Документ и системы документации

Морозову Н.В.

Федосеевой Н.А

Подготовить проект приказа

о проведении мероприятия

к 06.02.2007

Личная подпись

01.02.2007

 

При наличии в резолюции  нескольких исполнителей указывается  ответственный исполнитель (как  правило, это лицо, названное в  резолюции первым). Указание остальных исполнителей означает требование руководителя к привлечению их к исполнению документа.

На документах, не требующих  дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата резолюции.

Резолюция пишется руководителем  на документе от руки на свободном  от текста месте. Текст резолюции  может оформляться на отдельном  листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

 

18 Реквизит «заголовок к тексту» печатается от границы левого поля, без кавычек, содержит не более 28-30 знаков (включая знаки препинания и пробелы) в одной строке, строк – не более 5. Точка в конце заголовка не ставится.

Допускается оформление заголовка 12 размером шрифта.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл  текста и должен быть согласован с  наименованием вида документа.

 

Заголовок отвечает на вопросы:

- о чём (о ком?) Так,  например, письмо или приказ могут  иметь заголовок:

О создании аттестационной комиссии

 

- чего (кого?) Например, должностная  инструкция может иметь заголовок:

Ведущего эксперта

 

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовки  не составляются.

 

19 Отметку о  контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

 

20 Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, анкет, таблиц или в виде соединения этих структур.

Связный текст (письма и  распорядительного документа), как  правило, состоит из двух частей:

В первой (вводной) – причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, указания.

Текст может содержать  одну заключительную часть, без констатирующей (например, приказы – распорядительную часть; письма, заявления – просьбу без пояснения).

Если документ подготовлен  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты (наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту).

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., их можно разбивать на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В коллегиальных документах текст излагают от третьего лица множественного числа (слушали, решили, постановили).

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав организации входят, комиссия установила).

В письмах используют формы изложения:

• от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
• от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
• от третьего лица единственного числа (учёный совет не возражает, аттестационная комиссия считает возможным).

Если текст оформляют  в виде таблицы и печатают более  чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если таблиц несколько, то над таблицей указывают слово «Таблица» и её порядковый номер.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Каждый абзац начинается с красной строки (отступ - 1,25 см = 1-е положение табулятора) через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля.

 

21. Отметка о наличии приложения оформляют следующим образом:

В письме (или другом документе) имеющем приложение, должна содержаться ссылка на это приложение. Её оформляют словом «Приложение», пишут его от границы левого поля 2-мя интервалами ниже основного текста документа, но до реквизита «подпись»:

1. Если полное наименование приложения указано в тексте письма (…Направляем Вам отчет… или… Направляем Вам договор и т.д.).

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

 

2. Если в тексте не упоминается о приложении, но оно направляется.

 

Приложение: график работ на 1 л в 1 экз.

или

Приложение:  1. Копия свидетельства об окончании УМЦ.

2. Медицинская  справка.

 

3. Если приложения в виде брошюры или книги.

 

Приложение: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система…»  в 1 экз.

 

4. Если приложением является документ с приложением.

 

Приложение: Письмо АКБ  «Кредит» от 16.02.2002 № 03-02/1 и приложение к нему, всего на 10 л.

 

5. Если приложения направляются только некоторым из указанных адресов (в случаях, когда в одном письме указаны несколько адресатов).

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

 

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, специалистов ответственных за их содержание).

Как правило, приложение имеет порядковый номер (в случае наличия нескольких приложений).

Оформление  текста приложения

Приложение 1

к приказу ректора  ГОУ ВПО «ЧелГУ»

от «____»_______2006 г.

№ __________

 

22. Реквизит «Подпись».

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные  органы представительной власти, подписываются ректором, или, по его поручению, проректором.

Документы, направляемые сторонним и подчиненным организациям, гражданам, подписываются ректором или проректорами в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»).

Не допускается подписание документов с предлогом «за» или  проставление косой черты перед  наименованием должности.

Реквизит «подпись»  оформляют от границы левого поля, двумя-тремя (не более) интервалами  ниже основного текста или реквизита «приложение».

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (И.О. Фамилия). Например,

для документа не на бланке:

 

Ректор ГОУ ВПО «Челябинский

государственный университет» личная подпись   А.Ю. Шатин

 

для документа  на бланке

 

Ректор     личная подпись   А.Ю. Шатин

Наименование должности  лица подписывающего документ оформляется по следующим правилам: не более 28-30 знаков в одной строке (включая пробелы), продолжение наименования пишется строкой ниже, количество знаков последующих строк реквизита «подпись» не должно превышать количество знаков первой строки, подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки наименования должности. Например,

 

Председатель диссертационного

совета, доктор ….. наук,

профессор    личная подпись   И.О. Фамилия

 

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подпись располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Чем выше ранг – тем выше расположена подпись.

Например,

 

Наименование должности

проректора     личная подпись  И.О. Фамилия

 

Наименование должности

начальника управления   личная подпись  И.О. Фамилия

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном  уровне:

 

Наименование должности  начальника отдела   личная подпись  И.О. Фамилия

Наименование должности  начальника отдела   личная подпись  И.О. Фамилия

 

При подписании совместного  документа разными организациями  его оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

 

Председатель комиссии  личная подпись  И.О. Фамилия

 

Члены комиссии    личная подпись  И.О. Фамилия

 

личная подпись  И.О. Фамилия

 

личная подпись  И.О. Фамилия

23 Гриф согласования проставляется на документах, согласуемых со сторонними организациями.

Данный реквизит оформляется  ниже реквизита «подпись» (если он есть) в нижней части листа документа, от левого поля (в отличие от визы согласования гриф согласования оформляется  на лицевой стороне листа, а не на обороте).

Гриф согласования состоит из слова, напечатанного прописными буквами без кавычек и двоеточия - СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты согласования. Например,

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации личная подпись А.Г. Грязнова

«____»________ 2007 г.

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и т.д., гриф согласования оформляют так:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2005 № 25-102

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.08.2006 № 15

 

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа  осуществляется в следующей очередности:

• с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
• с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);
• с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

 

24 Согласование документа (внутри организации) оформляют визой согласования документа, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи (И.О. Фамилия) должностного лица, дату подписания. Например:

 

Наименование должности  руководителя

подразделения  личная подпись    И.О. Фамилия

«____»________ 2007 г.

 

При наличии замечаний  к документу, они излагаются на отдельном листе, о чём при визировании ставится соответствующая отметка «Замечания прилагаются», подписываются и прилагаются к документу.

В случае серьезных замечаний, документ возвращается автору на доработку. В случае если автор не согласен с замечаниями, документ передается руководителю на подписание с указанием замечаний. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Наименование должности

специалиста                       личная подпись    И.О. Фамилия