его часть, заверенную в  установленном порядке)

6.   По срокам хранения:

постоянного (вечного) хранения (научные, исторические и другие документы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-     долговременного (свыше  10 лет) срока хранения (личные  дела, истории болезни, техническая  документация)

временного (до 10 лет) хранения

7.   По степени гласности:  открытые (несекретные)

с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальные, личные)

8.   По юридической силе:

подлинные       (могут       быть       действительными       и       недействительными. Недействительным документ становится в результате истечения срока  действия или отмены его другим документом) подложные (фальшивые)

9.   По месту составления:

-     внутренние

внешние (делятся на входящие и  исходящие)

10. По степени сложности:

-     простые (рассматривается  один вопрос)

-     сложные (рассматриваются  два и более вопросов)

11. По срокам исполнения:

Срочные (срок исполнения    которых  установлен законодательными актами, а

также телеграммы и другие документы  с грифом «срочно»

несрочные

12. По происхождению:

служебные (создаются по инициативе учреждения) личные (создаются по инициативе частного лица) Существуют также и    некоторые другие признаки документов, позволяющие их классифицировать.

1.4.    Нормативно-методическая  база документационного обеспечения

управления

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОУ - это  совокупность законов, нормативных актов и методических материалов, устанавливающих правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции,

штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база ДОУ  включает:

-     Законы РФ в сфере  информации и документации

Указы    и    распоряжения    Президента   РФ,    постановления    и    распоряжения

Правительства       РФ,       регламентирующие       вопросы       документационного

обеспечения на федеральном уровне

Правовые   акты  федеральных  органов  исполнительной   власти   (министерств,

комитетов,   служб,   агентств)   как   общеотраслевого,   так   и   ведомственного

характера

-     Правовые    акты    органов    власти    субъектов    РФ    и    их    территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства

Правовые акты нормативно-инструктивного характера, методические документы  по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий Государственные стандарты на документацию

-     Унифицированные системы  документации

Общероссийские     классификаторы     технико-экономической     и     социальной

информации

Государственная      система     документационного      обеспечения      управления

(ГСДОУ). Основные требования к  документам и службам ДОУ

-     Нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда

-     Нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации ДОУ является принятая государственной архивной службой в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)». Основная цель создания этой системы - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества.документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации устанавливает    ГОСТ    Р    6.30-2003    «Унифицированные    системы    документации Унифицированная       система       организационно-распорядительной       документации. Требования к оформлению документов». Дата введения в действие - 1 июля 2003 г. В 1998 году был введен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины    и    определения».    В    нем    для    каждого    понятия    установлен    один стандартизировавнный   термин.   На   основании   ГСДОУ   и   ГОСТов   Федеральная архивная   служба   России   (Росархив)   и   Всероссийский   научно-исследовательский институт документоведения  и  архивного дела (ВНИИДАД) разработали  «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая   устанавливает   единые   требования   к   документированию   управленческой деятельности и организации работы с документам, а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая    организация    на    основе   типовой    инструкции    разрабатывает   свою

инструкцию  по   делопроизводству   с   учетом   своей   специфики.   Эту   инструкцию   утверждает руководитель организации, и она  является обязательной для каждого  работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Лекция 2. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

 

 

2.1. Формуляр-образец организационно-распорядительного  документа

Любой документ состоит из определенного  набора составных частей или элементов, называемых реквизитами.