Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Марта 2015 в 13:33, реферат
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.
Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.).
В состав личного дела должны входить следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- копии характеристик;
- трудовой договор;
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).5
Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников
Перевод сотрудника на другую работу осуществляется, как правило, с его письменного согласия. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. При производственной необходимости или в случае простоя согласия работника на перевод не требуется. Основанием для перевода работника являются: докладные записки руководителей структурных подразделений; приказы по основной деятельности; акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией (глава 12 ТК РФ).
Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и личное дело, в лицевой счет по заработной плате.
Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения согласно нормам ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и в личном деле.
При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).
Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров, как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными нормативными актами, важнейшим из которых является ТК РФ.
Ведение трудовых книжек работников
Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию работника запись в трудовую книжку может производиться.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69). В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.6
При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).
Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение. Раздел Сведения о работе представляют собой таблицу из 4 граф: графа 1 – # записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 – на каком основании внесена запись (документ, его дата и номер).
Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров, самого работника и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
Если работник выходит на пенсию, то производится на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжек, по данным личной карточки и трудовой книжки – уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного, регистрация заявления работника, консультации уходящего на пенсию, запись в заявлении о предоставляемых документах, заполнение и подпись Представления, комплектование документов для представления в органы социального обеспечения, запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию. В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе cведения о назначении пенсии.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен.
Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.7
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.
В целях обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу) .
Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.
Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт) , приказы по личному составу, трудовая книжка.
“Одним из основных правовых институтов законодательства является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения” . Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.
Каждый пункт приказа по личному составу – правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ.
Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.
Информация о работе Документация по личному составу. Оформление личных дел