Делопроизводство

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  И ТЕРМИНЫ

Делопроизводство   отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами (часть личные - резюме, заявление, личная доверенность, расписка - Официальные документы личного происхождения.)

В основе управленческой деятельности любой организации  лежат процессы получения и обработки  инфо, принятия решения, доведения решения  до исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации документирована.В современных условиях, когда средства ВТ – обязательная принадлежность рабочего места специалиста, синонимом «делопроизводству» принято считать «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Дел-во – одна из важнейших сторон деятельности организации. От организации дел-ва зависят:

1. Эффективность управления
2. Экономичность
3. Оперативность обработки инфо.

Разработка  новых инфо технологий в управлении осуществляется на основе традиционных правил дел-ва.

Дел-во состоит  из двух компонентов:

1. Документирование – записи инфо на различных носителях по установленным правилам, т.е. процесс создания и оформления док-та.
2. Организация работы с док-ми (организация документооборота, хранение использование документа в текущей деятельности предприятия, подготовка и передача документов на архивное хранение)

В современном  дел-ве сочетаются работа с док-ми на бумажном носители и документами, представленными в электронной форме.

Эффективная организация  работы с документами обеспечивает оптимальные условия для выполнения всех видов работ с документами с момента их создания или получения, до момента уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила составления и работы с документами конкретной организации – система дел-ва. Эти правила фиксируются в инструкции по дел-ву данного предприятия. Ответственность за ведение дел-ва на предприятии несет её руководитель. Система дел-ва предприятия формируется под влиянием факторов:

1. Используемой нормативно-методической базы
2. Сложившейся традиции работы с док-тами
3. Установленных руководством правил работы с документами
4. Квалификацией работников дел-венной службы предприятия

Документ – ( 18 век «способ доказательства») зафиксированная на материальном носителе инфо, разделенная на реквизиты, позволяющими её идентифицировать. Док. Обеспечивает сбор, обработку, передачу, использование и хранение инфо.

Док. многофункциональны. Основные функции:

1. Информационная
2. Управленческая
3. Организационная
4. Коммуникационная
5. Правовая (доказательная) – док-ты используются для доказательства или подтверждения какого-либо факта
6. Научно – историческая (в архиве, музее и т.д.)

Реквизит док. – минимальная инфо единица док-та, его составляющая часть ( дата, номер, подпись, наименование организации, место составления).

Система документации (СД) – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих документов. В настоящее время в нашей стране используются множество систем документации, самый простейший – внутриорганизационная система документации. Более сложными – отраслевые системы документации. Самая всеобъемлющая – общегосударственная СД, которая включает все виды док-ов, имеющих вхождение, обращение внутри страны. Для упрощения работы с большими системами их принято разделять на подсистемы по определенным признакам. Наиболее используемые признаки:

1. функциональная принадлежность (бухгалтерские, финансовая, учебная, медицинская)
2. Отношение к тому или иному уровню гос. Управления (законы на предприятии не создаются)

С момента начала активного использования средств ВТ начали разрабатываться унифицированные системы документации.

Унифицированные СД – содержат описания док. относящихся  к одной предметной области и  создаваемых по единым правилам.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА (БАЗА) ДЕЛ-ВА (НМБ)

НМБ – совокупность требований, норма, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями

НМБ регулирует:

• Правила оформления документов
• Правила работы с документами
• Обеспечение сохранности документов
• Порядок передачи док-ов на архивное хранение
• Работу службы дел-ва (функции, структуры, шататы)
• Внедрение новых инфо технологий в работе с документами
• Работы с док-ми, имеющими гриф ограничения доступа
• Юридические аспекты, связанные с работой с документами и др.

Вопросы ДОУ  регулируются:

• Законами РФ (ФЗ «Об инфо, инфо технологиях и защите инфо», ФЗ «Об электронно - цифровой подписи», ФЗ «О гос.тайне», ГК РФ, ТК РФ, УК РФ, основы зак-ва РФ об архивном фонде РФ и архивах)
• Гос. и отраслевыми стандартами (Гос.система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. Основные цели: упорядочение документооборота, сокращение кол-ва док-ов, повышение качества документов, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации дел-ва в связи с появлением негосуд.форм собственности, совершенствование работы аппарата управления ГОСТ Р 51141-98 «Дел-во и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы док-ции…Требования к оформлению документов» УСОРД. Стандарт устанавливает область применения, состав реквизитов, требования к реквизитам, требования к бланкам, схему расположения реквизитов, содержит образцы основных видов бланком ОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.30-97 )
• Общероссийскими классификаторами (общегос. Классификатор предприятий и организаций, обще.рос .клас.управленческой документации ОКУД, содержит коды унифиц. Док-тов, используемых в деятельности органов власти и управления, кот. должны проставляться на документах, перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. )
• Гос и отраслевыми инструкциями по дел-ву (Типовая инструкция по дел-ву в федеральных органах исполнительной власти)
• Инструкциями по дел-ву конкретного предприятия(разделы: общие положения, порядок составления и оформления документов, порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих док-ов, порядок работы с исходящими док-ми, порядок работы с внутренними документами, контроль исполнения, составление номенклатуры дел, правила формирования дел, порядок обеспечения сохранности документов, порядок подготовки и передачи док-ов на архивное хранение)

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификация позволяет  выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить  их в инструкциях, т.е. организовать док-ты в дел-ве.

