Документы, входящие в состав личного дела

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный

экономический университет»

 

 

 

 

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

 

 

 

 

 

 

 

ЗАЧЕТНОЕ ЗАДАНИЕ

по курсу  « Делопроизводство»

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент УЭФ,

1-й курс, РЭГ-2                     _____________                             Е.С. Костюкевич

                                                    (подпись)

 

 

 

Проверил канд.экон.

наук, доцент                         _____________                                   В.В. Паневчик

                                                     (подпись)

 

 

 

 

 

МИНСК 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА 1: Статьи

 

1.1 Старое и новое в заполнении данных персонифицированного учёта. Людмила Гладких; журнал «Кадровик, управление персоналом», 2010г., №23, с.10-13

 

 

ЗАПОЛНЕНИЕ  ФОРМЫ ПУ-1

 

Форма ПУ-1 имеет  три типа: регистрация, изменение анкетных данных и восстановление свидетельства. В зависимости от подлежащего заполнению типа формы ПУ-1 в соответствующем поле реквизита «Тип формы» делается отметка «Х»

 

Тип формы — регистрация

Форма ПУ-1 (тип  формы — регистрация) заполняется при принятии на работу физического лица, не имеющего страхового свидетельства государственного социального страхования (далее — свидетельство социального страхования).

При наличии  в документе, удостоверяющем личность, реквизита «Идентификационный номер» в форме ПУ-1 заполняются реквизиты «Тип формы», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Гражданство» и «Идентификационный номер».

При отсутствии в документе, удостоверяющем личность, реквизита «Идентификационный номер» заполняются все реквизиты формы ПУ-1, кроме раздела «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)».

В случае письменного  отказа гражданина от использования  идентификационного номера для целей персонифицированного учета в реквизите «Идентификационный номер» указываются нули.

В реквизите  «Гражданство» для граждан Республики Беларусь указывается «1», для иностранных  граждан и лиц без гражданства  — «0».

В случае если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения (например, 30 февраля) или неизвестны месяц или число, то эта дата переносится в форму ПУ-1 без изменений.

Название населенного  пункта заполняется без указания его типа. Название района заполняется без слова район.

Название области, края, автономной республики заполняется  полностью, при этом слова «область», «край», «республика» указываются без  сокращений.

При заполнении данных о месте рождения следует  строго придерживаться наименований республик, краев, областей, районов, городов, сел и других административно-территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения наименований на дату заполнения формы ПУ-1).

 

Тип формы — изменение анкетных данных

Форма ПУ-1 (тип  формы — изменение анкетных данных) заполняется в случае изменения  анкетных данных: фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица или других сведений. В данной форме заполняются  только те строки, которые изменились в документе, удостоверяющем личность. Обязательно заполняются реквизит «Гражданство» и раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)». Акцентируем внимание на то, что указанный раздел заполняется только при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования.

 

Тип формы — восстановление свидетельства

Форма ПУ-1 (тип формы — восстановление свидетельства) заполняется в случае утери свидетельства социального страхования, его непригодности и других аналогичных случаях. В данной форме заполняются только реквизит «Гражданство» и раздел Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)».

 

ЗАПОЛНЕНИЕ  ФОРМЫ ПУ-2

Форма ПУ-2 имеет  три типа: исходная, корректирующая, отменяющая.

В зависимости  от подлежащего заполнению типа формы ПУ-2 в соответствующем поле реквизита «Тип формы» делается отметка «Х».

В строке «Учетный номер плательщика» заполняется  учетный номер плательщика страховых  взносов, присвоенный органом Фонда  при постановке на учет.

В графе «Кварталы» заполняется только одна клетка. Она соответствует отчетному периоду.

 

Тип формы — исходная

Форма ПУ-2 (тип  формы — исходная) заполняется  на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы. За определенный отчетный период по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна форма ПУ-2 (тип формы — исходная). По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы — исходная) указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя).

 

Тип формы — корректирующая

Форма ПУ-2 (тип  формы — корректирующая) предназначена  для изменения ранее представленных сведений и заполняется по результатам проверки, а также в случаях, если работодателем обнаружена ошибка в ранее представленных сведениях.

Указанный тип  формы ПУ-2 полностью заменяет данные за этот период по одному или нескольким застрахованным лицам. В форме правильно заполненные реквизиты повторяются в таком же виде, как они были заполнены в форме ПУ-2, представленной ранее за определенный отчетный период, неправильные заменяются правильными.

 

Тип формы — отменяющая

Форма ПУ-2 (тип  формы — отменяющая) заполняется при необходимости полной отмены сведений, ранее представленных за определенный отчетный период по одному, нескольким или всем застрахованным лицам.

При отмене сведений по всем застрахованным лицам за определенный отчетный период в указанном типе форме ПУ-2 заполняются реквизиты «Учетный номер плательщика», «Наименование работодателя», «Отчетный период».

При отмене сведений по одному или нескольким застрахованным лицам за определенный отчетный период в форме ПУ-2 (тип формы —  отменяющая) заполняются реквизиты «Учетный номер плательщика», «Наименование работодателя», «Отчетный период», «Фамилия, имя, отчество», «Страховой номер».

