Номенклатура дел

Введение

В процессе деятельности любой организации, независимости от организационно-правовой формы и формы собственности образуются документы, которые составляют документальный фонд.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Основой оперативного хранения документов является правильная организация их в делопроизводстве.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел, передачу их в ведомственный архив в соответствии с требованиями ГОСТОв, нормативно-методическими документами Росархива, а также ведомственными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

       Основными  видами работ, обеспечивающими организацию  документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры  дел и формирование дел.

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено, и поиск его не будет вызывать никаких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование. Которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации учреждения).

 

1. Номенклатуры нарядов, книг и журналов, заводимых в судах.

            На каждом судебном участке к началу года составляется номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов.

            Документооборот в суде подчиняется общим законам делопроизводства. Главное условие четкого, методически верно организованного движения документов в суде любой инстанции - это правильное составление номенклатуры дел. Судебные участки мировых судей, районные и городские, областные и иные равные ему суды в Российской Федерации работают на основе своей номенклатуры дел. Она отражает особенности судопроизводства в соответствии с действующим процессуальным законодательством, компетенцию и полномочия, внутренние вопросы организации работы аппарата суда по обеспечению его деятельности. От того, насколько грамотно и полно составлена номенклатура дел, зависит ее информативность и жизнеспособность, а также насколько зеркально она отражает реальные потребности судебного и иного, смежного документооборота. Работа над номенклатурой дел по своей сути не может иметь начального и конечного этапа - это процесс, который находится в постоянном движении и модернизации. Ежегодное подписание председателями судов, а также мировыми судьями судебных участков номенклатуры дел на год является лишь промежуточным закреплением достигнутых результатов по систематизации документооборота. Остановка в этом направлении организации судебного делопроизводства неизбежно приводит к потере важных сведений и появлению различного рода упущений в сравнительно-аналитической работе. В свою очередь, обмен опытом работы по учету номенклатурных единиц в суде позволяет перенять наиболее рациональные решения и предложить свои варианты номенклатурного структурирования. В соответствии с утвержденной номенклатурой формируются все дела в суде, которые по своей форме являются журналами и нарядами, а по правилам делопроизводства - номенклатурными единицами. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения, составленный согласно установленной форме. При составлении номенклатуры дел в судах всех уровней необходимо руководствоваться: Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 07.02.2011 N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 21 июля 1994 г. N 1-ФКЗ "О Конституционном Суде Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 28 апреля 1995 г. N 1-ФКЗ "Об арбитражных судах в Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 23 июня 1999 г. N 1-ФКЗ "О военных судах Российской Федерации", Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", а также Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации". Основные правила работы архивов организаций утверждены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы (ВНИИДАД Росархива), на основании решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Одним из специальных документов, на основе которого разрабатывается номенклатура дел суда, является Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. Данный Перечень утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. N 70. Полезную информацию для работника аппарата суда, ответственного за составление номенклатуры суда, несет в себе Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения 2000 г. издания. Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную. 

 

 

1.1 Виды номенклатур дел.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы.                  Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

 

1.2 Этапы работы над номенклатурой дел.

Условно организацию труда по разработке номенклатуры дел суда можно разбить на три взаимосвязанных этапа. Суть их заключается в следующем.

Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году. Безусловно, большую помощь в этой работе оказывает номенклатура дел текущего года.

Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. Чтобы правильно отразить заголовки дел, необходимо учитывать основные признаки для заведения дел в делопроизводстве суда. Такими признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический. Номинальный признак является наиболее распространенным и объединяет в одно дело однотипные документы с одинаковым номиналом. Например: "Копии приговоров Архангельского областного суда", "Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда" и т. д. По номинальному признаку заводятся дела с планами, отчетами, приказами и распоряжениями: "Полугодовые планы работы суда", "Годовые статистические отчеты о работе по рассмотрению уголовных кассационных дел" и т. п. При формулировании заголовков номинальный признак сочетается с другими признаками. К примеру, номинальный признак "приказы" может сочетаться с авторским, предполагая название такого документа делопроизводства, как "Приказы председателя областного суда по личному составу (прием, перевод, поощрение, премирование, увольнение)". Достаточно часто номинальный признак сочетается с вопросным: "Справки по итогам работы по проверке решений в порядке надзора" или "Приемо-сдаточные акты, составленные при смене заведующих канцеляриями суда, администратора, архивариуса". В тех случаях, когда дело должно быть наполнено разнохарактерной документацией, являющейся приложением к одному обобщенному документу, номинальный признак может быть проигнорирован. Исключается необходимость номинального признака и в заголовках дел, включающих в себя переписку по различным вопросам. В таких случаях на первый план выступает вопросный признак, который позволяет объединять однородные по содержанию документы, касающиеся одного или двух каких-либо вопросов. Например: "Переписка с Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации по вопросам эксплуатации и содержания административного здания и сооружений суда", "Переписка с гражданами, организациями и учреждениями по поступившим от них запросам и заявлениям", "Документы (запросы, характеристики, справки) по формированию и подготовке резерва кадров на замещение вакантной должности судьи" и т. д. В представленных примерах очевидно сочетание номинального и вопросного признака, однако главным остается вопросный признак, так как именно он определяет состав документов и раскрывает их содержание. По авторскому признаку объединяются и формируются в одно дело документы, исходящие от одного лица. Такой признак имеется в наряде "Приказы, инструкции и другие рекомендации Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации", "Правовые акты областного Собрания депутатов и администрации Архангельской области". Корреспондентский признак объединяет переписку с определенными учреждениями или группой однородных учреждений. Примеров ведения подобных нарядов в судах широкое множество: "Переписка с районными (городскими) судами области и гражданами по вопросам кассационного производства по гражданским делам", "Переписка со страховой компанией о получении полисов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию" и т. п. Корреспондентский признак позволяет объединить разнохарактерную информацию по "корреспондентам". Однако прежде чем использовать данный признак в методике формирования нарядов такого вида, необходимо внимательно оценить реальную потребность суда в его заведении. Очень часто корреспондентский признак сочетается с вопросным. Как одна из характерных особенностей ведения данной номенклатурной единицы - подшивка в него, наряду с перепиской с "корреспондентом" докладов, отчетов и т. п. документов, отражающих основную деятельность "учреждения-корреспондента", сроки хранения которых имеют более продолжительные временные измерения. Корреспондентский признак близок по смыслу с географическим. На основе географического признака объединяются документы, содержание которых относится к деятельности государственных учреждений, расположенных на одной территории. Этот признак широко применяется в аппаратах, имеющих разветвленную сеть подведомственных структур. В судах второй, надзорной инстанции географический признак находит свое применение, способствуя быстрому поиску необходимого судебного документа. К примеру, в коллегиях областного или иного приравненного к нему суда вполне оправданно ведение наряда "Копии кассационных определений по гражданским (уголовным) делам" отдельно по каждому районному (городскому) суду. Территориальный признак применяется при формировании номенклатур дел в процессе укрупнения судов. К примеру, в соответствии со ст. 17 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации" был принят Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. N 285 "Об упразднении некоторых районных судов Архангельской области". Указанным правовым актом упразднено пять районных судов: Верхнетоемский, Каргопольский, Ленский, Мезенский, Шенкурский, с передачей относящихся к их ведению вопросов осуществления правосудия в юрисдикцию других судов области (в соответственном порядке): Красноборскому, Няндомскому, Вилегодскому, Лешуконскому, Виноградовскому. Данное объединение прямо отразится на номенклатуре дел тех судов, которые оказались укрупнены: их делопроизводство будет значительно ориентировано на применение территориального принципа. Дела, заводимые по хронологическому принципу, формируются на основе документов, относящихся к определенному периоду времени. Характерной особенностью использования хронологического принципа является то, что он во всех случаях используется в сочетании с другими принципами, и в первую очередь с номинальным. Примеры организованных по хронологическому принципу документов чаще всего встречаются в бухгалтерской и кадровой документации суда. В судебном делопроизводстве на основе данного принципа образуются наряды, связанные со статистической отчетностью: "Годовые статистические отчеты о работе президиума областного суда по рассмотрению надзорных уголовных и гражданских дел (ф. N 8, 9)", "Полугодовые статистические отчеты о работе суда 1-й инстанции по рассмотрению уголовных дел (ф. N 14)" и т. д. Во время проверок судов, судебных участков мировых судей выявляются примеры объединения полугодовых и годовых отчетов суда в одном наряде. Объясняется такая практика незначительным объемом подшиваемой документации. Действительно, объем листов таких дел невелик. Но разные сроки хранения квартальной, полугодовой и годовой отчетности суда не позволяют объединять эти формы в единую номенклатурную единицу.

Таким образом, на втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело. Анализируя наименование дел и составляя их заголовки, следует определить род и разновидность документов (копии судебных актов, отчеты, обобщения, сведения о качестве работы, протоколы, описи и т. д.), автора и корреспондента документа, а также вопрос, к которому относится содержание документов и их датирование. Все эти элементы частично или полностью входят в наименование дел.

Действующими инструкциями по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, районных судах, судебных участках мировых судей предусмотрено безусловное ведение установленных наименований журналов и нарядов, учетно-статистических карточек, которые включаются в номенклатуру дел суда на очередной год.

Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т. е. расположения наименований дел в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, основой для определения формы номенклатуры дел является ее структура (штатное расписание). Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры являются названия подразделений организации. Номенклатура дел каждого суда имеет свои особенности. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда на 2009 г. состоит из 12 разделов: секретариат, судебная коллегия по уголовным делам (1-я инстанция), судебная коллегия по уголовным делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (1-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (дела об административных правонарушениях), президиум, отдел кадров, финансово-хозяйственный отдел, архив, экспедиция, систематизация законодательства и библиотека, аналитическая группа, пресс-служба. Весь списочный состав глав номенклатуры Архангельского областного суда на 2009 г. включает в себя 357 номенклатурных единиц.

Год от года номенклатура дел претерпевает изменения: вводятся новые главы, подразделы и наименования дел по причинам изменений законодательства и нововведений в судебном делопроизводстве, теряют свою актуальность действующие прежде нормы, словом, она является систематизированным источником информации об организации работы суда. Возрастающий объем документации влечет за собой и пополнение количества дел и нарядов постоянного хранения.

Описанные выше этапы работы над номенклатурой дел ведутся под руководством отдела обеспечения судопроизводства суда, а также лица, ответственного за архив суда. Проект номенклатуры уточняется и согласовывается на заседании экспертной комиссии суда (ЭК). Одобренный ЭК проект представляется для утверждения председателю суда. Сложившаяся практика утверждения номенклатуры дел на судебном участке мирового судьи исключает этап работы по подготовке проекта номенклатуры, так как она проводится органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ответственным за организационное обеспечение деятельности мировой юстиции, основываясь на согласовании ЭК судебного участка и утверждении ее мировым судьей.

 Необходимо учитывать, что номенклатура дел суда  должна согласовываться с архивным  учреждением не реже одного  раза в 5 лет.

 

 

2. Современное делопроизводство.

Современный уровень судебного делопроизводства включает в себя достижения ГАС "Правосудие" и иных автоматизированных программ, в том числе авторских, вполне успешно работающих в течение последнего десятилетия во многих судах Российской Федерации. Кроме этого, суды в полной мере обеспечены компьютерной техникой, что является результатом реализации программ развития судебной системы и всеобъемлющей государственной поддержки. Технические возможности позволяют открыть доступ к учетно-статистическим карточкам за предыдущие годы с любого рабочего места в суде или ограничить его для определенного круга работников аппарата суда. Прямым подтверждением данных выводов является отсутствие запросов о выдаче учетно-статистических карточек из архива суда со стороны судей и работников аппарата суда. Указанные доводы позволяют отказаться от архаичного ведения и хранения учетно-статистических карточек на бумажных носителях, позволив при этом сократить государственные расходы.

 

3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.

Номенклатура дел оформляется по установленной форме, одобренной решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Она оформляется на бланке суда (мирового судьи судебного участка) и должна быть представлена структурным подразделениям суда в последнем квартале текущего года, а введена в действие с 1 января следующего календарного года. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Графа 3 заполняется по окончании года, в ней указывается количество дел (томов, частей). В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем, срок их хранения устанавливается ЭК суда. Графа 5 "Примечание" содержит отметки о заведении дел, о переходящих номерах и т. п. К примеру, одним из новшеств последних лет является ведение регистрационных журналов суда в электронном виде, что отмечается в графе "Примечание". Логическим завершением номенклатуры дел суда является итоговая запись. Она необходима для создания общей статистики по документообороту. Итоговая запись формируется по четырем подгруппам: 1) "постоянно" - в состав этой группы входят дела постоянного срока хранения; 2) "временно, свыше 10 лет" - по данной позиции суммируются все дела со сроками хранения от 10 до 75 лет хранения; 3) "временного, до 10 лет хранения включительно" - в нее включаются дела от 5 лет хранения включительно до 10 лет хранения включительно; 4) "временного, до 5 лет хранения".

Согласно общим правилам архивного делопроизводства они не передаются в архив. В эту группу включаются дела со сроками хранения до 5 лет (не включая 5-й год), 3 года, 1 год, до минования надобности (ДМН), до замены новыми (ДЗН) и др. Останавливаясь на вопросе внесения итоговой записи в номенклатуру уходящего года, следует учесть, что наиболее эффективным вариантом работы по подготовке номенклатуры дел суда на следующий год является составление итоговой сводной номенклатуры дел суда. Она позволяет оперативно проанализировать сведения о составе и количестве дел, заведенных в структурных подразделениях суда, а также количество реально заведенных томов дел.

Данная аналитическая работа, в тех или иных формах, проводится во всех судах, так как в ином случае создание подлинно действующей номенклатуры дел суда не представляется возможным. Номенклатура дел суда является локальным нормативным актом. Она может меняться в течение года, в чем-то дополняя или изменяя особенности текущего документооборота, но в любом случае функционально она призвана структурировать потоки судебных документов, не оставляя ни один из них без должного внимания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.

От того насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел закрепленные в ней переносятся затем на обложки дел;

каждое дело,  включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;