Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Октября 2014 в 18:57, контрольная работа
Целью данной работы является рассмотрение темы «Документирование деятельности коллегиальных органов».
Для достижения данной цели были поставлены и решены следующие задачи:
• Раскрыть организационно – технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний;
• Раскрыть понятия и структуру докладов и отчетов;
• Указать основные правила оформления протоколов.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа – «ПРОТОКОЛ».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а если их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашенных, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается».
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос номеруется и начинается с предлога «О» («Об»).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь запись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие - которые зрительно разбивают текст.
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если имеются тексты (или тезисы) доклада и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.
Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежание двоякого толкования.
По каждому пункту решения указываются результаты голосования.
Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, номеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).
В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).
Протоколы относятся к числу
важных документов предприятия, поэтому
хранятся не менее 10 лет и могут передаваться
на архивное хранение.
Пример
1. СЛУШАЛИ: Иванова И.И. -
ВЫСТУПИЛИ:
Агеев А.С. - краткая запись
Бабушкина Н.В.- краткая
РЕШИЛИ:
1.1 Специальным кафедрам
1.2 Кузнецову К.А.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Подпись М.В.
Секретарь Подпись И.В.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.
Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.
Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.
По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.
В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.
Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а в заключение оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.
Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена, и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.
Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.
Составленная повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.
Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности – «Секретарь», его (ее) личной подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка делается для предоставления в другую организацию, она заверяется печатью организации или соответствующей службы.
Пример оформления выписки из протокола:
Научно-исследовательский институт
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
21.04.2013
№25
Москва
Заседания совета института
Председатель – А.М. Кротов
Секретарь – О.М. Смагина
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. о назначении директора центра.
Выступление А.М. Кротова.
3. СЛУШАЛИ:
Кротов А.М. – предложил руководство центром поручить профессору Н.В. Иванову.
ПОСТАНОВИЛИ:
Назначить директором учебно-
Председатель
Секретарь
Верно
Секретарь
21.04.2013
Наименование предприятия
Протокол
00.00.2010 №_
Собрание акционеров предприятия
Председатель
- Ф.И.О.________________________
Секретарь - Ф.И.О.________________________
Присутствовали:_______________
(должности, фамилии, инициалы)
Приглашенные:_________________
(должности, фамилии, инициалы)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.____________________________
2.____________________________
1.СЛУШАЛИ:
____________________ -
______________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
ВЫСТУПИЛИ:
____________________ -
______________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
____________________ -
______________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.__________________________
1.2.__________________________
2. СЛУШАЛИ: (п.2 оформляется так же, как п.1)
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В дело №_
Подпись исполнителя 00.00.2010
Наименование предприятия
Протокол
00.00.2010 №_
заседание Совета директоров
Председатель
- Ф.И.О.________________________
Секретарь - Ф.И.О.________________________
Присутствовали:
______________________________
(должности, фамилии, инициалы)
РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:
1.____________________________
2.____________________________
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1.____________________________
2.____________________________
Информация о работе Документирование деятельности коллегиальных органов