Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Января 2013 в 19:50, курсовая работа
Переписка – обобщенная название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения [16, c. 37].
Полное наименование: Общество с дополнительной ответственностью «Виталюр».
Сокращенное наименование: ОДО «Виталюр».
Дата создания компании: 2 августа 1995 года.
Организационно-правовая форма: Общество с дополнительной ответственностью 29.07.2004 года.
Регистрация: Свидетельство о государственной регистрации ОДО «Виталюр» – серия КО № 0007362, выдано на основании решения Минского областного исполнительного комитета №703 от 29.07.2004 года.
ОДО «Виталюр» имеет в своем составе:
– 24 магазина розничной торговли в г. Минске, а также магазины в городах Борисов, Бобруйск, Лида;
– товарные склады и другие
вспомогательные помещения
– собственный парк автомобилей и СТО;
– склады-холодильники полезной площадью 2900 кв. м.;
– спортивный комплекс.
Основные виды деятельности ОДО «Виталюр»
– розничная торговля продуктами питания (включая алкогольные напитки и табачные изделия);
– оптовая торговля продуктами питания;
– переработка, консервирование рыбы и морепродуктов;
– ремонт и обслуживание транспортных средств;
– внутриреспубликанские и международные перевозки.
– деятельность по обеспечению безопасности юридических и физических лиц.
ОДО «Виталюр» имеет собственное производство, на котором перерабатывается рыба и морепродукты. Предприятие предлагает покупателю широкий ассортимент самых разнообразных рыбных изделий: рыбу холодного и горячего копчения, соленую и пряную, маринованную и соленую морскую капусту рыбные рулеты горячего копчения и деликатесную продукцию. Продукция, выпускаемая производством ОДО «Виталюр», получила заслуженное признание потребителей.
Торговая сеть ОДО
«Виталюр» – динамично
В торговой сети предприятия можно приобрести рыбную (свыше 50 видов и сортов), мясную, бакалейную продукцию, морепродукты, свежие овощи и фрукты по низким ценам, а также товары хозяйственной группы.
Торговая площадь вмещает продовольственные товары от повседневного спроса, до товаров премиум-класса.
В магазинах предприятия
ОДО «Виталюр» предоставляет услуги станции технического обслуживания, которая расположена рядом с офисом. На СТО имеются комплекс диагностического оборудования фирмы BOSH, 2 подъемника, смотровая яма, позволяющая производить осмотр и ремонт даже автопоезда в комплексе. СТО производит полную диагностику и ремонт подвески и двигателей как дизельных так и бензиновых, замену кузовных деталей, выхлопной системы.
ОДО «Виталюр» возглавляет генеральный директор. Общая управленческая структура представлена на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 – Общая управленческая структура ОДО «Виталюр»
Она является линейно-функциональной.
Линейно-функциональная структура органов управления состоит из:
– линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу (основные подразделения);
– специализированных обслуживающих функциональных подразделений (функциональные подразделения).
Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.
Делопроизводственная служба ОДО «Виталюр» представлена отделом делопроизводства, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.
Ведение делопроизводства и деловой переписки в ОДО «Виталюр» возлагается на делопроизводителя. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Общие правила ведения деловой переписки в ОДО «Виталюр»:
1. Перед началом составления письма деловому партнеру, уясняют следующие моменты:
– вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);
– предполагается ли ответ на письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);
– будет ли содержание письма однозначно понятно адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки.
2. Тон письма всегда остается корректным.
3. Тщательно отбирается лексика, избегаются неточности, двусмысленность, излишнее употребление профессиональных слов. Текст письма является простым для понимания.
4. Деловое письмо пишется только на бланке ОДО «Виталюр». Так как внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка компании, то к оформлению официального бланка относятся с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее тон письма.
5. Содержание письма по смыслу разделяют на абзацы. Абзацы не должны быть слишком громоздкими, иначе даже один вид письма вызовет у респондента скуку. Чтобы этого избежать, в ОДО «Виталюр» следуют правилу: первый и последний абзац должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми.
При подготовке документов в ОДО «Виталюр» применяется текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.
При оформлении делового письма номера страниц проставляют внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых документов – посередине верхнего поля листа.
Текст самого письма печатают в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.
На письменный запрос в ОДО «Виталюр» отвечают в течение 10 дней после получения.
На послания, полученные по факсу и электронной почте, отвечают в течение 48 часов, не считая выходных.
Структура делового письма в ОДО «Виталюр»:
1. Наименование организации-
2. Указание на ссылку.
В ней могут быть даны
3. Дата написания письма.
4. Адрес получателя письма.
5. Указание на конкретное лицо.
6. Вступительное обращение
7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.
8. Основной текст письма.
9. Заключительная формула вежливости.
10. Подпись.
11. Указание на приложение.
12. Указание на рассылку копий.
Представим пример делового письма-ответа, составленного в ОДО «Виталюр».
ОДО «Виталюр» Директору ООО «ГрупСтол»
г. Минск Д.О. Богданову
10.11.2011 г. № 06/47
г. Минск, ул. Жилуновича, 4
+7 (375) 743-03-27
Об участие в конференции
Уважаемый Дмитрий Олегович!
Просим Вас дать согласие на участие в конференции.
Приложение: 1. Список участников от ОДО «Виталюр» на 1 л.
С Уважением,
генеральный директор А.Г. Багаутдинов
По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:
Деловая переписка является одним из важнейших способов взаимодействия организации с внешним миром. Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия.
На специфику переписки оказывают влияние:
– отраслевая принадлежность предприятия. Так, например, в обязательном порядке происходит документирование отношений с заказчиком и подрядчиками в строительной деятельности, с покупателями и поставщиками в оптовой торговле и т.п.;
– размер предприятия. Отметим, что в больших компаниях оперативная переписка между подразделениями иногда перерастает в систему запросов и отписок, направленную не на решение вопроса по существу, а на изображение бурной деятельности.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.
Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Ведение делопроизводства и деловой переписки в ОДО «Виталюр» возлагается на делопроизводителя. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Общие правила ведения деловой переписки в ОДО «Виталюр»:
1. Перед началом составления письма деловому партнеру, уясняют следующие моменты:
– вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);
– предполагается ли ответ на письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);
– будет ли содержание письма однозначно понятно адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки.
2. Тон письма всегда остается корректным.
3. Тщательно отбирается лексика, избегаются неточности, двусмысленность, излишнее употребление профессиональных слов.
4. Деловое письмо пишется только на бланке ОДО «Виталюр».
5. Содержание письма по смыслу разделяют на абзацы.