1. По способу док-я
1. Рукописные
2. Типографские
3. Кино-, фото-, аудио-, видео- документы
4. Электронные
5. Текстовые
6. Графические (чертеж, план, эскиз, график)
2. По сфере использования
1. Организационно - распорядительные
2. Финансово-бухгалтерские
3. Научно-технические
4. По труду
5. Отчетно-статистические
3. По месту составления
1. Входящие
2. Выходные
3. Внутренние
4. По грифу ограничения доступа
1. Открытые ( не секретные)
2. С грифом ограничения доступа

Грифы:

• Для служебного пользования
• Секретно
• Совершенно секретно
• Особой важности
• Конфидициально
• Коммерческая тайна (инфо для достижения коммерческих целей)

5. По происхождению

1. Официальные
2. Личные

6. По юридической значимости:

1. Подлинники и оригиналы
2. Копии
3. Заверенные копии (содержат юр. реквизиты, придающие значимость)
4. Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юр. силу)

7. По форме изложения:

1. индивидуальные
2. типовые
3. трафаретные (справки)

8. По срокам хранения

1. постоянного хранения
2. долговременного (свыше 10 лет)
3. временного
4. не подлежащие архивному хранению

 

 

ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

несмотря на то, что в настоящее время не запрещено использование существующих систем документации целесообразно  оформлять документы в соответствии с требованиями унифицированной  системы документации (ГОСТ Р 6.30-2003)

Эта система  распространяется на организационно-распорядительную документацию. В составе документов УСОРД могут встретится следующие реквизиты:

1. Государственный герб
2. Герб субъекта
3. Эмблема организации или товарный знак
4. Код организации (ОКПО..)
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
6. Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
7. Код формы документа (для унифицированных форм документа)
8. Наименование организации
9. Справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес, адрес сайта, БИК)
10. Наименование вида документа (письмо – нет)
11. Дата документа (22.02.2011 или 22 февраля 2011 г.)
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (инициативные и ответные письма)
14. Место составление или издание документа
15. Адресат (кому, куда, начинается с обозначения улицы,)
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция (рукописная надпись на первом листе документа, в которой руководитель фиксирует решение по данному документу – в приказ, в исполнение, ознакомить начальников отделов)
18. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
19. Отметка о контроле (в правом верхнем поле – К, либо штамп «на контроль»)
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения (ниже текста, до подписи «Приложение»)
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования документа
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии (верно, наименование должности, подпись, расшифровка, дата)
27. Отметка об исполнителе (ФИО, рабочий телефон)
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию (документы на конкурс)
30. Идентификатор электронной копии документа (имя файла, в котором содержится наш документ)

 

ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ДОКУМЕНТА

ЮЗ – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или не правильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы.

Реквизиты, обеспечивающие ЮЗ:

1. Наименование организации (8) – автора документа
2. Наименование вида документа (10)
3. Регистрационный номер
4. Гриф утверждения документа
5. текст
6. гриф согласования
7. подпись
8. оттиск печати
9. дата документа

 

ЯЗЫК СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Разновидность официально делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. ЯСД-ов  факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Особенности ЯСД:

• точность и ясность (тщательный подбор слов, использованием слов и терминов традиционных для норм общелитературного языка значениях, однозначность толкования, терминология должна быть понятна специалисту, которому адресуется документ, прямой порядок слов в предложении, предложения не должны быть слишком громоздкими)
• лаконичность (предусматривает краткость и четкость изложения, отсутствия повторов, немногословность, тексты писем, СЗ не превышают одной страницы)
• убедительность (наличие достоверной инфо, наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий, логикой изложения, безупречность формулировок в юридическом отношении, обоснованностью предложений автора со ссылками на НПА и зак-ны)
• нейтральность тона изложения (изложение текста от 3-го лица, либо в безличной форме, личные местоимения заменяются существительными, отсутствие эмоциональной окраски при изложении тех или иных факторов, отсутствие личностного подхода к оценке информации в случаях, когда автор действует от имени организации)
• использование устойчивых словосочетаний (стандартных словооборотов) –употребление выражений, в которых то ли иное слово используется в служебных документах только с одним словом или с ограниченной группой слов, применение устойчивых словосочетаний дает возможность авторам оперативно составлять документы, адресатам оперативно воспринимать, для описания стандартных ситуаций создавать типовые (трафаретные) формы документов (согласно приказу, принимая во внимание, утвердить и ввести в действие, контроль возлагается, выговор объявляется, в связи со сложным положением, в целях обеспечения, считаем необходимым)
• использование общепринятых сокращений (позволяет уменьшить объем документов и ускорить восприятие информации, сокращение отдельных слов, а также словосочетания)