Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Марта 2015 в 16:59, курсовая работа
На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами.
ВСТУП
Розділ 1. ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
§1 Поняття документообігу
§2 Схеми руху документів
Розділ 2.ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ
§1 Документообіг вхідних документів
§2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом
§3 Інформаційно-довідкова робота
§4 Документообіг вихідних документів
§5 Документообіг внутрішніх документів
Розділ 3. ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ
Розділ 4. ПРАКТИЧНА РЕАЛІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПРИКЛАДІ ПІДПРИЄМСТВІВАТ “ЛьВІВГАЗВИДОБУВ”
§1 Система документообігу ВАТ “Львівгазвидобув”
§2 Регламентація документообігу
§3 Контроль за потоками документів на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”
§4 Скорочення бюрократизації документообігу на підприємстві
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. При побудові будь-якої
2. Кількість і призначення
За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.
3. Один із найбільш трудомістких
§3 Контроль за потоками документів на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”
Як контролює документообіг ВАТ ”Львівгазвидобув”? Наведемо декілька прикладів контролю документообігу у компанії . Усі листи реєструються, а потім передаються заступникові генерального директора. Він розподіляє документи для виконавців і ставить позначку “ДО”, якщо потрібний особливий контроль. Це означає, що до зазначеної на документі дати працівник повинен відзвітувати про виконання документа письмово або електронною поштою: які дії виконано, які результати і які проблеми виникли. Тільки після цього звіту будуть прийматися подальші рішення. Компанія ВАТ “Львівгазвидобув” має особливий бланк ідентифікації документів. Перед тим, як передати, наприклад, у бухгалтерію рахунок або рахунок-фактуру, накладну чи акт, у цьому бланку вказується, що це за документ, хто його склав, у рамках якого проекту та інше. Заповнює бланк співробітник, який працював з документом. Наприклад, інженер, який виїжджав для налагодження обладнання, або менеджер, який проводив переговори з замовником.
Одним з інструментів контролю документообігу є їх оцінка відповідно до заздалегідь визначених критеріїв, принаймні при реєстрації, взятті на контроль і знятті з нього, передаванні до архіву. Окремі елементи кожного з таких процесів вимірюються за кількістю документів, співробітників, зайнятих їх обробкою, часом обробки. Точність вимірів підвищується завдяки передаванню документів за маршрутами всередині компанії з використанням реєстрів – форми, яка давно застосовується в діловодстві.
Реєстр можна складати як в електронному, так і в паперовому вигляді, у формі таблиці, яка містить інформацію про те, від кого кому, для яких цілей і в які терміни переданий документ. За необхідності можна включати до нього і додаткові відомості, наприклад, фактичний термін обробки документа. При цьому в регламенті закріплюється час обробки, що дозволяє спрогнозувати час його надходження на наступний етап маршруту. Використання реєстрів дозволяє нагромадити статистику обробки документів, а за результатами вимірів можна визначити, коли виникають проблеми і з чим вони пов’язані.
Це може бути кадрове питання (співробітник не справляється, збільшився обсяг роботи), інфраструктурне (не вистачає копіювальної техніки) тощо. Безумовно, контролем і аналізом документообігу повинна займатися спеціальна служба або відділ. Регламенти документообігу важливо не тільки створити, але й підтримувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Потрібно вчасно їх коригувати, якщо щось змінилося в процесах. Контроль може бути різним. Наприклад, якщо в термін не здано бюджети підрозділів, можна провести з відповідальним співробітником розмову. Якщо ж пропущені всі терміни і керівник повинен брати відповідальність на себе, не можна виключати накладення на співробітника штрафу. Коли мова йде про вчасно не узгоджений договір, його можна повернути на доопрацювання, попередньо з’ясувавши причини зриву термінів, або застосувати заходи адміністративного впливу – накладення штрафу, депреміювання. Спеціальний відділ контролю документообігу, на наш погляд, доцільно створювати лише у великих компаніях. Важливий зворотний зв’язок зі співробітниками компанії. На жаль, далеко не завжди з документів можна скласти уявлення про реальний стан справ. Тому щотижня доцільно збирати керівників відділів, обговорювати процес виконання проектів. Часто співробітники висловлюють те, що хоча й не відображено у документах, але є підставою для коригувань планів та бюджету компанії.
Контролюючи документообіг, ми контролюємо бізнес-процес, відстежуємо його основні складові. Тому контролювати документообіг у певному процесі повинна людина, яка володіє ним, – функціональний керівник. Добре, якщо вдасться залучити співробітників компанії до контролю документообігу. Наприклад, співробітник, беручи участь у процесі, бачить, що передавання документа організоване не оптимально. Тоді він повинен поінформувати про це керівника – у т. ч. і тому, що можливі зриви ускладнюють його ж власну діяльність. Якщо зриви носять постійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу. Як уникнути бюрократизації?
§4 Скорочення бюрократизації документообігу на підприємстві
Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність компанії. Як її уникнути? Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повноважень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не потрібна. Керівник підрозділу може наділити підлеглих певними повноваженнями і не брати на себе вирішення усіх питань. Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один – переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно. Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з “ ланцюжка ” документообігу. Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві “ ланки ” з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.
ВИСНОВКИ
Тема документообігу зацікавила своєю багатогранністю та різнобічністю багатьох науковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. В процесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодо вдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Як наслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються даної теми, — це і підручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також численні статті, написані авторами як висновок власного досвіду.
Проаналізувавши літературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотіків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).
Основна вимога документообігу — це уникнення дублювання.
Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу — це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.
Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.
Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%. Така система розподілу вхідних документопотіків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації.
Забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної в них інформації — це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції, яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.
Організація повинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективне використання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядження спеціалістів увесь масив інформації з певного питання.
Основна робота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів.
Встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різняться для різних видів організацій та документів.
Як висновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дуже складні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правил документообігу дозволить досягти прямо точності направлення документопотіків, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, що все це впливає на покращення документаційного забезпечення управління в цілому.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