Документация по трудовым правоотношениям. Правила регистрации и индексации документов

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут

добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные  листы, копии актов ревизий и  т.п.).

Т.к. изменения в служебном  положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению справки учебных заведений о  предоставлении учебного отпуска, справки  с места жительства, о состоянии здоровья.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится  в опись отдельно. Опись

составляется и подписывается  работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного  дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном  экземпляре.

Работник, ответственный за ведение  кадровой документации, обязан

своевременно:

- вносить записи в  личное дело об изменениях  в служебном положении

работника, биографических данных, семейном положении, месте

жительства и т.п.;

- приобщать к делу  полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении  – приказ руководителя организации  о

переводе;

- об образовании –  документы учебных заведений  (диплом, аттестат,

удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии,  имени, отчества – приказ по  личному

составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы  личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного  дела может быть проведено лишь с  разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника  в личное дело помещается заявление  об увольнении и копия приказа  об увольнении.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который  является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся  личных дел. При увольнении работника  номер его дела используется для  личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне  обложки личного дела и в личной карточке Т-2

проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния  личных дел, о чем

составляется соответствующий  акт.

Личное дело может  быть выдано во временное пользование  по запросу государственных органов  сроком до 15 суток с разрешения руководства  организации.

Выдача личного дела во временное пользование осуществляется по

контрольной карточке, которая  ставится на место выданного дела. В

контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и  ставится подпись лица, получившего  дело.

 

4. Прием на работу.

 

Приём на работу в фирму  обычно сопровождается созданием следующих  документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего  пишется от руки, но фирма может  иметь заранее разработанную  и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при оступлении на работу предъявить свидетельство  о рождении.

На практике поступающие  на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении  вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

 

5. Трудовой договор.

 

Трудовой договор имеет  типовую форму в которую вносятся

индивидуальные условия  работы сотрудника, должность, должностные  обязанности.

Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Различаются основные и  дополнительные условия трудового  договора.

К основным условиям трудового  договора относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются:

- на неопределенный  срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок  не более пяти лет;

- на время выполнения  определенной работы.

Срочный трудовой договор  заключается в случае, когда трудовые

отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий её выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

 

 

Образец трудового договора

 

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

 

г. Киров “__” ___________ 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью “____________________”, именуемое далее Работодатель, в лице Генерального директора ______________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _______________________ именуемый далее Работник, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1. Работник принимается  на работу в качестве ___________________________ (должность) в структурное подразделение,  находящееся по адресу: ________________________________ (место работы), в связи с чем Работодатель обязуется предоставить Работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

2. При осуществлении  своих прав и исполнении обязанностей  Работник обязан действовать  в интересах Работодателя. Осуществлять  свои права и исполнять трудовые  обязанности Работник обязуется  добросовестно и рационально.

3. Настоящий трудовой  договор заключен на неопределенный  срок. Начало действия договора - “__” __________ 2013 г. Дата начала работы - “__” __________ 2013 г.

4. В целях проверки  соответствия квалификации Работника  и его отношения к работе  устанавливается испытательный срок продолжительностью 2 месяца с момента, когда Работник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей.

Настоящая работа является для работника основной.

II. Права и обязанности  сторон

5. Работник имеет право:

5.1. На надлежащим образом оборудованное рабочее место, обеспечение материалами и принадлежностями, необходимыми Работнику для выполнения своих трудовых обязанностей.

5.2. На своевременную  оплату труда в размерах, предусмотренных  настоящим трудовым договором.

5.3. На ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с графиками отпусков и еженедельный отдых.

5.4. На социально-бытовые  льготы в соответствии с законодательством  РФ, коллективным договором и  настоящим трудовым договором.

6. Работник обязуется:

6.1. Добросовестно выполнять обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

6.2. Подчиняться правилам  внутреннего трудового распорядка  Работодателя.

6.3. Соблюдать трудовую  дисциплину.

6.4. При выполнении  трудовых обязанностей соблюдать  нормы и правила по охране  труда, технике безопасности и пожарной безопасности.

6.5. Бережно относиться  к имуществу Работодателя.

6.6. Сохранять информацию, составляющую служебную и коммерческую  тайну Работодателя.

7. Работодатель имеет  право:

7.1. Требовать от Работника  добросовестного исполнения обязанностей по настоящему трудовому договору.

7.2. Осуществлять поощрения  Работника за добросовестный  и эффективный труд.

7.3. Привлекать Работника  к дисциплинарной ответственности  за совершение им проступков  в порядке, предусмотренном законодательством о труде Российской Федерации.

8. Работодатель обязуется:

8.1. Точно выполнять  условия настоящего трудового  договора, своевременно оплачивать  труд Работника, решать вопросы  социально-бытового обеспечения  Работника.

8.2. Предоставить Работнику  надлежащие условия, необходимые для выполнения им своих обязанностей, обеспечивать Работника средствами, материалами и оборудованием, которые необходимы при исполнении им условий настоящего трудового договора.

8.3. Обеспечивать условия  для безопасного и эффективного труда Работника, оборудовать его рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности.

8.4. Своевременно выплачивать  обусловленную настоящим трудовым  договором заработную плату и  другие причитающиеся Работнику  выплаты.

III. Оплата труда, отпуск, социальное страхование

9. За выполнение обязанностей, предусмотренных условиями настоящего  трудового договора, Работнику выплачивается  оклад по должности в сумме  ___________ (_______________) рублей в месяц.

10. Ежегодный оплачиваемый отпуск Работнику устанавливается продолжительностью 28 календарных дней.

11. Работник при наступлении  соответствующего страхового случая  обеспечивается следующими видами  социального страхования: пособием  по временной нетрудоспособности, пособием в связи с трудовым увечьем и профессиональным заболеванием, оплатой путевок на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и членов их семей, а также иными видами в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

IV. Иные условия трудового договора

12. Работник несет имущественную  ответственность за ущерб, причиненный  его действиями при наличии  его вины, а также на условиях  и в порядке, предусмотренных  законодательством о труде РФ.

13. Споры и разногласия,  могущие возникнуть при исполнении условий настоящего трудового договора, стороны будут стремиться разрешать по взаимному соглашению. При недостижении взаимоприемлемого решения - в порядке, предусмотренном законодательством о труде РФ.

14. По всем вопросам, не нашедшим своего решения  в условиях настоящего трудового договора, но прямо или косвенно вытекающим из отношений Работодателя и Работника по нему, стороны настоящего трудового договора будут руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ и иных соответствующих нормативных актов Российской Федерации.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и  требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии  предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной  из наиболее важных функций кадровой 
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое  внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы  они соответствовали правилам, формулировкам  действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при  оформлении движения кадров, документируются  посредством работы с определенными  документами, важнейшими среди которых  являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

«Одним из основных правовых институтов законодательства о труде  является трудовой договор. С его  помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия  труда, а также прекращают трудовые отношения». Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.