Документирование конфиденциальных сведений

Своевременное установление грифа  конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, является одним из основных элементов  защиты документированной информации, позволяющим обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

Следовательно, до напала составления  черновика конфиденциального документа  должен быть выполнен ряд принципиально  важных технологических этапов обеспечения  сохранности тайны фирмы, которые  дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

2. Назначение и виды  проверок конфиденциальных документов.

2.1 Проверки конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Назначение проверки состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации  документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение  учетных данных о документах. Кроме  того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после  отправления, переведена на другой вид  учета. При проставлении в учетных  формах отметок о таком движении документов также могут случаться  ©шибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и не своевременного обнаружения утрат. Поэтому проверки правильности регистрации документов и проставления отметок о их движении должны быть составными частями проверок наличия документов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также  носители конфиденциальной информации.

Проверки и сроки их проведения позволяют выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и  производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большой опасности  утраты.

При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

- охват проверочными операциями  всех подлежащих проверке документов, дел и носителей, всех учетных  форм, -в которых зафиксированы  ироверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных ( оправдательных ) материалов о движении документов;

• проведение проверок наличия документов по схеме: с начало документ, потом учетные данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;
• фиксация конечных результатов проверок.

22 Виды проверок:

Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей  должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале  и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе  конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов 1. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных машинных носителей  должны использоваться журнал учета  машинных носителей и носители. В  журнале и носителе проверяется  соответствие вида и типа носителя, его учетного номера и грифа конфиденциальности. Отметка о проверке проставляется  в журнале рядом с номером  носителя. Для проверки правильности проставления регистрационных данных изданных документов привлекаются журнал учета изданных документов, документы  и черновики. В журнале и на документе проверяется соответствие записей об учетном номере, грифе  конфиденциальности, дате, виде и заголовке  документа, фамилии исполнителя, количестве экземпляров, количеств® листов в экземпляре. В документе проверяется правильность нумерации листов, проставление учетных номеров на каждом листе документа, проставление номера экземпляра на каждом экземпляре. В журнале и на черновике проверяется соответствие номера носителя и номеров листов черновика. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером документа.

Для проверки правильности проставления регистрационных дел и учетных  журналов (картотек) привлекаются номенклатура дел, дела и учетные журналы (картотеки). В номенклатуре и на обложке дела (журнала) шли наклейке на картотеке проверяются соответствие индекса(номера) дела (журнала, картотеки), носителей. Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, привлекаются документы и журнал учета изданных документов.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение поступивших документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета поступивших документов,в документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, количества листов основного документа и приложений (при наличии приложений) с просчетом листов.

Если к началу квартальной проверки носитель, изданный или поступивший  документ сняты с учета (уничтожены, отправлены, переведены на учет документов выделенного хранения, подшиты в  дела), то в форме учета проверяется  наличие отметок и подписей о  произведенных операциях.

Если в процессе или по итогам квартальной проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), то должны быть приняты  меры по оперативному их поиску. При  отсутствии положительных результатов  необходимо приказом по предприятию  создавать специальную комиссию установления причин отсутствия документов, разработки версий о их возможном  местонахождении и проведения поиска документов по каждой из этих версий. При  любом исходе поиска комиссия должна составлять заключение о результатах  своей работы. В случае нахождения документов в заключении отражаются причины отсутствия документов в установленных для них местах и предлагаются меры по устранению таких причин. Если документы не найдены, то в заключении отражаются направления поиска, излагаются возможные причины, обстоятельства и формы утраты документов, устанавливается степень вины в этом конкретных сотрудников. Заключение утверждается руководителем предприятия, который принимает решение о мерах наказания виновных.

Комиссия создается и при  обнаружении в ходе проверок неучтенных конфиденциальных документов (носителей). В заключении комиссии отражается действительная степень конфиденциальности этих документов, причины издания их неучтенными  и формулируются предложения, направленные па предотвращение неучтенного издания  документов. Выявленные неучтенные документы  регистрируются в соответствующих  формах учета.

По результатам произведенных  в течение квартала проверок правильности проставления отметок о движении документов, дел, носителей и фактического наличия носителей и документов составляется ашг по следующей форме:

 

 

 

 

Наименование должности руководителя предприятия (подпись,инициалы, фамилия, дата)

АКТ

№.

(место составления) О проверке  движения и наличия конфиденциальных  носителей, документов и дел  за квартал

Составлен:       

(инициалы, фамилии лиц, проводивших  проверку) В период с по  200 г. проведена проверка:

• правильности произведенных в течении квартала отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации;
• фактического наличия всех носителей, изданных и поступивших документов с просчетом листов, независимо от времени их регистрации.

В результате проверки установлено: 1. Все отметки о движении документов, дел и носителей соответствуют  сопроводительным (оправдательным) материалом, а также новому местонахождению  подшитых и переведенных на учет выделенного  хранения документов;

2. Все подлежащие проверке документы и носители находятся в наличии;
3.   документов (носителей, дел) не зарегистрированы по формам учета

(указываются раздельно носители, дела, по каждому виду учета);

4. Имеются следующие ошибки нарушения в учете и хранении документов, дел, носителей (перечисляются ошибки, нарушения и меры, принятые по их устранению).

Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек).

Годовая проверка наличия дел должна проводится после подшивки в дела

истекшего года всех поступивших и  изданных за этот год документов и  после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с щелью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие  годы. На обложке дела и в номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера) дела, номера тома дела, количества листов в томе.

Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения. В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (в документе количество листов по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных в истекшем году).

Выявление отсутствующих дел, документов и журналов производится путем выверки  дат проверок и подписей о снятии их с учета. При отсутствии дел, документов и журналов их поиск осуществляется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок.

По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:

Наименование должности руководителя предприятия

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

№ 

(место издания)

О проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов

(картотек) за год

Составлен: 

(инициалы, фамилии лиц, проводивших  проверку)

В период с по 200_ г. проведена проверка:

фактического наличия всех дел  и документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и  предыдущих годах (без просчета листов);

• фактического наличия учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах (без просчета листов, карточек);
• закрытия всех регистрационных номеров в журналах (картотеках) учета изданных, поступивших документов и носителей, зарегистрированных в истекшем году.

В результате проверки установлено:

1. Все подлежавшие проверке дела, документы выделенного хранения и учетные журналы (картотеки) находятся в наличии;
2. Все регистрационные номера в журналах (картотеках) учета закрыты;
3. . дел (документов выделенного хранения) не зарегистрированы

(количество) по формам учета.

Наименование предприятия                                                                        (подписи) 

Нерегламентные проверки наличии конфиденциальных носителей, документов и дел.

Нерегламентные проверки наличия  конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся три смене  руководители и сотрудников подразделения  конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.

При смене руководителя подразделения  конфиденциального делопроизводства проводится проверка наличия всех носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия. Результаты проверки отражаются в общем акте приема-передачи дел. К акту прилагаются справки сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, подтверждающие наличие носителей, документов и дел, находящихся у них на хранении.