Документационное обеспечение работы ОАО "Рубежевичи"

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также  обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового  органа под общим заголовком «Личные  дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в отделе кадров (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел.

Условия хранения обеспечивают надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения).

На внутренней стороне  дверцы сейфа (шкафа) находятся сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. Систематизация личных дел производится в прямом алфавитном порядке.

 

2.4.3. Выдача личных дел работников во временное пользование

 

Выдача личных дел  работникам организации во временное  пользование для ознакомления с  внесенными в него сведениями производится с разрешения руководителя отдела кадров. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии инспектора по кадрам.

Ознакомление сотрудников  с личными делами производится не реже одного раза в год, а также  по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

При выявлении неточностей  в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного  дела сотрудник вправе заявить об этом отделу кадров ОАО «Рубежевичи». К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное  пользование для включения в  личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации.

В конце рабочего дня  лицо, ответственное за обращение  с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения  контроля за сохранностью личных дел  в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

 

 

 

5. Оформление пенсионных документов

 

Инспектор отдела кадров ОАО «Рубежевичи» руководствуется нормативными правовыми актами при представлении работников к назначению пенсий и оформления необходимых документов такими как:

1. Законом Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 16.07.2009) (далее — Закон);
2. Положением о порядке представления и оформления документов для назначения пенсий в соответствии с Законом Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении», утвержденным приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 23.05.1997 № 44 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 17.01.2007) (далее — Положение).

Инспектор обязан своевременно оформлять документы о стаже, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимые для назначения пенсии, и своевременно представлять их в управление по труду, занятости и социальной защите Столбцовского районного исполнительного комитета.

Ежегодно в начале каждого года на работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию, на основании трудовых книжек и личных карточек инспектор составляет списки. В эти списки включаются работники, приобретающие право на пенсию:

1. По возрасту на общих основаниях, то есть по достижении общеустановленного пенсионного возраста .
2. По возрасту за работу с особыми условиями труда либо на льготных основаниях.

В ОАО «Рубежевичи» имеют  право на пенсию в 50 лет женщины  стаж которых составил в должности  оператора машинного доения без  перерывов не менее 20 лет при условии выполнения установленных норм обслуживания и в 55 лет мужчины стаж которых составил в должности тракториста-машиниста без перерывов не менее 25 лет из них не менее 20 лет на указанной работе .

Данный список составляется в целях  планирования работы по подготовке и  представлению документов для назначения пенсии и осуществления предварительной работы по подготовке комплекта соответствующих документов на каждого работника.

Данные о дате рождения указываются в списке на основании  документа, удостоверяющего личность: паспорта гражданина Республики Беларусь. 

Сведения о стаже работы, в том числе специальном, вносятся в список на основании данных трудовых книжек и других подтверждающих документов.

Стаж работы исчисляется  на основании данных трудовой книжки и других документов.

Периоды, включаемые в  стаж, исчисляются в календарном  порядке из расчета полного года, за исключением отдельных определенных законодательством периодов, засчитываемых  в стаж на льготных условиях.

Инспектор по кадрам за месяц до достижения работником пенсионного возраста и приобретения права на пенсию извещает его о порядке обращения за пенсией. Заинтересованность в своевременном оформлении на пенсию является обоюдной.

Заявление о назначении пенсии заполняется заявителем по установленной  форме в соответствии с приложением 1 к Инструкции о порядке оформления и ведения дел по назначению государственных пенсий, утвержденной приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 29.09.1998 № 85 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.08.2001) (далее — Инструкция), и регистрируется представителем нанимателя в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий.

Обращающийся за пенсией (независимо от вида) в обязательном порядке должен предъявить документ, удостоверяющий личность, возраст, место жительства и гражданство, а несовершеннолетние лица, не достигшие 16 лет, — свидетельство о рождении или документ, удостоверяющий личность (при его наличии).

Инспектор в течение 10 дней со дня приема заявления оформляет следующие документы:

1. Представление.
2. Справку о заработке для исчисления пенсии.
3. Справку о членстве в колхозе.
4. Справку о выработке человеко-дней.
5. Справку согласно п. е, д ст.12 Закона «О пенсионном обеспечении» (для операторов машинного доения, трактористов-машинистов).

Основанием для оформления справки о заработке для исчисления пенсии служат лицевые счета; для справки о членстве в колхозе – трудовая книжка, книга учета трудового стажа и заработка колхозника; для справки о выработке человеко-дней - книга учета трудового стажа и заработка колхозника. В книге учета трудового стажа и заработка колхозника ведется ежегодно запись об установленном минимум человеко-дней, также указывается количество отработанных человеко-дней. Если минимум человеко-дней не выработан, то рабочий год не зачитывается в стаж.

 После оформления необходимых документов инспектор знакомит работника с представлением (под расписку в нем) и рассматривает вопрос о возможности представления данного работника к назначению пенсии. При положительном решении вопроса заявление, представление и все документы передаются в Управление по труду, занятости и социальной защите Столбцовского районного исполнительного комитета.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе были рассмотрены вопросы, связанные с особенностью учета и оформления кадровой документации на ОАО «Рубежевичи». В результате проделанной работы можно сделать выводы.

Основным структурным  подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время  является отдел кадров. На отдел  кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

Структурные подразделения укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т.д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом может быть осуществлен переход структурных подразделений, в том числе и отдела кадров от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.

Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление  трудовых отношений.

Необходимо установить в организации кадровой работы правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством, так как имеются нарушения законодательства.

Отпуск предоставляется  работникам по заявлению. Инспектор по кадрам не ознакамливает работников с приказами о предоставлении отпуска.

В некоторых приказах о наложении дисциплинарной ответственности  также отсутствует подпись и дата ознакомления работника или ознакамливаются позже установленного законом сроки. Эти проблемы связаны с большой разобщенностью места работы сотрудника от администрации ОАО «Рубежевичи», также в связи с плохой подачи транспорта. МТФ, СТФ находятся от администрации  от 5-и до 35-и км.

В качестве предложений  по улучшению работы отдела кадров ОАО «Рубежевичи» необходимо сделать следующее:

1. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников ОАО «Рубежевичи» в соответствии с действующим законодательством.

2. Организовать и провести работу по ознакомлению работников предприятия с записями в своих трудовых книжках под роспись, приказами.

3. Создать архив ОАО  «Рубежевичи».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Вялова, Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования/ Л,М.Вялова. – М.: Издательский дом «Академия», 2007.
2. Грудцына, Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное/Л.Ю.Грудцына. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69.
4. Кадровое делопроизводство "Кадровые решения" №9 2005
5. Кирсанова, М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер./М.В.Кирсанова. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с.
6. Панфилова, Т.А., Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс/Т.А.Панфилова, Т.Н.Кондратьева.–Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272  с.
7. Печникова, А.В. Документация отдела кадров предприятия/А.В.Печникова.– М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000, - 256 с.
8. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. №1635 "О трудовых книжках работников"
9. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 26 сентября 1994 г. №101 "Об утверждении Типового положения о кадровой службе государственного органа".
10. Пустозерова, В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы/В.М.Пустозерова. – М.: Книга сервис, 2006. – 144с.
11. Трудовой кодекс Республики Беларусь. -2-е изд., с изм. И доп.-Минск: Нац.центр правовой информации Республики Беларусь, 2007.-256с

¹ Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4

 

² Трудовой кодекс Республики Беларусь. -2-е изд., с изм. и доп.- Минск: Нац.центр правовой информации Республики Беларусь, 2007.-256с

³ Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с.