Необходимо  соблюдать очередность передачи данных по формам ПУ-1 и ПУ-2. Если вы сформировали и передали в органы Фонда форму ПУ-1 (тип формы — регистрация) при принятии на работу физического лица, не имеющего страхового свидетельства государственного социального страхования, то форму Пу-2 на данного работника вы сможете представить только на следующий день, после обработки формы ПУ-1.

Напоминаем  также, что работодатели со среднесписочной  численностью работников 10 и более  человек представляют документы  персонифицированного учета в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью.

 

ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

Работодатели  обязаны:

• при приеме на работу требовать от застрахованного  лица предъявления свидетельства социального  страхования. При его отсутствии работодатель вправе требовать от застрахованного  лица предъявления документов, необходимых  для регистрации в органах Фонда;

• в течение 5 дней со дня принятия на работу гражданина, не имеющего свидетельства социального  страхования, представить в органы Фонда документ персонифицированного учета по форме ПУ-1 «Анкета застрахованного  лица», тип формы — регистрация;

• в течение 5 дней со дня предъявления застрахованным лицом документа, свидетельствующего об изменении анкетных данных, представить  в органы Фонда документ персонифицированного учёта по форме ПУ-1 «Анкета застрахованного лица», тип формы — изменение анкетных данных;

• в течение 5 дней со дня обращения застрахованного  лица с просьбой о восстановлении свидетельства социального страхования, представить в органы Фонда документ персонифицированного учета по форме ПУ-1 «Анкета застрахованного лица», тип формы — восстановление свидетельства социального страхования;

• получить в  районном отделе Фонда исходящие  документы, в том числе свидетельство  социального страхования, и выдать его застрахованному лицу;

• ведомость  выдачи исходящих документов и не выданные по уважительным причинам (смерть застрахованного лица, переезд в другой населенный пункт и т.п.) свидетельства социального страхования возвращать в районный отдел Фонда в течение месяца после их получения;

• ежеквартально  в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, представлять в органы Фонда документы персонифицированного учета по форме ПУ-2 Сведения о приеме и увольнении (тип формы — исходная).

 

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПЛАТЕДЬЩИКОВ ЗА НЕСВОЕВРЕМЕННОСТЬ И НЕДОСТОВЕРНОСТЬ

Кодексом Республики Беларусь «0б административных правонарушениях» от 21.04.2003 №194-3 (с последующими изменениями и дополнениями) установлена ответственность плательщиков обязательных страховых взносов.

23 февраля 2010 г. вступили в силу изменения,  внесенные в ст. 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 98-3 «0 внесении изменений и дополнений в некоторые кодексы Республики Беларусь по вопросам уголовной и административной ответственности». На основании данных изменений Фонд был уполномочен составлять протоколы об административных правонарушениях по ст. 23.16 кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП) в отношении плательщиков обязательных страховых взносов.

Так, согласно ст. 23.16 КоАП непредставление должностным  или иным уполномоченным лицом или  индивидуальным предпринимателем в  установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

Во избежание  несоответствия информации, содержащейся на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, и записей о трудовых книжках граждан при назначении трудовой пенсии для лиц, достигающих общеустановленного пенсионного возраста, необходимо достоверно и корректно заполнять данные персонифицированного учета. Чтобы не было материальных затрат на оплату штрафных санкций, своевременно представляйте данные по формам ПУ-1 и ПУ-2.

 

1.2 Преимущества использования корпоративного портала фонда. Людмила Гладких; журнал «Кадровик, управление персоналом», 2010г., №23, с.14-15

 

 

Законом Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (с последующими изменениями и дополнениями) установлены правовые основы применения электронных документов, определены основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов. Данный нормативный документ позволяет отказаться от бумажного носителя и полностью перейти к электронному документообороту.

 

Фондом социальной защиты населения Министерства труда  и социальной защиты Республики Беларусь (далее — Фонд) разработан и открыт корпоративный портал, позволяющий  передавать бухгалтерскую и кадровую отчетность (документы персонифицированного учета, отчетность формы 4-Фонд и 4-Платежи.) по каналам электронной связи. Корпоративный портал Фонда предназначен для обеспечения удаленного, безопасного и достоверного обмена информацией и электронными документами между Фондом и пользователями портала.

 

ПРЕИМУЩЕСТВА  ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Преимущества  использования передачи электронных  документов посредством сети Интернет:

— отсутствие материальных и временных затрат на печать бумажных документов и заверение их подписью и печатью;

— избежание  очередей при сдаче отчетности.

 

Плательщики, зарегистрированные на корпоративном портале Фонда, будут иметь возможность получения  по каналам связи дополнительной информации, необходимой для работы бухгалтерских и кадровых служб работодателя: изменения в законодательные акты Республики Беларусь, наличие ошибок на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц плательщиков, списки застрахованных лиц, у которых в текущем году наступает общеустановленный пенсионный возраст, и т.д.

 

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Информационный  обмен с Фондом осуществляется через корпоративный портал, находящийся по адресу https//portal.ssf.gov.by (далее — Портал).