Документационное обеспечение управления. Нормативно-правовая база

Одним из «настольных» нормативных  документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием  сроков хранения». Перечень включает в  себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и  масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного  фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур  дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при  создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел  производится в каждом структурном  подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Резюмируя представленный обзор  основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами  в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в  нашей стране является хорошо продуманной  системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный  секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и  имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

2. Назначение и содержание трудовой книжки.

 

Назначение трудовой книжки — это отражение трудового  стажа (общего, непрерывного, специального), подсчет которого ведется согласно датам, отраженным в графе 2.

Например, для подсчета стажа  для заполнения формы СЗВ-К2 применяется  следующая формула:

 

К продолжительности общего трудового стажа необходимо добавить один день по каждому случаю увольнения, поскольку днем увольнения считается  последний день работы. Это относится  исключительно к периодам трудовой деятельности; к иным периодам (например, служба в армии) это правило не применяется. Полученное значение пересчитывается  затем по правилам подсчета сроков: каждые 30 дней переводятся в месяцы, а каждые 12 месяцев — в полные годы.

 

 

Так как трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работающего, следует ее особо выделить.

Ведение трудовой книжки осуществляется работодателем (за исключением работодателей - физических лиц). Работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего у него свыше  пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Это правило касается в том числе и сезонных, временных, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

 

Впервые трудовая книжка заполняется  администрацией предприятия не позднее 7 дней после приема на работу работника.

 

Согласно правилам, она  оформляется на русском языке  и на государственных языках республик, входящих в состав РФ.

 

Согласно действующему законодательству, все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют  в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

 

В трудовую книжку вносятся:

 

1) сведения о работнике:  фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) образование, профессия,  специальность - на основании  документов об образовании, о  квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний  или специальной подготовки);

3) сведения о работе: прием  на работу, перевод на другую  работу, увольнение;

4) все записи о выполняемой  работе;

5) сведения о работе  по совместительству (об увольнении  с этой работы) по желанию работника  вносятся по месту основной  работы в трудовую книжку на  основании документа, подтверждающего  работу по совместительству;

6) о времени военной  службы в соответствии с Федеральным  законом "О воинской обязанности  и военной службе", а также  о времени службы в органах  внутренних дел, органах налоговой  полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

7) о времени обучения  на курсах и в школах по  повышению квалификации, по переквалификации  и подготовке кадров;

8) сведения о награждении  (поощрении) за трудовые заслуги:

А) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

Б) о награждении почетными  грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

В) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством  РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового  распорядка организации, уставами и  положениями о дисциплине;

9) сведения об открытиях,  на которые выданы дипломы,  об использованных изобретениях  и рационализаторских предложениях  и о выплаченных в связи  с этим вознаграждениях;

10) при прекращении трудового  договора с работником, осужденным  в соответствии с приговором  суда к лишению права занимать  определенные должности или заниматься  определенной деятельностью и  не отбывшим наказание, в трудовую  книжку вносится запись о том,  на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

 

Следует отметить, что все  записи, вносимые в трудовую книжку, о причинах прекращения трудового  договора должны производиться в  точном соответствии с формулировками трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: "Уволен по сокращению штата работников" (п. 2 ст. 81 ТК РФ); "Уволен по несоответствию выполняемой работе по квалификации по п. 3 ст. 81 ТК РФ"; "Уволен за аморальный проступок по п. 8 ст. 81 ТК РФ".

 

При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в  трудовой книжке увольнение записывается обязательно с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию по ст. 80 ТК в связи с переходом на пенсию по старости"; "Уволена в связи с переходом на выборную должность (такую-то) по п. 5 ст. 77 ТК РФ".

 

Записи же о работе, награждениях за время работы на предприятии, внесенные  в трудовую книжку, при увольнении работника заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного  им лица и печатью.

 

О каждой записи, вносимой на основании приказа (распоряжения) в  трудовую книжку (вкладыш) (о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении), администрация  предприятия обязана ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша). К сожалению, несмотря на эти требования, такое происходит довольно редко.

 

Работодатели - физические лица, т. е. индивидуальные предприниматели  без образования юридического лица, трудовые книжки на лиц, работающих у  них по трудовому договору, не ведут. В данной ситуации трудовой стаж работников может подтверждаться только справками, расчетными книжками, лицевыми счетами  и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.

 

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения, организации как бланки строгой  отчетности, а при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки. Ответственность за своевременное  и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет  специально уполномоченное лицо, назначаемое  приказом (распоряжением) руководителя предприятия, учреждения, организации. При нарушении установленного порядка  ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом  случаях - иную ответственность (Постановление  СМ СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" (с изм. и доп. от 15 августа 1990 г.)).

 

В дополнение следует отметить, что в тех случаях, когда в  трудовой книжке рабочего или служащего  заполнены все страницы соответствующих  разделов, трудовая книжка дополняется  вкладышем, который действует только при наличии трудовой книжки, о  чем должно на нем быть указано.

 

Вкладыш в трудовую книжку изготовляется по утвержденному  образцу трудовой книжки (Постановление). Объем вкладыша:

 

1) "сведения о работе" - 9 разворотов;

2) "сведения о награждениях" - 2 разворота;

3) "сведения о поощрениях" - 8 разворотов.

 

3.  Функции распоряжения.