Документирование деятельности Обществ с ограниченной ответственностью

Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее Закон об обществах) введен в действие с 1 марта 1998 г. С этого момента учредительные документы обществ с ограниченной ответственностью, созданных до 1 марта 1998 г., применяются в части, не противоречащей Закону об обществах. Кроме того, Закон об обществах обязывает привести учредительные документы указанных юридических лиц в соответствие с ним не позднее 1 января 1999 г.

Основой норм Закона об обществах является ГК РФ, устанавливающий общие положения о коммерческих организациях, в том числе и об обществах. Кроме того, ГК указывает на необходимость принятия специального закона об обществах с ограниченной ответственностью, и принятый Закон об обществах развивает и детально регламентирует положения, заложенные в ГК.

Правовое регулирование деятельности обществ было бы невозможно без иных правовых актов, хотя прямо и не касающихся обществ с ограниченной ответственностью, но регулирующих отдельные стороны их деятельности, в том числе устанавливающие особенности создания отдельных обществ с ограниченной ответственностью с учетом видов их деятельности.

К ним относятся, например:

- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ), который регулирует отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы, государственной регистрацией физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и государственной регистрацией при прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, а также в связи с ведением государственных реестров - единого государственного реестра юридических лиц и единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

- Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности», который регулирует отношения, возникающие между федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением лицензирования отдельных видов деятельности в соответствии с перечнем, предусмотренным п.1 ст.17 настоящего Федерального закона.

- Закон РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 г. № 2488-1, в котором частная детективная и охранная деятельность определяется как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам предприятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

Кроме того, правоотношения по поводу создания и государственной регистрации обществ с ограниченной ответственностью могут определяться Указами Президента РФ и Постановлениями Правительства РФ.

Судебная и арбитражная практика, формально не являясь источником права, играет немаловажную роль в установлении единообразного понимания и применения гражданско-правовых норм.

Вопросы деятельности обществ могут регулироваться другими федеральными законами, а также подзаконными правовыми актами.

Примером может служить Федеральный закон “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996 г., который регламентирует отношения, связанные с ведением бухгалтерского учета и представлением отчетности всеми организациями, находящимися на территории РФ, в том числе и обществами с ограниченной ответственностью.

Таким образом, в настоящее время круг нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность обществ с ограниченной ответственностью, вполне сформирован и позволяет предпринимателям участвовать в гражданском обороте с помощью данной организационно-правовой формы.

После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

 

4. Характеристика  документального фонда ООО.

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Такая системная классификация документированной информации, базирующейся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.

Как и в деятельности любой организации в ООО создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор, устав ООО, штатное расписание, должностные инструкции работникам, договора.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

На первом этапе создания общества учредители разрабатывают учредительные документы общества. На первом (учредительном) собрании участники общества утверждают учредительные документы. Для учреждения общества учредители заключают учредительный договор, в котором обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительный договор, заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах, определяет правовое положение общества, с одной стороны, а с другой – содержит в себе черты договора о совместной деятельности по созданию юридического лица. П. 1 ст. 12 Закона об обществах предусматривает, что в учредительном договоре участники определяют порядок ведения совместной деятельности по созданию общества. В ст. 89 ГК, посвященной учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, не определяются сведения, которые должен содержать учредительный договор, а лишь дается общий перечень информации, обязательной для учредительных документов, однако п. 2 ст. 52 ГК установлены положения, которые должны быть туда включены. Учредительный договор заключен в простой письменной форме путем составления одного документа согласно п. 1 ст. 89 ГК. Стороны могут предусмотреть его нотариальное удостоверение, хотя закон их не обязывает это делать. В учредительном договоре отражены следующие положения:

- состав учредителей (участников) общества;

- размер уставного капитала  общества и размер доли каждого  из учредителей (участников) общества;

- размер и состав вкладов, порядок и сроки, их внесения  в уставный капитал общества при его учреждении;

- цели и виды деятельности;

- ответственность учредителей (участников) общества за нарушение  обязанности по внесению вкладов;

- условия и порядок  распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;

- состав органов общества;

- порядок выхода из  общества его участников.

Вторым учредительным документом ООО является устав. Согласно ст. 52, 89 ГК и ст. 11 Закона об ООО, устав общества утверждается его учредителями, причем единогласно (п. 1 ст. 11 Закона) на общем собрании. П. 2 ст. 12 Закона об ООО устанавливаются те положения, которые должны содержаться в уставе общества. Они частично совпадают с положениями учредительного договора и имеют основополагающее значение в регулировании деятельности общества и его взаимоотношений с участниками. Этот обязательный минимум сведений в уставе может дополняться любыми положениями, не противоречащими законодательству. Сведения, которые могут содержаться в уставе общества, предусматриваются рядом статей Закона, и включение их в устав оставлено на усмотрение участников. Например, согласно ст. 15 Закона положения Устава вправе исключить определенные виды имущества, которым участники могут вносить вклад в уставный капитал общества. Значительное число диспозитивных статей Закона позволяет участникам существенно дополнить устав теми или иными сведениями и положениями. При этом единственное требование к ним – непротиворечие Закону об обществах и иным федеральным законам.

Штатное расписание – как правовой акт, устанавливает штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстатом от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года.

В штатном расписании должны фиксироваться следующие сведения:

- структурное подразделение (наименование и код);

- профессия (должность);

- количество штатных единиц;

- оклад (тарифная ставка);

- надбавки;

- месячный фонд заработной платы;

- примечания.

Должностная инструкция в ООО является правовым актом, издаваемый в целях регламентации организационно–правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Договор как правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения деятельности организации, выступает не только в виде учредительного договора, но и в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между организацией и гражданами и другими организациями. Договора составляются при документировании сделок купли – продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределение прибыли. Отношения работника и работодателя также закрепляется в договоре.

Основное назначение распорядительных документов в ООО– регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целей и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения  принятых законодательных, нормативных  правовых актов и иных решений  вышестоящих органов и ранее  принятых решений организаций;

- необходимость осуществления  собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функции и задач организации.

Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительным документом – уставом.

В состав распорядительных документов входят распоряжения, решения, приказы и указание.

Распорядительные акты издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе исполнения задач, возложенных на организацию.

 

5. Анализ примерной номенклатуры дел ООО.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел ООО составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах секретарем на общем бланке, согласовывается с архивом, подписывается директором ООО.

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

– в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;

– раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– по объему дело обычно не превышает 250 листов.

– при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

 

6. Способы и  средства документирования информации в ООО.

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивается и становится все более разнообразным. Способы  документирования можно разделить на две большие группы: