Деловая документация. Правила оформления

Министерство  образования Республики Беларусь

Белорусский национальный технический университет

Факультет технологий управления и гуманитаризации

 

 

 

Кафедра экономики и права

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине "Делопроизводство»

на тему: «Деловая документация. Правила оформления.»

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 1курса,  группы 30801312,

специальности «Менеджмент»

заочной формы  обучения

Павлова Дарья  Владимировна

 

 

 

 

Минск

2012

 

 
Содержание:

1.  Оформление  реквизитов документа……………………………….. 3

2.  Оформление  бланка документа…………………………………......11

3. Оформление  отдельных видов документа (приказ, указание, протокол, акт, докладная  записка, письмо)…………………………………….……….12

4. Список использованной литературы…….…………………………..16

 

Оформление реквизитов документа

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Каждому виду документа  соответствует оптимальное число  необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями, назначением, требованием к  содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей  организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование  подразделения» показывают положение  документа в пространстве. Положение  документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты  делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной  формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов  документов, могут предусматривать  в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного  вида документов. Для этого в инструкциях  и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

Рис.1 Схема расположения и размеры реквизитов.

При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб  Республики Беларусь;

2 — эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации:  код ОКОГУ по [1] для министерств  и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 — код документа по [3];

5 — наименование вышестоящей  организации;

6 — наименование организации;

7 — наименование структурного  подразделения;

8 — почтовый адрес  отправителя;

9 — коммуникационные  и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — регистрационный индекс;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 — место составления  или издания;

15 — гриф ограничения  доступа;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка  о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф  приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — отметка об исполнителе;

29 — отметка о заверении  копии;

30 — отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

31 — отметка о поступлении  (регистрационный штамп входящих документов);

32 — отметка о переносе  данных на машинный носитель.

 

Государственный Герб Республики Беларусь – это  официальный отличительный знак, эмблема организации. Он изображается на бланках документов органов государственной  власти, министерств, ведомств, органов суда, прокуратуры, арбитража. Круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство. Изображение помещается на верхнем поле документа. Диаметр изображения – не более 20мм.

Эмблема организации –  это условное или символическое  изображение, отражающее основное направление  ее деятельности. Помещается на бланке организации. Гост 6.38-90 указывает, что  в качестве эмблемы организации  должен использоваться товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы располагается на верхнем поле документа или, чаде, на левом поле бланка документа. Эмблема помогает различить документ, но ее изображение не заменяет название организации.

Наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения – эти реквизиты относятся к автору документа. Автором служебного документа выступают учреждения, организации, предприятия. Наименование вышестоящей организации указывается только на документах, имеющих ведомственное подчинение.

Наименование структурного подразделения указывается только тогда, когда документ издается структурными подразделениями организации. Все  наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с  наименованиями, установленными соответствующими правовыми актами (если имеется сокращенное название, то указывается при угловом расположении).

Юридический адрес организации

Коммуникационные данные указываются на внешних документах. Он включает индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, адрес сайта, номер счета в банке (с указанием отделения банка, в котором он зарегистрирован).

Например:

 

220012, г.Минск,

ул. Бородинская, 17-3

тел. (017)219-00-00

E-mail:

р/с 3042302935860

в АКБ «Белбизнесбанк»,

г. Минск, код 709

 

Название вида документа. Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида – протокол, акт, решение, приказ и  т.д. Это позволяет выделить искомый  документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Пишется прописными (заглавными) буквами.

Дата. Это дата подписания документа. Дата – составня часть поискового признака документа. Оформляется арабскими цифрами. На нее отводится восемь знаков (по паре цифр на число, месяц, год и две  разграничительные точки). Помимо даты, проставленной на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа (согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа, исполнение).

Индекс документа  – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов – приказов, протоколов, распоряжений – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия документа) и порядкового номера отправляемого документа. Например:

 

 

06.10.2011 № 02-12/19

где -  02 –  номер структурного подразделения;

          12 – номер дела по номенклатуре;

          19 – порядковый номер документа.

 

Ссылка на индекс и дату входящего документа ставится только на служебных письмах, т.к. этот реквизит предполагает ответ на ранее  посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа – важнейший поисковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении – найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа. Например:

 

На № 03-12/34 от 06.10.2011

 

Место составления  или издания документа ставится на внутренних документах и указывает  на место нахождения автора документа. Это либо название города, либо название населенного пункта, района, области.

Заголовок к  тексту должны иметь все документы. По нему сразу, не читая, можно получить общее представление о содержании документа. Он формулируется кратко, слилистически отвечает на вопрос «о чем?»: «О приеме….», «Об отмене…», «Об отказе….». Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол – чего?; должностная инструкция – кому?

Адресат – адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается  документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации, должностным лицам и представляемые руководству. Адресат – сложный реквизит, в него могут входить следующие части:

• наименование организации получателя (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• указание фамилии и инициалы (в дательном падеже);
• почтовый адрес получателя.

Например:

 

УП «Служба Энергетика»

Отдел снабжения

Ведущему специалисту

Иванову И.И.

ул. Бородинская, 17-3

220010, г.Минск,

Республика Беларусь

Гриф утверждения. Утверждение – способ удостоверения  документов, который санкционирует  их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций и лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, штатные расписания, инструкции, акты, протоколы. Необходимость утверждения этих видов документов обычно предусматривается в нормативных актах. Утверждения производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: утверждение должностным лицом и утверждение изданием распорядительного документа. Издание утверждающего распорядительного документа целесообразно в тех случаях, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания и т.д.

Утверждение должностным лицом состоит из слова УТВЕЖДАЮ, которое пишется прописными буквами, указания должности руководителя (в именительном падеже) с указанием названия учреждения, личной подписи руководителя, расшифровки фамилии с инициалами и даты утверждения.

Утверждение изданием распорядительного  документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (пишется прописными буквами), указывается  вид распорядительного документа (в именительном падеже), его дата и номер издания.

Резолюция. Документ после  первичной обработки и регистрации  направляется руководителю (организации  или структурного подразделения), который должен в резолюции указать порядок исполнения документа. Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. Она должна быть четкой и лаконичной.

Текст резолюции  содержит обращение (кому поручается), указывается фамилия в повелительном  наклонении, поручение-действие и срок его выполнения.

Отметка о наличии приложения. Нередко служебные документы  имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров. Например:

Приложение: план мероприятий на 2л. в 3 экз.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке  о наличии приложения указывают  только количество листов и экземпляров, которые пишутся всегда сокращенно. Например:

Приложение  на 5 л. в 1 экз.

Подпись – реквизит любоко служебного документа. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях.

В состав реквизита  входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи.

Согласование  документа – это предварительная  оценка существа проекта документа, его обоснованности и своевременности, соответствия действующим законодательным  и нормативным актам. Поэтому  многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Внутреннее  согласование – это согласование внутри одной организации, оформляется  визой. Виза состоит из наименования должности визирующего, его подписи и расшифровки.

Внешнее согласование – это согласование с подчиненными и неподчиненными органами, НИИ, общественными  организациями, оформляется грифом согласования.